Mon organisation GTD dans Notion

Ça fait un moment que je voulais vous présenter mon organisation GTD dans Notion, et j’ai enfin trouvé le prétexte pour ! En ce début de semaine, j’écoutais un épisode du podcast « Techout » que je recommande à tous ceux qui sont curieux du monde de la création de contenu, et de l’entrepreneuriat.

« TechOut c’est 3 amis, entrepreneurs et créateurs qui débattent des sujets du moment allant de la technologie, au management en passant par le développement personnel ou les phénomènes de société. Le tout avec un verre de jus de pomme à la main. In Pomme We Trust! »

Description de « Techout » dans Apple Podcast

TechOut : Le secret de la réussite ! — #TechOut (30 m)

Dans cet épisode, Léo Duff, Manuel Diaz, et Romain Lanery explorent le secret de la réussite. Mais l’élément que je retiens, et sur lequel je réagis aujourd’hui, c’est principalement la manière de gérer ses tâches.

La méthode Getting Things Done

Je reviendrai plus en détail sur cette méthode, car je suis en train de finaliser la lecture du livre de David Allen dont elle est tirée. Mais pour la résumer brièvement, il s’agit de vider votre cerveau de tous les éléments non terminés qui y traînent pour les confier à un système (physique ou numérique) sur lequel vous pouvez vous reposer avec confiance.

Cela aura pour effet de libérer votre esprit de tous ces éléments qui vous empêchent de profiter du moment présent, mais également d’augmenter drastiquement votre productivité grâce à l’espace mental que vous allez récupérer.

Attention cependant, cela ne fonctionne que si vous maintenez votre système à jour. Sans ça, vous ne lui ferez pas confiance, et votre inconscient reprendra le dessus pour essayer de tout retenir.

Elle se compose de 5 étapes :

1. Capturer tous les problèmes et les idées qui prennent votre attention.
2. Clarifier ce que chacun d’entre eux signifie, et ce que vous devez faire à propos de ces derniers.
3. Organiser les décisions et actions que vous avez clarifiées.
4. Réfléchir à tout ce qui se trouve devant vous pour choisir à quoi donner la priorité
5. Entreprendre la tâche en question

Pour avoir moi-même implémenté cette méthode dans ma gestion des tâches dernièrement, je dois avouer qu’elle est extrêmement efficace. Et pour quelqu’un atteint de troubles de l’attention (TDA) comme moi, c’est une véritable bénédiction que j’aurai aimé découvrir beaucoup plus tôt.

J’ai peu à peu développé mon organisation des tâches par moi-même au fur et à mesure des années, et j’avais donc déjà implémenté certains éléments de l’organisation instinctivement. Je vous en ai d’ailleurs déjà parlé. Mais après avoir adapté mon système selon les recommandations de l’organisation GTD dans Notion, j’ai enfin pu libérer mon cerveau de ce qui tournait en permanence dedans.

Enfin, pour être tout à fait honnête, mon organisation repose à la fois sur l’organisation GTD, et sur la méthode du second cerveau de Tiago Forte. Mais on reviendra sur cette partie dans un autre article, puisqu’elle concerne principalement les notes et non les tâches.

Mon organisation GTD dans Notion : tour du propriétaire

Pour éviter d’oublier ce qui se passe dans mon esprit, ou tout simplement de le saturer, je note tout. C’est un des problèmes des TDA : si on n’a pas un système pour attirer notre attention vers ce qui est nécessaire, on part dans tous les sens.

J’ai donc développé un système entièrement personnalisé, à la fois physique et numérique. Il est né de l’adaptation de mon organisation précédente à la méthode Getting Things Done de David Allen, et l’intégration du système « P.A.R.A. » de Tiago Forte, tiré de son livre « Building a Second Brain ».

Pour ne pas réinventer la roue, j’ai acheté le template Notion de Thomas Frank « Ultimate Brain » qui a servi de point de référence à mon organisation GTD dans Notion puisqu’il intégrait déjà mes deux inspirations. Cependant, il ne me convenait pas parfaitement, notamment à cause de sa complexité. J’ai donc décidé de partir de mes bases de données existantes, et de les modifier pour correspondre à la mise en page du template « Ultimate Brain », avant de le personnaliser à mes propres besoins.

Maintenant que j’ai crédité toutes mes inspirations, il est temps de plonger dans le vif du sujet.

‘IN’: ma zone de capture

Malgré ma passion pour les nouvelles technologies, j’utilise parfois le papier pour noter mes idées. Mais mon organisation fait que je finis toujours par faire entrer ce qui doit être présent dans mon système dans un format numérique.

Intray physique

Pour rester organisé, j’utilise un « Intray » où je dépose tout ce qui doit être rangé. On peut y retrouver des notes volantes, des Post-its, des livres, des calendriers, des câbles qui doivent être rangés, des batteries à charger… Tout ce qui se trouve à cet endroit est dans l’attente d’une action.

Plutôt que de laisser traîner quoique ce soit, je le mets dans mon « Intray ». En sachant que je prendrai le temps de vider cet endroit en temps voulu. Si l’élément est trop grand (une boîte par exemple), je glisse une note dans mon « Intray » qui me rappelle que je dois m’en occuper.

Je vide « IN » au moins une fois par jour. Je scanne les documents pour les classer, je les transforme en tâche, ou en note numérique, ou je fais immédiatement l’action qui est nécessaire :

• Ranger l’outil
• Mettre les batteries à charger…
• Jeter ce qui doit être éliminé du système.

Une fois que l’intray physique est vide, je passe au numérique.

Mes emails

Je commence par relever et trier mes emails. J’ai un article complet sur le sujet que je t’invite à lire pour en savoir plus derrière les raisons de mon organisation, mais sache que l’objectif est clair : à la fin, mon Inbox doit être vide. Je supprimerai ou archiverai l’email suivant le besoin de l’utiliser ultérieurement ou pas.

Avant de supprimer ou archiver, soit je réponds, soit j’exporte l’email pour référence (entrée dans mon système), soit j’effectue la tâche immédiatement si elle prend moins de 2 minutes. Si la tâche me prend plus de deux minutes, je l’introduis dans mon « Inbox » de tâches sur Notion. On reviendra sur cette zone plus tard.

Apple Notes

Pour beaucoup, Apple Notes peut servir d’un gestionnaire de notes complet. Dans mon cas, il sert principalement comme « in-tray numérique », particulièrement si je n’ai pas de connexion internet.

J’y note :

• Mes idées de contenu
• Des notes que je prends lorsque j’écoute un ebook ou un podcast
• Des médias à consommer
  • YouTube, podcast, livre, article…

Bref, tout ce qui me passe par la tête et qui a de la valeur. Lorsque je vide Apple Notes, j’alimente mon second cerveau sur Notion en trois « Inbox » différentes.

Notion

Tous les éléments cités précédemment seront soit éliminés au moment du triage, car l’action qui découle de leur processing est immédiate, soit feront leur entrée dans ce que j’appelle mon second cerveau.

J’ai créé une page spécifique comme point d’entrée privilégié de mon second cerveau. Si j’ai la possibilité de passer immédiatement par cette page, je le fais. C’est uniquement dans le cas où cette page n’est pas accessible ou pas adaptée que les éléments précédents seront utilisés.

« Capture rapide » se compose de 3 points d’entrée.

1. Task inbox
   Cette zone alimentera ma base de données « Tâches », qui sera ensuite reprise sous différentes présentations que je vous détaille plus loin dans cet article.
2. Note inbox
   Une autre base de données est réservée pour mes notes. On peut y retrouver des médias comme des vidéos YouTube ou des articles, mais aussi des réflexions personnelles qui porteront l’attribut « Note ».
   Je ne détaillerai pas l’organisation de mes notes dans cet article pour deux raisons. La première c’est que je développe principalement l’organisation de mes tâches dans cet article. La seconde c’est que cet espace n’est pas encore tout à fait optimisé pour correspondre à mes attentes, et plus particulièrement à la méthode « P.A.R.A” que Tiago Forte présente dans son livre « Building a Second Brain ». Je reviendrai donc sur cet élément dans un prochain article !
3. Content inbox
   Enfin j’ai prévu une troisième base de données, dédiée aux idées de contenu que je pourrais explorer sur ce blog, ma chaîne YouTube, ma newsletter ou n’importe quel média. Un espace spécifique dédié au processing de ces idées existe, mais je ne l’explorerai pas non plus aujourd’hui.

Clarifier ce que chaque tâche signifie

Avant de me lancer à corps perdu dans les actions qui découlent de mes tâches, je prends la peine de clarifier de quoi il s’agit. J’utilise un espace spécifique qui présente mes tâches sous forme de base de données.

Qualifier chaque tâche

Je donne un attribut de durée, contexte, catégorie, importance, priorité, et d’énergie nécessaire pour accomplir cette tâche. Si elle appartient à quelque chose de plus ambitieux, un élément de la base de données « Projets » sera ajouté pour indiquer à quel projet cette tâche se rattache.

La propriété « Département » me permettra d’identifier quelle casquette je vais devoir porter pour trier cette tâche. En tant qu’entrepreneur, il est important de savoir prendre différents rôles et cette propriété me permet de centraliser les tâches par rôle. Cela m’évite de m’éparpiller lorsque je passe à l’action.

La propriété « Client » me permet de faire la même chose en fonction de mes clients réguliers, et de suivre leurs projets dans une page dédiée.

Enfin, la propriété « Création de contenu » sera liée à la base de donnée que j’utilise pour suivre mes créations. Une vidéo YouTube aura plusieurs « projets » par exemple : écriture, tournage, montage, optimisation… Ce sont autant d’éléments qui peuvent être subdivisés en plusieurs tâches !

Préparer à l’étape suivante

Lorsque j’ai terminé de remplir toutes ces données, certains éléments doivent attirer mon attention.

Par exemple dans la capture d’écran que je présente, la tâche « Continuer la mise en place des notes » me prend 120 minutes, ce qui est supérieur au maximum que je m’autorise normalement pour chaque tâche : 60 minutes. C’est un indice que cet élément devrait peut-être se déplacer vers la base de données « Projet », et être subdivisé en plusieurs tâches plus petites.

Une fois que tout ça est bien déterminé, je peux enfin m’attarder sur la propriété « Statut ».

Par défaut, chaque nouvelle tâche que je crée porte l’attribut « projet ». À ne pas confondre avec la base de données « projet » qui désigne un ensemble de tâches. Je vais probablement changer le nom de cet attribut dans le futur. Seules les tâches portant l’attribut « projet » seront affichées dans ma vue « Intake », ainsi que les actions planifiées dans le futur qui doivent être actionnées dans les 30 jours. Ces tâches spécifiques portent l’attribut « à venir » et une date limite.

Dès lors, la modification de la propriété « Statut » est la dernière chose que je dois faire avec une tâche. Lorsque je modifie cet élément, il disparaît de la vue. Il existe 6 autres attributs que je peux donner à ma propriété « statut ». Mais comment choisir ?

Organiser les tâches dans le bon espace

Il est important que chaque élément soit au bon endroit pour que je puisse m’organiser correctement. Pour définir l’attribut que je vais donner à la propriété « statut », ma réflexion suit le chemin suivant :

Et pour clarifier un peu tout ça, voici ce que chaque attribut signifie.

• To Do
  • Someday: lorsque l’action n’est pas clairement définie
  • Planifié : apparaîtra dans « ma journée » lorsque c’est nécessaire. Il sera automatiquement accompagné d’une échéance.
  • Do Next: action claire à effectuer sans échéance. Il devra être actionné lorsque du temps se dégage ou planifié.
• In Progress
  • Doing: tâche en cours, cet attribut n’est utilisé que lorsque je démarre une action. Il ne peut avoir plus d’un seul élément avec cet attribut dans ma To Do à la fois.
  • Délégué : tâche qui dépend de l’action de quelqu’un d’autre
  • Snoozed: sélectionné lorsqu’une tâche est reportée à plus tard. Je dois revoir cette liste en fin de journée pour qu’elle soit vide le lendemain.
• Complete
  • Done: à archiver lors de la weekly review (on y reviendra)
  • Archive : n’apparais plus nulle part ailleurs que dans la page « Archive ».

Réfléchir

Une fois que chaque tâche a été clairement organisée, il est nécessaire de réfléchir avant de l’actionner. Pour ça, j’ai prévu une page où se regroupent toutes mes tâches avec un environnement adapté. Je vous épargne les règles nécessaires pour faire fonctionner l’ensemble.

Les vues « planning » me permettent de voir clairement les tâches que je dois accomplir aujourd’hui, demain, dans les 7 prochains jours et dans le mois à venir. Que ce soit visuellement sur le calendrier, ou dans une liste, tout est clair.

Les vues « Process » sont intéressantes pour respecter l’organisation GTD dans Notion. Je dois les vérifier régulièrement pour m’assurer que je n’oublie pas certaines tâches.

Dans les vues spéciales, la matrice d’Eisenhower me permet de prendre des décisions lorsque je ne suis pas certain de la suite à donner à une tâche. Je l’ai déjà expliquée dans un autre article.

Ensuite, la liste « Overdue » attire mon attention sur les tâches planifiées que je n’ai pas accomplie. Dans l’exemple « Commande Amazon Papa » est en retard, il est donc nécessaire de la rediriger.

Maintenir le système à jour

En plus de l’affichage sous forme de liste, chaque vue possède sa propre page, avec différente manière de les présenter selon le contexte.

Je ne peux malheureusement pas vous en monter plus par souci de confidentialité, mais je reviendrai en détail sur ces vues lorsque je vous proposerai mon template en téléchargement.

Sachez seulement que chaque vue a son importance pour maintenir l’ensemble du système à jour. Je suis dans l’obligation de revoir toutes mes tâches au moins une fois par jour pour m’assurer que je ne me laisse pas déborder par ce que j’ai introduit, et que je ne laisse pas dormir des bombes à retardement.

L’intérêt de ce système est de pouvoir me débarrasser de la charge mentale de tous mes projets dans un second cerveau qui fera resurfacer les éléments lorsque j’en ai besoin. Si j’en néglige la maintenance, je ne peux plus lui faire confiance. Et si je ne peux plus lui faire confiance, mon premier cerveau va recommencer à prendre le dessus et à paniquer. S’en suivra un retour d’anxiété, et de stress incompatible avec une approche sereine de la productivité.

Il est donc nécessaire de se responsabiliser et de maintenir le système aussi organisé que le reste de sa vie.

Agir

Lorsque l’on s’est assuré que toutes les inbox sont vides, que chaque tâche possède les attributs, et notre système est bien à jour, il ne reste plus qu’à agir !

Pour cela, j’ai un page Notion qui me permet de passer facilement à l’action, car elle met en avant les éléments que je dois actionner par ordre de priorité.

Ensuite, la force de Notion me permet de travailler énormément à l’intérieur de chaque « tâches » pour référencer ce que c’est nécessaire. En tant que créateur de contenu, je passe beaucoup de temps dans Notion à faire des liens entre ce que j’ai lu, vu et entendu, mais surtout noté dans mon second cerveau.

Par exemple, cet article a été entièrement réalisé dans Notion. On peut voir sur la capture d’écran les éléments de ma tâche. Parfois cet espace est beaucoup plus rempli, mais ici une simple checklist est suffisante pour définir ce que je dois faire.

Il y a également un lien vers la page où je rédige mon article et un lien vers les notes que j’ai pris lorsque j’ai écouté le podcast. Pour l’anecdote, cette note a commencé sa vie dans Apple Notes, car j’écoutais le podcast en baladant mon chien.

Les faiblesses de mon système

Aucun système n’est parfait pour tous. On essayera de se rapprocher le plus possible de cette dernière, mais c’est généralement une chimère inatteignable.

Tâches récurrentes

Dans le cas de ce système, sa plus grosse faiblesse réside dans le fait qu’il n’intègre pas les tâches récurrentes. Ce n’est pas forcément un gros problème pour moi, car toutes les tâches récurrentes dans mon organisation GTD dans Notion ont déjà un bloc dédié dans mon Google Agenda.

Chaque matin, je vérifie quelles sont les tâches à réaliser aujourd’hui, et je prévois un bloc pour chacune d’entre elles, avec une marge d’erreur de 50 % par rapport au temps prévu. Si je finis plus tôt, tant mieux ! Ça me permet de prendre le temps de me consacrer à d’autres choses importantes, comme s’ennuyer. (Si vous ne comprenez pas cette phrase, écoutez le podcast « Techout » référencé en début d’article !)

Barrière à l’entrée

Autre problème, ce système peut paraître complexe à de nombreuses personnes. Et pour cause, il est entièrement personnalisé pour moi et mes besoins !

C’est une des raisons pour lesquelles je ne recommande pas l’utilisation de Template Notion. Si vous ne construisez pas vous-même votre propre template, vous ne savez pas forcément comment il fonctionne. Il est donc difficile de lui faire confiance. Pour moi les templates Notion doivent demeurer une source d’inspiration pour la création de vos propres outils.

Dès lors, on peut reconnaître un dernier défaut à ce système : il est très long à mettre en place.

La création de ce template a dû me prendre une semaine de travail répartie sur plus d’un mois pendant lequel j’ai dû le tester, et m’assurer qu’il n’y avait pas de bug. Il était primordial que le système soit bulletproof avant que je l’utilise comme gestionnaire de tâche principal.

Difficulté d’utilisation sur mobile

Une des raisons qui me pousse à utiliser Apple Notes comme point d’entrée sur mobile (iOS), c’est que le Template de Thomas Frank était un peu lourd pour une utilisation mobile. Sans compter que lorsque vous n’avez pas d’accès à internet, vous êtes un peu perdu.

Cependant, en modifiant de plus en plus mon système, j’ai créé des espaces adaptés qui sont plus accessibles sur mobile. En plus, grâce à « Raccourcis », je peux directement accéder à mes pages préférées dans Notion depuis la recherche « Spotlight » ou mon écran d’accueil.

Si vous souhaitez vous aussi avoir une organisation GTD dans Notion

Mon organisation GTD dans Notion est devenue la colonne vertébrale de ma productivité. Sans ce système, je serais aujourd’hui beaucoup moins efficace, et beaucoup plus éparpillé. Je pense cependant qu’avant de se lancer dans la création d’une organisation GTD dans Notion, il est nécessaire de lire le livre. Ou au minimum le résumé !

🇬🇧 Getting Things Done en anglais
🇫🇷 Réussir grâce à la méthode GTD en français

Et ensuite ?

Sans la lecture de la méthode, il est difficile de véritablement intégrer une organisation GTD dans Notion. Pour en tirer les bénéfices, il faut en connaître toutes les composantes. Mais si vous souhaitez le mettre en application malgré tout… J’ai un produit pour vous !