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PARA Partie 2 : Manuel d’exploitation

La semaine dernière, j’ai publié « La méthode PARA : un système universel d’organisation de l’information numérique ». Il s’agit d’une traduction d’un article de Tiago Forte qui décrit un système simple, léger, mais extrêmement flexible pour organiser tout type d’informations numériques sur n’importe quelle plate-forme.

Cet article en est la suite. Les retours que Tiago a reçus ont été si phénoménaux qu’il a fait de la mise en œuvre de PARA la première unité de son bootcamp en ligne, Building a Second Brain (BASB). La base sur laquelle le reste du cours est construit.

C’est donc Tiago Forte qui s’adressera à vous au travers dans la traduction de cet article en « je ».

« Je vis le style de vie PARA maintenant et je n’y retournerai jamais. De cette façon, il n’y a pas que la productivité, mais le bonheur et la tranquillité d’esprit. »

Doug von Kohorn, diplômé BASB

Cet article est un manuel d’exploitation pour PARA, plongeant beaucoup plus profondément dans le « fonctionnement interne » que j’ai vu dans de nombreuses implémentations différentes. Même si vous choisissez de ne pas adopter l’ensemble de ce système, il devrait y avoir beaucoup de choses que vous pouvez appliquer au vôtre.

Les 3 sections principales sont :

  1. Définitions et distinctions
  2. Flux et entretien
  3. FAQ

1. Définitions et distinctions

Voici un rappel sur les définitions des 4 catégories :

  • Projet : Une série de tâches liées à un objectif avec une échéance.
  • Area: Une sphère d’activité avec un standard à maintenir dans le temps
  • Ressource : Un sujet ou un thème d’intérêt régulier
  • Archive : Les éléments inactifs des trois autres catégories.

 

Parce que l’objectif est de rendre la décision de l’endroit où mettre une information donnée aussi fluide que possible, permettez-moi d’essayer de clarifier les différences entre ces catégories.

Projets VS Domaines (Areas)

Un commentateur voulait savoir pourquoi je mettais des projets et des Domaines de responsabilité (Areas) dans des seaux complètement différents, en demandant : « Que mettez-vous dans les blocs-notes des Domaines (Area), sinon les projets qui les composent ? »

Il y a une question architecturale subtile ici : pourquoi ne pas utiliser les domaines de responsabilité comme niveau supérieur de votre hiérarchie, puis explorer chacun d’eux pour trouver les projets qu’ils contiennent ?

J’ai 3 raisons de ne pas adopter cette approche :

  1. La première raison, comme je l’ai expliquée dans le post précédent, est l’importance de séparer la très petite quantité d’informations exploitables de la quantité beaucoup plus importante d’informations non exploitables. Vous pourriez avoir une énorme quantité de notes et de fichiers sur un vaste domaine comme « Développement de produits », alors que seule la petite minorité liée au « Lancement du produit X » pourrait être pertinente et exploitable maintenant. Cela n’a aucun sens d’avoir à parcourir un tas d’informations non exploitables afin de trouver les éléments exploitables.
  2. La deuxième raison est l’encombrement visuel. L’utilisation des Domaines (Areas) comme niveau supérieur de la hiérarchie signifie que, même si je réduisais toutes les piles, je serais toujours confronté à 22 cahiers. Cela signifie 22 points de départ pour trouver tout ce que je cherche (en bas à gauche). Comparez cela avec la simplicité de seulement 4 catégories de niveau supérieur (en bas à droite), chacune pouvant être développée ou masquée selon les besoins.
L’utilisation de Domaines (Areas) comme niveau supérieur de la hiérarchie me donnerait l’écran du haut comme ma vue la plus simple, tandis que l’utilisation des 4 catégories PARA me permet de les réduire comme l’écran du bas.
  1. Troisièmement, afin d’atteindre l’objectif d’une rotation rapide des projets, il est important que les projets soient tous stockés au même endroit. Tout comme si vous voulez que les tâches soient terminées rapidement, vous devez les conserver sur un gestionnaire de tâches centralisé ou une liste de tâches. Imaginez la difficulté d’avoir à explorer 22 blocs-notes de zone distincts afin de passer en revue tous mes projets, et multipliez cet effort par les 5 à 6 plates-formes que j’utilise.

 

Ce que j’ai remarqué, c’est que, un peu bizarrement, il n’est pas si important d’associer très directement les projets aux territoires. Parce que vos projets sont ce avec quoi vous vous engagez quotidiennement, il est peu probable que vous oubliiez dans quels domaines/catégories ils appartiennent. Alors qu’il est facile de perdre de vue l’objectif d’un projet au milieu de l’activité quotidienne. Il est donc beaucoup plus important, à mon avis, d’associer les projets à leurs objectifs respectifs, plutôt qu’à des domaines.

Domaines (Areas) VS Ressources

Plusieurs commentateurs étaient confus quant à la différence entre les Domaines (Areas) et les ressources, ce qui est un peu plus délicat, car vous n’avez pas la distinction actionnable/non actionnable avec laquelle travailler.

La clé ici est de garder à l’esprit que les Domaines (Areas) sont des Domaines de responsabilité. Il y a une ligne très claire entre les choses dont vous êtes responsable et celles qui vous intéressent simplement.

Les domaines de responsabilité sont les rôles que vous assumez dans la vie et les chapeaux que vous portez (conjoint, mère/père, chef d’équipe, entraîneur de football), les normes en cours où la responsabilité s’arrête à vous (développement de produits, bulletin d’information de l’entreprise, juridique), et les choses qui demandent une certaine attention constante (exercice, finances, appartement, animaux de compagnie).

Les ressources sont des intérêts (conception Web, financement participatif, travail du bois, golf frisbee, biohacking), des thèmes (psychologie, politique, leadership, intégrité) et des actifs (photos d’archives, liens typographiques, fichier de balayage marketing, témoignages de produits, extraits de code). J’utilise même des titres en minuscules avec des cahiers de ressources, pour me rappeler qu’il ne s’agit que d’intérêts, et des majuscules pour les domaines de responsabilité.

Il y a une autre directive utile ici : mettre des informations personnellement pertinentes dans les Domaines de responsabilité (Areas), et les informations généralement utiles dans les ressources.

Par exemple, dans mon bloc-notes Santé (Areas), j’aurai des panels sanguins, des notes de visites chez le médecin, des factures médicales et des dossiers de vaccination (tout ce qui ne concerne que moi personnellement), alors que dans mon bloc-notes Entraînements (Ressources), vous trouverez des recherches sur l’exercice, des articles intéressants sur des entraînements alternatifs et des programmes d’entraînement recommandés.

Cela me donne la confiance nécessaire pour partager n’importe quelle note dans un cahier de ressources (ou même des cahiers entiers) à la volée, sans avoir à le parcourir au préalable pour des informations personnelles. Et je peux relier les deux catégories en insérant des liens dans les notes de zone pointant vers des notes de ressources (comme un lien de mon programme d’entraînement personnel à un article dans un cahier de ressources avec des recherches à l’appui).

2. Flux et maintenance

L’une des principales différences entre le PARA et les autres schémas organisationnels est qu’il s’agit d’un système dynamique et non statique. Il tire sa force non pas de stocks de « connaissances » profondément hiérarchisés, qui exigent le respect de règles et de conventions strictes, mais de flux d’informations en constante évolution entre les quatre catégories. La rotation rapide des projets ne devient pas un risque à gérer, mais le véritable mécanisme par lequel nous maintenons le système.

Il existe des cas d’utilisation distincts pour une information donnée (qu’il s’agisse d’une ligne de texte, d’une image, d’une note complète ou d’un bloc-notes entier) pour circuler entre deux des quatre catégories principales :

À partir de projets

Aux Domaines (Areas) : parfois, ce qui commence comme un projet à durée limitée devient une responsabilité continue à long terme. Votre engagement envers quelque chose peut s’étendre ou se contracter avec le temps. Vous pourriez avoir un projet d’embaucher quelqu’un pour votre équipe, qui devient alors un rapport permanent à gérer. Vous pouvez essayer un nouveau passe-temps en tant que projet parallèle, puis vous engager à le maintenir indéfiniment, en en faisant un domaine.

Aux Ressources : au cours d’un projet, il est courant de générer toutes sortes de « travaux intermédiaires » (brainstorms, notes, recherche de fond, diagrammes, notes d’entrevue, etc.) qui ont de la valeur, mais qui peuvent ou non en faire un produit final. Lorsque vous avez terminé un projet, avant de le déplacer vers les archives, il est judicieux de le survoler rapidement à la recherche de tout matériel de ce type qui pourrait être utile pour de futurs projets. D’après mon expérience, cela ne s’applique qu’à une petite quantité de matériel pour un projet donné, mais la valeur qu’il crée à l’avenir est immense.

Vers les Archives : étant donné que notre objectif est une rotation rapide des projets, il s’agit de l’un des flux les plus courants, le déplacement de projets terminés ou inactifs vers les archives pour référence future.

Depuis les Domaines (Areas)

Aux Projets : il est courant de démarrer un nouveau projet et de réaliser qu’il y a quelque chose que vous avez collecté il y a longtemps est potentiellement utile pour le nouveau projet. Peut-être avez-vous collecté des idées dans un carnet de voyage (Area) pendant un certain temps — lorsque vient le temps de planifier et de programmer un voyage spécifique (un Projet), c’est un excellent point de départ. Si vous trouvez une destination de voyage sur laquelle vous souhaitez agir, vous pouvez la déplacer vers un tout nouveau cahier « Bali » (Projet) comme point de départ pour démarrer votre planification.

Aux Ressources : comme mentionné précédemment, il est judicieux de conserver les informations personnellement pertinentes dans les Domaines (Areas), et les informations généralement utiles dans les Ressources. Mais parfois, vous réalisez qu’une note que vous pensiez n’être pertinente que pour vous peut également apporter de la valeur aux autres. Par exemple, j’ai réalisé que mes données personnelles de suivi du temps, collectées au fil des années, pourraient être utiles pour montrer aux autres à titre d’exemple. Je l’ai déplacé vers un bloc-notes Quantified Self (Ressource) afin d’être sûr de le voir à l’avenir si je voulais partager des ressources utiles avec d’autres.

Aux Archives : Bien que cela soit rare, il arrive parfois qu’un domaine cesse d’être actif, et peut être archivé. J’ai aidé mon père avec son site Web d’entreprise pendant des années, un domaine de responsabilité qui avait une date de fin indéfinie. Mais finalement, je suis devenu trop occupé et j’ai déplacé cette zone vers les archives. Cela s’applique également aux relations, qu’elles soient professionnelles ou personnelles, qui n’ont généralement pas de date de fin exacte, mais qui peuvent devenir inactives après un déménagement ou un changement d’emploi (ou une rupture).

À partir des ressources

Aux Projets : Souvent, ce qui n’était auparavant qu’un intérêt prend feu et devient un projet à part entière. C’est en fait l’un des principaux cas d’utilisation des blocs-notes de ressources. Un participant de BASB suivait l’essor de la technologie Blockchain depuis des années, collectant de petites informations, des recherches et des analyses qu’il jugeait utiles. Pendant le cours, il s’est rendu compte qu’il pouvait transformer cet intérêt en un cours en ligne expliquant les bases de Blockchain à un public novice. Au lieu de commencer ce nouveau projet à partir de zéro, il avait déjà accumulé un ensemble de connaissances sur lesquelles s’appuyer.

Vers les Domaines (Areas) : ce flux se produirait si vous réalisiez qu’une information contenue dans un cahier de ressources pouvait s’appliquer à un domaine de responsabilité dans votre vie. Peut-être avez-vous un cahier de recettes (Ressources) et réalisez-vous que l’une des recettes qu’il contient pourrait être utile pour une nouvelle norme à laquelle vous vous êtes engagé, comme la préparation de repas plus sains pour votre famille (Area).

Aux Archives : Il est naturel de s’attendre à ce que certains centres d’intérêt deviennent inactifs avec le temps. Vous ne voulez pas supprimer les informations qui y sont associées, car vous ne savez jamais quand elles pourraient redevenir actives. Mais en attendant, il peut être utile d’archiver des cahiers de ressources pour ne pas encombrer votre espace de travail. Mes propres exemples incluent des blocs-notes pour le « suivi du temps », les « parrainages/partenariats » et le « HTML ».

À partir des Archives

Aux Projets : ce cas d’utilisation est l’une des principales raisons de conserver les projets archivés en premier lieu. Il est logique qu’il y ait des informations utiles provenant de projets antérieurs que vous pourriez utiliser dans des projets actuels et futurs. Qu’il s’agisse de notes lors d’une conférence téléphonique avec un client régulier, d’une recherche de fond sur une industrie ou de photos que vous avez prises pour un projet de conception connexe, c’est l’un des principaux moyens d’utiliser votre « capital intellectuel » accumulé pour obtenir un effet de levier au fil du temps.

Aux Domaines (Areas) : de même, une information que vous avez collectée il y a longtemps peut soudainement devenir pertinente pour une nouvelle responsabilité que vous assumez. Peut-être que vos évaluations de performance d’un emploi antérieur pourraient être utiles pour votre nouveau rôle de gestion des ressources humaines. Peut-être qu’une coupure de magazine d’un projet de design d’intérieur d’il y a longtemps pourrait susciter une idée pour améliorer votre appartement actuel.

Aux Ressources : Je trouve assez courant qu’un projet passé, maintenant archivé, continue de mijoter dans mon esprit et devienne plus tard un intérêt. Peut-être que je fais un projet de conseil qui nécessite de plonger profondément dans une nouvelle industrie — après la fin de ce projet, je voudrai peut-être rester impliqué et garder un œil sur les nouveaux développements dans cette industrie. Déplacer les notes pertinentes du bloc-notes de projet archivé vers un nouveau bloc-notes de ressources serait un excellent moyen de commencer à le faire.

Organisation juste à temps

Peut-être vous demandez-vous : « QUAND exactement suis-je censé effectuer tout ce travail de « transmission » d’informations d’un ordinateur portable à un autre ? Le sous-texte étant : « QUI a le temps pour tenir des registres de manière aussi fastidieuse et détaillée ? ! »

Vous pouvez programmer ces « réorganisations » selon un calendrier strict, en les exécutant à des intervalles définis comme quotidiennement, hebdomadairement et mensuellement. Mais je ne le recommande pas. Je suggérerais d’effectuer le travail d’organisation de manière opportuniste, au fur et à mesure que les opportunités se présentent, plutôt que de manière pédante, ou « juste parce que ». J’appelle cette approche l’organisation juste à temps. Cela ressemble à des changements apportés à votre structure organisationnelle par petits lots, au fur et à mesure que vous avancez et que vous remarquez des améliorations progressives, et non par gros lots dans le cadre d’un effort dédié.

Pourquoi ? Parce que « organiser les choses » est une de ces tâches « agréables une fois faite » que les gens n’arrivent jamais à accomplir. Et pour cause : cela représente un travail chronophage sans retour ni impact clair. Au cours d’un projet, vous n’avez pas le temps de vous arrêter pour « organiser les choses », car vous avez besoin de chaque minute libre pour vous précipiter vers l’échéance. Mais vous ne pouvez pas non plus le faire une fois le projet terminé, car vous aurez déjà démarré le suivant. Il n’y a pas de ligne dans le budget de votre service pour « s’organiser ». Ainsi, cette tâche est reportée encore et encore, jusqu’à un point de rupture où tous les systèmes commencent à s’effondrer. Cette panne est alors imputée à un « manque de productivité ». Utilisez plutôt le temps où vous parcourez déjà vos notes pour un projet, pour également déplacer une note qui, selon vous, conviendrait mieux ailleurs. Nous passons tous tellement de temps sur nos appareils ces jours-ci, il y a beaucoup plus d’opportunités de ce genre que vous ne le pensez probablement.

Pour tous les flux que je décris ci-dessus, ne vous souciez pas de faire passer les notes d’une catégorie à l’autre avec une précision parfaite. Il n’y a pas de « terminé », vous n’avez donc pas à vous soucier de ce à quoi ressemble « terminé » ! Vous avez toujours la recherche comme outil de secours pour trouver tout ce que vous avez manqué ou égaré. Une fois que vous commencerez à utiliser ce système régulièrement, vous interagirez avec les 4 catégories avec une telle fréquence que vous remarquerez toutes sortes de petites optimisations et modifications à faire pour rendre les informations plus accessibles dans le futur.

3. Foire aux questions

Voici quelques-unes des questions courantes que j’entends, et mon point de vue sur celles-ci. Commentez ci-dessous pour me faire savoir si vous avez des réponses alternatives.

Est-il nécessaire de créer des blocs-notes correspondants pour chaque projet, domaine et ressource, sur chaque plate-forme, même si je n’ai encore rien à y mettre ?

La réponse courte est non — vous voulez éviter de créer une tonne de cahiers ou de dossiers vides qui ne seront peut-être jamais utilisés, ce qui encombre votre espace de travail. Je suggère également de le faire de manière opportuniste, dans les deux termes, en créant uniquement un dossier correspondant dans Dropbox, Google Drive ou votre gestionnaire de tâches lorsque vous avez réellement quelque chose à y mettre.

Mais il y a une situation où vous voudrez peut-être créer un dossier à l’avance : lorsque la friction impliquée dans la création d’un nouveau bloc-notes ou dossier sur place vous rendra moins susceptible de capturer des informations. Par exemple, si vous capturez beaucoup d’informations sur votre appareil mobile, il est souvent difficile de créer de nouveaux dossiers à la volée via une interface mobile. Uniquement pour les projets et uniquement pour Evernote et mon gestionnaire de tâches, je crée tous les blocs-notes/dossiers à l’avance, pour rendre la capture en déplacement aussi transparente que possible.

Comment savoir sur quelle plateforme mettre une information donnée ?

Pour moi, cette décision a tendance à être limpide : cela dépend des contraintes de chaque plate-forme et des fonctionnalités dont j’ai besoin. Mon emplacement par défaut pour stocker du texte et des images est Evernote, car sa force réside dans sa polyvalence pour conserver différents types de supports au même endroit et exposer ces supports sans avoir à ouvrir des fichiers individuels. S’il s’agit d’un fichier volumineux (comme un fichier Photoshop, Illustrator ou InDesign) ou d’un document qui doit être autonome (une proposition client, un CV ou une présentation de diapositives), je le conserverai sur Dropbox, car Evernote n’est pas conçu pour gérer des fichiers volumineux. Si j’ai besoin d’une capacité d’édition de groupe en temps réel, ou si je souhaite que d’autres personnes ajoutent des commentaires ou des suggestions sur un document, je le déplacerai vers Google Drive. Au-delà de cela, je prendrai des décisions sur l’instant pour utiliser d’autres plates-formes pour leurs capacités uniques. Un des grands avantages à avoir un système qui englobe la plupart des fichiers est que, pour ces rares exceptions, vous pouvez leur donner toute votre attention et prendre des décisions adaptées.

Pourquoi éclater les domaines si spécifiquement ?

Certaines personnes demandent pourquoi je divise mes domaines de responsabilité en si petits seaux. Dans mon cas, 22 d’entre eux :

Il s’agit vraiment d’une décision personnelle, mais pour moi, cela comporte un avantage précieux : cela me permet de déterminer plus facilement si je respecte ou non mes normes personnelles dans un domaine donné. Si je n’avais que « Travail » et « Personnel », il me serait difficile d’identifier mes lacunes et les changements que je devrais apporter. Mais avoir ma vie divisée en 22 domaines me permet de les évaluer plus objectivement. Si je décide d’élever le niveau dans un domaine donné, il est alors facile de créer un nouveau projet le ciblant très directement.

Que se passe-t-il si la structure des dossiers entre les plates-formes commence à s’éloigner au fil du temps ?

Au fil du temps, vous remarquerez que les dossiers correspondants sur différentes plates-formes commencent à « se séparer ». En effet, différents projets utilisent différentes combinaisons de plates-formes, de sorte qu’un projet entier créé et exécuté dans Evernote peut même ne jamais trouver son chemin vers Google Drive ou Dropbox.

Tout va bien. Ne ressentez pas le besoin de les garder parfaitement alignés à tout moment, selon un calendrier rigide. L’organisation PARA est très résiliente, et une petite divergence ne fera pas immédiatement des ravages. Je le fais aussi de manière opportuniste, au besoin : lorsque je remarque que la divergence devient si grave que je ne trouve pas ce que je cherche, ou que l’incohérence entre les plates-formes commence à avoir un impact réel sur ma façon de travailler, alors je prendrai le temps de renommer les dossiers et de remettre les choses dans l’alignement.

Autre exception : certains types de dossiers n’existent que sur une seule plate-forme et ne nécessitent pas de dossiers correspondants sur chaque plate-forme. Les enregistrements de mes appels Zoom, par exemple, ont un dossier de ressources dédié sur mon ordinateur où ils sont automatiquement enregistrés, mais je n’ai pas besoin d’un dossier « Enregistrements Zoom » partout.

Que faites-vous lorsque vous atteignez la limite de 250 blocs-notes (dans evernote) ?

Quelques personnes ont noté qu’Evernote en particulier avait une limite de 250 blocs-notes par compte, pour tous les niveaux de tarification. J’ai environ 160 cahiers avec environ 3 000 notes, donc je finirai par approcher cette limite. Mais ce n’est en fait pas un gros problème — j’ai 5 cahiers archivés liés à un seul travail passé, par exemple, et il serait facile de les combiner en un seul. Cela peut rendre un peu plus difficile la recherche de l’une de ces notes, mais rappelez-vous que notre objectif de rendre les choses plus détectables. Pas d’atteindre la « perfection » mythique. C’est « mieux que rien », ce que la plupart des gens ont.

Comment cela fonctionne-t-il avec les sauvegardes ?

La beauté des outils basés sur le cloud est que vos informations sont toujours mises à jour et sauvegardées dans le cloud. C’est suffisant pour la synchronisation entre les appareils, mais ces fichiers sont si importants pour moi que j’ai besoin d’un plan B :

  1. Evernote : Je sauvegarde la base de données locale à l’aide de Time Machine, la fonction de sauvegarde intégrée à macOS. Si tous leurs serveurs étaient perdus, j’aurais au moins des sauvegardes sur mon ordinateur et mon disque dur de sauvegarde. Et même si l’entreprise disparaissait, je pourrais récupérer mes notes à partir de ces sauvegardes manuellement (en dernier recours).
  2. Fichiers informatiques : Avec la quantité de déplacements que j’effectue, ma politique générale est que je dois pouvoir perdre mon ordinateur portable (ou me le faire voler) à tout moment sans perte de données. Cela signifie que chaque fichier de mon ordinateur doit être sauvegardé non seulement sur un disque dur local (dont je suis parfois absent pendant des semaines), mais aussi sur quelques dossiers critiques — Documents (avec les 4 catégories PARA), Vidéos, Photos et Bureau — sont également synchronisés en continu avec Dropbox. Vous pouvez laisser ces dossiers système exactement là où ils se trouvent et utiliser des liens symlinks pour les synchroniser avec un service de stockage cloud.
  3. Google Drive: Si vous utilisez Google Drive comme service de stockage dans le cloud, téléchargez simplement l’application de bureau sur votre ordinateur et sélectionnez les fichiers que vous souhaitez synchroniser dessus (qui seront ensuite également copiés sur votre disque dur de sauvegarde). Vous pouvez également télécharger et sauvegarder périodiquement une archive complète de vos données Google à l’aide de Google Takeout ou utiliser un service tiers comme Spanning, Syscloud ou Backupify (dont je ne peux attester d’aucuns).

 

Il en résulte trois niveaux de protection enveloppant chaque idée que vous capturez, vous donnant la confiance nécessaire pour investir dans votre base de connaissances personnelle.

Table des matières

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