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Quelle application choisir pour gérer vos tâches ?

Il existe beaucoup d’applications pour gérer vos tâches. Beaucoup trop. Faire un choix est une tâche difficile. C’est pourquoi je vais vous partager le résultat de plus de 10 ans d’expérimentation dans le domaine.

Dans cet article, je vais explorer avec vous les options gratuites et payantes à votre disposition. Que vous utilisiez un iPhone ou Android. Ainsi que ma propre méthode sur mesure. C’est parti !

Options gratuites

Google Task peut vous correspondre si vous êtes sur Android. C’est probablement votre meilleure option gratuite si vous êtes investis dans l’écosystème Google. Y compris sur iPhone. Et c’est particulièrement le cas si vous utilisez Gmail.

L’app est loin d’être parfaite. Mais la possibilité d’ajouter des rappels depuis votre Inbox Gmail est très intéressante. Et la possibilité de visualiser ses tâches dans son calendrier est fabuleuse.

Cependant, « Rappels » est définitivement la meilleure app gratuite que vous pouvez utiliser sur iPhone. Et elle s’améliore d’année en année. L’application d’Apple propose de nombreuses fonctionnalités utiles. On peut citer par exemple :

  • La création de groupes et listes, intelligente ou pas
  • L’utilisation de balises et de drapeaux
  • Les rappels géolocalisés
  • La création de sous-tâches

Vous avez en outre la possibilité d’attacher des images ou des documents aux rappels, de sauvegarder des listes sous forme de modèle, et d’utiliser le langage naturel pour créer des rappels.

L’intégration en profondeur de « Rappels » dans iOS est un vrai plus. Elle vous permet notamment de partager des éléments d’autres applications vers l’application Rappels. Mais vous pouvez aller beaucoup plus loin. Grâce à l’app « Raccourcis » d’Apple, qui permet d’automatiser vos actions par exemple. Ou encore grâce à Siri, qui vous permet d’utiliser « Rappels » en commande vocale.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les fonctionnalités avancées d’Apple Rappels, vous pouvez recevoir mon « Guide Avancé sur l’Utilisation des Rappels d’Apple » par email !

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Options payantes

Things 3 offre une interface minimaliste et conviviale sur tous les appareils Apple

ToDoist fait partie des options les plus répandues. Cependant, quitte à payer pour une app, mon choix se porterait sur « Things 3 ». C’est à mon avis la meilleure app disponible sur le marché. Si vous utilisez réellement ses fonctionnalités, elle vaut son prix. Attention cependant à leur modèle économique. Fort heureusement, vous ne devez pas payer d’abonnement.

Mais le coût cumulé des différentes apps peut vitre faire monter la facture. Par exemple, si vous utilisez tous les appareils de l’écosystème Apple : comptez près de 80 €.

  • 9,99 € sur iPhone qui comprend également l’app sur Apple Watch.
  • 19,99 € sur iPad
  • 49,99 € sur Mac

Ne vous méprenez pas, ce produit vaut absolument chaque centime. Particulièrement sur macOS. La possibilité d’introduire une tâche dans votre Inbox depuis n’importe où par un simple raccourci clavier vaut à elle seule la coquette somme. C’est tout simplement la meilleure app de gestion de tâche que j’ai pu utiliser.

Il est tout à fait possible d’appliquer une méthode GTD dans Things. À croire qu’il a été prévu pour ça ! Tout n’est pas parfait pour autant. Bien que l’interface soit personnalisable, on peut rapidement rencontrer les limites d’une structure relativement rigide. De plus il faut beaucoup de temps pour mettre en place une organisation personnalisée.

Même si cette option est largement plus efficace que l’utilisation de n’importe quel outil gratuit, elle n’est pas parfaite pour autant. Il reste cependant une dernière option à explorer : le sur-mesure.

Le sur-mesure : votre organisation GTD dans Notion

Après plusieurs années à essayer en vain de rester organiser dans mes To-Do, j’ai fait une découverte incroyable. La méthode Getting Things Done de David Allen.

L’interface de mon template Notion personnel est le point fort absolu de ma méthode.

Je l’ai déjà mentionnée dans différents articles. Je vous propose le résumé du livre ici. Je vous ai même présenté ma propre organisation GTD dans un autre article. Cependant, je n’ai jamais pris le temps de juger l’outil Notion en lui-même.

Un outil incroyable

Malgré qu’il ait été conçu initialement comme un gestionnaire de notes, Notion peut être un excellent outil de gestion de tâche. Il permet la plus grande flexibilité qu’il m’ait été donné d’observer. Et une réactivité incroyable

La possibilité de créer des espaces personnalisés permet de créer un setup incroyable, qui rivalise avec une organisation analogique comme aucun autre logiciel. Chaque tâche est une page. Chaque « Projet » est un dossier. Et tous ces éléments peuvent être mentionnés et modifiés à plusieurs endroits en même temps.

Il est possible de partager une page à n’importe qui dont vous avez l’adresse email, ou même publiquement si vous le souhaitez ! Vous pouvez également attribuer une tâche à une personne si elle a accès à votre espace Notion. Et il est bien sûr possible d’attribuer une échéance et de recevoir des notifications.

Et tout ça, c’est sans vous parler d’innombrables possibilités telles que

  • Intégration d’images, vidéos, musiques, code et autres médias,
  • Mise en place de tableaux et de bases de données avancées
  • Intelligence Artificielle (en beta)

Mais pas parfait

Cependant, l’outil est loin d’être parfait.

Premièrement, la prise en main peut être difficile. Notion a le défaut de ses qualités. L’outil est incroyablement versatile et complet. Dès lors développer les compétences pour en tirer toute sa valeur est une tâche de longue haleine. Cependant, une fois maîtrisées, ces compétences pourront vous accompagner à travers de nombreux logiciels de prise de notes.

Ensuite, l’outil demande beaucoup d’efforts de mise en place. Encore une fois, le prix de ses qualités. La complexité nécessaire pour construire un tel système est grande. Et il faut prévoir beaucoup de temps pour le construire.

Entre le moment où j’ai débuté la construction de mon outil, et le moment où j’ai enfin pu lui faire pleinement confiance, il s’est écoulé plus de 3 mois. C’est énorme. Et encore, je connaissais déjà bien l’outil. Imaginez le temps qu’un débutant doit consacrer pour arriver au même résultat. Sans aucune garantie de succès !

Enfin, il manque des fonctionnalités. Par exemple, il est impossible de synchroniser ses tâches directement dans Google Agenda. La géolocalisation pour certains rappels me manque beaucoup également. Et la gestion des tâches récurrentes est poussive au mieux.

Pour combien ?

Le sur-mesure n’est pas forcément cher. Notion est entièrement gratuit. Cependant, l’utilisation de cet outil a un coût qu’il ne faut pas négliger. Tenez compte du temps de construction que prendra votre système. Ainsi que de l’apprentissage nécessaire. Si vous souhaitez commencer au mieux et mettre en place une organisation GTD, j’ai une solution pour vous.

Mon choix

Mon Horizon Manager me permet de définir si je suis bien la vision que je me suis fixé

Notion vous intéresse ? Mais vous n’avez pas le temps de créer votre propre espace ? J’ai la solution pour vous. J’ai condensé tout mon apprentissage de la méthode GTD et de Notion dans un outil sur mesure. Vous y retrouverez mon gestionnaire de tâche. Mais également un « Horizon Manager ». C’est un outil permettant de définir au mieux vos objectifs, et votre vison à moyen terme. J’en parle dans cet article.

C’est entièrement accessible aux débutants, puisque tout l’outil est commenté. J’inclus d’ailleurs le résumé de la méthode GTD sous forme d’eBook pour mieux démarrer ! Si vous êtes sérieux quant à votre démarche et que vous souhaitez enfin dépasser vos problèmes d’organisation, c’est le meilleur choix pour vous.

Pour en savoir plus, cliquez ici :

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