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Comment utiliser Notion comme gestionnaire de tâches ?

Cet article fait suite à celui de la semaine dernière, qui présente comment j’utilise Notion comme véritable disque dur externe sur mon cerveau. J’y ai volontairement laissé une partie de côté : la manière dont j’utilise Notion pour gérer mes tâches.

Centraliser les tâches dans une base de données Notion

Une fois de plus, on se repose sur un système de base de données, où j’ai centralisé l’intégralité de mes tâches, qui prennent donc la forme d’une page complète sous Notion, où je peux l’organiser comme bon me semble. Cette flexibilité me permet d’adapter chaque page à chaque situation, aussi unique soit-elle.

La base de données a été construite pour me permettre de donner différents attributs à ma tâche, me permettant de trier et regrouper les pages par après.

Statut des tâches

Chaque tâche Notion possède un statut

L’arrivée d’une gestion avancée des « statut » dans Notion m’a permis d’être plus propre qu’avant dans la gestion de mes tâches. Essentiellement, le système prévoit 3 types de statut.

  • À faire
  • En cours
  • Terminé

L’avantage par rapport à l’ancien système (qui me demandait de choisir un attribut, sans lui donner un quelconque type), c’est que je peux désormais reprendre mes tâches par ce classement simple, tout en attribuant une nuance supplémentaire. Cette nuance me permet de savoir d’un seul coup d’œil si je dois gérer cette tâche actuellement, ou pas.

Catégorie et sous-catégorie

Chaque tâche possède une et une seule catégorie dès l’instant où elle est créée.

  • Perso
  • Couple
  • Pro

Cette astuce simple me permet de récupérer les tâches selon leurs contextes à d’autres endroits dans mon Notion, comme on le verra plus loin.

Les sous-catégories ne sont pas systématiques, mais me permettent de mieux m’organiser par la suite également. Je peux également en choisir plusieurs si nécessaire

Petite sélection de mes sous-catégories dans mes tâches Notion
Petite sélection de mes sous-catégories dans mes tâches Notion.

Date limite

Très important, cet attribut me permet de pouvoir planifier, prioriser, mais surtout filtrer et présenter mes tâches à différents endroits dans mon Notion comme on le verra plus tard.

Importance et priorité

Deux attributs séparés gèrent l’importance (important ou non), et la priorité (urgent ou pas) de chaque tâche. On verra plus tard que ces attributs me permettent de déterminer automatiquement comment aborder une tâche.

Personne

Me permet tout simplement de désigner qui doit agir sur la tâche :

  • Moi
  • Ariane Déca
  • Les deux !

Présentation d’une tâche dans Notion

La plupart du temps, je pars d’une feuille blanche que j’adapte à chaque situation et à chaque tâche. Cela peut aller d’un simple lien vers un site web ou une autre page Notion (des notes, ou des médias déjà enregistrés), jusqu’à une page 100 % personnalisée, avec la construction de plusieurs menus et sous-menus.

L’utilisation des « Templates » pour les tâches étendues dans Notion

Cependant, j’ai également un template « Tâche étendue » où j’ai déjà préparé un tableau regroupant des tâches dans la tâche, lorsque le projet se révèle plus important que prévu. L’exemple le plus courant de l’utilisation d’un template dans mon cas, et si j’effectue une tâche possédant l’attribut sous-catégorie « client ».

Exemple de template d'une tâche étendu dans mon Notion
Exemple de template d’une tâche étendu dans mon Notion

Lorsque je travaille pour un client, j’ai généralement plusieurs étapes pour son projet. Pour éviter de m’éparpiller, je préfère créer une tâche principale quitte à ce qu’elle reste « en cours » pendant longtemps, et séparer les différentes étapes à l’intérieur de la page dédiée à cette page.

Les sous-tâches rendent la gestion de projets plus conséquents faciles à suivre.

Pour accélérer le processus, en plus d’une vue classique en « tableau », j’ai créé une vue « Kanban » qui me permet de facilement voir le statut de chaque tâche. Si une colonne n’est pas utilisée, elle se masque automatiquement

Gestion des tâches via un tableau "Kanban"
Gestion des sous-tâches en vue « Kanban ».

Base de données et « Vue croisée » dans Notion

Une des forces incroyables de cette application est de proposer la vue d’une base de données présente ailleurs dans votre espace Notion. J’ai donc une page « Databases » où j’intègre toutes mes bases de données, et où j’enregistre les diverses vues que je souhaite avoir pour ces bases de données. Ensuite, j’ajoute une « vue croisée » de ma base de données partout où j’en ai besoin, plusieurs fois si nécessaire.

Par exemple, j’ai créé une page « To Do » reprenant plusieurs fois ma base de données « Tâches » sous plusieurs formes, avec des vues différentes.

Utilisation principale des vues croisées pour les tâches dans Notion
Utilisation principale des vues croisées pour les tâches dans Notion

Page « To Do » dans Notion

Pour mieux m’organiser, j’ai divisé ma page en trois espaces à bascule. J’utilise la bascule pour ne pas être distrait par une partie de la page lorsque je souhaite voir quelque chose en particulier.

Planning

Cette vue me permet en un clic de savoir :

  • Si j’ai une tâche en retard
  • Ce qui est prévu pour aujourd’hui ou demain
  • Le planning de la semaine
  • Le planning du mois

Sans rentrer dans les détails, cette disposition est obtenue avec un choix de vue « liste », « Chronologie » et « Calendrier » et un ensemble de filtres adapté à chaque durée.

À terme, je souhaite synchroniser cet agenda avec Google Agenda, pour correspondre à mon organisation de Time Blocking, mais c’est une méthode assez complexe qui mérite son propre article.

Organisation

Cette vue me permet de déterminer quelles sont les taches que je dois prioriser. Pour ça, j’utilise les deux attributs « importance » et « urgence ». Ensuite, il s’agit simple de bien nommer chaque onglet pour savoir immédiatement ce qui doit être fait avec chaque tache.

Pour une représentation plus visuelle, j’ai également une page dédiée qui représente la matrice d’Eisenower.

To Do List

Cette vue me permet de voir :

  • toutes les tâches non terminées
  • Les taches en cours
  • Les taches à débuter
  • Les tâches terminées et à archiver

C’est la vue que j’utilise le moins. C’est plus une manière de pouvoir voir sous forme de tableau toutes les tâches sur la même page qui contient les outils précédents, et me faire une idée d’où j’en suis par rapport à mes tâches à accomplir.

Page d’accueil

Enfin, sur la page d’accueil de mon Notion, j’ai une vue qui me permet d’accéder rapidement et sous forme de liste aux tâches :

  • En retard
  • Planifiées pour aujourd’hui
  • Planifiées pour demain
  • Planifiées pour cette semaine

Ainsi qu’une seconde vue « planning » qui me donne la possibilité de voir sous la forme d’une ligne du temps : pour le jour ou la semaine, ou d’une vue calendrier pour le mois.

Comment utiliser Notion comme gestionnaire de tâche - Habitude Mieux Vivre
Mon écran d’accueil personnel sur Notion

C’est extrêmement simple et c’est le but : je veux pouvoir accéder facilement à chaque tâche en un clic, et de pouvoir me représenter visuellement ma journée, et mon évolution dans chaque tâche. Cette organisation est parfaite… Si on se limite à un environnement Notion, et à une exception près.

Les éléments que je souhaiterait améliorer

Il n’y a que deux éléments vraiment problématiques dans cette organisation :

  • Les tâches récurrentes ne sont pas supportées
  • Il n’y a pas de synchronisation avec mon Google Agenda.

Ce sont deux éléments qui sont possibles à ajouter dans une organisation Notion, mais ils demandent un peu de bricolage. C’est-à-dire qu’il faut utiliser des services tiers, tels que Zapier ou Automate.io. Je compte organiser tout ça d’ici peu, et rédiger un article séparé sur les deux éléments sous forme de tutoriel. Je ferai un lien vers ces articles ici en temps voulu.

En attendant, inscrivez-vous à ma liste email pour être tenu au courant lorsque je mettrai mes templates Notion disponibles au téléchargement. Je vous envoie un maximum d’un mail par semaine avec le résumé des contenus que je propose, ainsi que quelques conseils exclusifs. À la semaine prochaine pour un nouvel article !

Denis-Q.S.
Je vous en remet un ?

6 réponses

  1. Je ne connaissais pas Notion et il me parait très bien … pour man part j’utilise la fonction Rappels de mon Macbook car il est automatiquement synchronisé sur mon Smartphone … ce n’est certainement pas le meilleur outil mais il rempli toutes les fonctions dont j’ai besoin …

    1. C’est un outil incroyable et nécessaire !
      Je l’utilise pour toutes me tâches récurrentes, qu’elles soient quotidiennes ou hebdomadaires.
      C’est une erreur de chercher “un outil qui fait tout”, il vaut mieux privilégier un environnement par besoin !

      C’est pareil pour Apple Notes : c’est là où j’entre la plupart de mes pensées, avant de les redistribuer dans Notion si nécessaire. L’immense avantage de ces outils, c’est qu’ils fonctionnent pour encoder même lorsque l’on a pas une connexion internet fiable.

      Le plus gros point faible de Notion, c’est que sans connexion il est inutilisable !

  2. J’adoooree les contenus qui permettent de voir un peu les espaces Notion d’autres personnes 😀 ça permet de voir comment ils utilisent l’outil et éventuellement de s’en inspirer pour améliorer sa propre utilisation ! Super intéressant de voir comment tu gères tes tâches avec Notion et je suis d’accord avec toi, la récente mise à jour sur les Statuts est tout simplement dingue 😉
    Si tu veux jeter un oeil à mon espace, je partage quelques-unes de mes pages dans cet article : le-labo-du-redacteur-web.com/notion-outil-productivite-prefere/ 🙂

  3. Merci pour cette présentation. Perso, cela me fait peur car trop gros et très, ou trop carré pour moi… je note mes activités dans mon planning personnel comme cela, je les fais au bon moment 😉 !

    1. Ce qui est important, c’est de créer son propre système, et qu’il fonctionne !

      J’aime beaucoup Notion, car c’est un outil très performant qui me permet de gagner du temps. Ce n’est pas le cas pour tout le monde, notamment parce que la courbe d’apprentissage est très ardue !

      Donc effectivement, ce qui est important ce n’est ni la plateforme, ni l’outil, mais bien le système et le résultat !
      Si tou souhaites aller plus loin dans ton planning personnel cependant, je te recommande cet article : https://www.habitudemieuxvivre.com/recuperer-le-controle-de-son-temps-time-blocking/

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