Comment utiliser Notion comme gestionnaire de tâches ?

Edit : Mon organisation dans Notion a beaucoup évolué depuis que j’ai rédigé cet article. Vous pouvez découvrir mon organisation GTD dans Notion dans cet article.

Cet article fait suite à celui de la semaine dernière, qui présente comment j’utilise Notion comme véritable disque dur externe sur mon cerveau. J’y ai volontairement laissé une partie de côté : la manière dont j’utilise Notion pour gérer mes tâches.

Centraliser les tâches dans une base de données Notion

Une fois de plus, on se repose sur un système de base de données, où j’ai centralisé l’intégralité de mes tâches, qui prennent donc la forme d’une page complète sous Notion, où je peux l’organiser comme bon me semble. Cette flexibilité me permet d’adapter chaque page à chaque situation, aussi unique soit-elle.

La base de données a été construite pour me permettre de donner différents attributs à ma tâche, me permettant de trier et regrouper les pages par après.

Statut des tâches

L’arrivée d’une gestion avancée des « statut » dans Notion m’a permis d’être plus propre qu’avant dans la gestion de mes tâches. Essentiellement, le système prévoit 3 types de statut.

• À faire
• En cours
• Terminé

L’avantage par rapport à l’ancien système (qui me demandait de choisir un attribut, sans lui donner un quelconque type), c’est que je peux désormais reprendre mes tâches par ce classement simple, tout en attribuant une nuance supplémentaire. Cette nuance me permet de savoir d’un seul coup d’œil si je dois gérer cette tâche actuellement, ou pas.

Catégorie et sous-catégorie

Chaque tâche possède une et une seule catégorie dès l’instant où elle est créée.

• Perso
• Couple
• Pro

Cette astuce simple me permet de récupérer les tâches selon leurs contextes à d’autres endroits dans mon Notion, comme on le verra plus loin.

Les sous-catégories ne sont pas systématiques, mais me permettent de mieux m’organiser par la suite également. Je peux également en choisir plusieurs si nécessaire

Date limite

Très important, cet attribut me permet de pouvoir planifier, prioriser, mais surtout filtrer et présenter mes tâches à différents endroits dans mon Notion comme on le verra plus tard.

Importance et priorité

Deux attributs séparés gèrent l’importance (important ou non), et la priorité (urgent ou pas) de chaque tâche. On verra plus tard que ces attributs me permettent de déterminer automatiquement comment aborder une tâche.

Personne

Me permet tout simplement de désigner qui doit agir sur la tâche :

• Moi
• Ariane Déca
• Les deux !

Présentation d’une tâche dans Notion

La plupart du temps, je pars d’une feuille blanche que j’adapte à chaque situation et à chaque tâche. Cela peut aller d’un simple lien vers un site web ou une autre page Notion (des notes, ou des médias déjà enregistrés), jusqu’à une page 100 % personnalisée, avec la construction de plusieurs menus et sous-menus.

L’utilisation des « Templates » pour les tâches étendues dans Notion

Cependant, j’ai également un template « Tâche étendue » où j’ai déjà préparé un tableau regroupant des tâches dans la tâche, lorsque le projet se révèle plus important que prévu. L’exemple le plus courant de l’utilisation d’un template dans mon cas, et si j’effectue une tâche possédant l’attribut sous-catégorie « client ».

Lorsque je travaille pour un client, j’ai généralement plusieurs étapes pour son projet. Pour éviter de m’éparpiller, je préfère créer une tâche principale quitte à ce qu’elle reste « en cours » pendant longtemps, et séparer les différentes étapes à l’intérieur de la page dédiée à cette page.

Pour accélérer le processus, en plus d’une vue classique en « tableau », j’ai créé une vue « Kanban » qui me permet de facilement voir le statut de chaque tâche. Si une colonne n’est pas utilisée, elle se masque automatiquement

Base de données et « Vue croisée » dans Notion

Une des forces incroyables de cette application est de proposer la vue d’une base de données présente ailleurs dans votre espace Notion. J’ai donc une page « Databases » où j’intègre toutes mes bases de données, et où j’enregistre les diverses vues que je souhaite avoir pour ces bases de données. Ensuite, j’ajoute une « vue croisée » de ma base de données partout où j’en ai besoin, plusieurs fois si nécessaire.

Par exemple, j’ai créé une page « To Do » reprenant plusieurs fois ma base de données « Tâches » sous plusieurs formes, avec des vues différentes.

Page « To Do » dans Notion

Pour mieux m’organiser, j’ai divisé ma page en trois espaces à bascule. J’utilise la bascule pour ne pas être distrait par une partie de la page lorsque je souhaite voir quelque chose en particulier.

Planning

Cette vue me permet en un clic de savoir :

• Si j’ai une tâche en retard
• Ce qui est prévu pour aujourd’hui ou demain
• Le planning de la semaine
• Le planning du mois

Sans rentrer dans les détails, cette disposition est obtenue avec un choix de vue « liste », « Chronologie » et « Calendrier » et un ensemble de filtres adapté à chaque durée.

À terme, je souhaite synchroniser cet agenda avec Google Agenda, pour correspondre à mon organisation de Time Blocking, mais c’est une méthode assez complexe qui mérite son propre article.

Organisation

Cette vue me permet de déterminer quelles sont les taches que je dois prioriser. Pour ça, j’utilise les deux attributs « importance » et « urgence ». Ensuite, il s’agit simple de bien nommer chaque onglet pour savoir immédiatement ce qui doit être fait avec chaque tache.

To Do List

Cette vue me permet de voir :

• toutes les tâches non terminées
• Les taches en cours
• Les taches à débuter
• Les tâches terminées et à archiver

C’est la vue que j’utilise le moins. C’est plus une manière de pouvoir voir sous forme de tableau toutes les tâches sur la même page qui contient les outils précédents, et me faire une idée d’où j’en suis par rapport à mes tâches à accomplir.

Page d’accueil

Enfin, sur la page d’accueil de mon Notion, j’ai une vue qui me permet d’accéder rapidement et sous forme de liste aux tâches :

• En retard
• Planifiées pour aujourd’hui
• Planifiées pour demain
• Planifiées pour cette semaine

Ainsi qu’une seconde vue « planning » qui me donne la possibilité de voir sous la forme d’une ligne du temps : pour le jour ou la semaine, ou d’une vue calendrier pour le mois.

C’est extrêmement simple et c’est le but : je veux pouvoir accéder facilement à chaque tâche en un clic, et de pouvoir me représenter visuellement ma journée, et mon évolution dans chaque tâche. Cette organisation est parfaite… Si on se limite à un environnement Notion, et à une exception près.

Les éléments que je souhaiterait améliorer

Il n’y a que deux éléments vraiment problématiques dans cette organisation :

• Les tâches récurrentes ne sont pas supportées
• Il n’y a pas de synchronisation avec mon Google Agenda.

Ce sont deux éléments qui sont possibles à ajouter dans une organisation Notion, mais ils demandent un peu de bricolage. C’est-à-dire qu’il faut utiliser des services tiers, tels que Zapier ou Automate.io. Je compte organiser tout ça d’ici peu, et rédiger un article séparé sur les deux éléments sous forme de tutoriel. Je ferai un lien vers ces articles ici en temps voulu.