Pourquoi utiliser un système de productivité basique dans notre organisation personnelle est nécessaire à tout être humain ?
L’amélioration de sa productivité est surtout une manière d’améliorer son quotidien à mes yeux. Il s’agit de déléguer à des systèmes ce que notre esprit ne fait pas correctement, ou nous fatigue. De cette manière, nous débloquons plus de temps pour faire des choses importantes à nos yeux, et nous réduisons notre stress.
Nous cessons de nous reposer sur notre cerveau pour faire des choses qu’il n’est pas construit pour faire. En effet, il est nécessaire de comprendre que notre cerveau n’est pas adapté à toutes les tâches que nous lui imposons dans notre organisation personnelle. Pour certaines, l’utilisation d’un système de productivité adapté est largement plus efficace, et pour d’autres il nous permet simplement d’alléger la charger qu’on impose à notre cerveau.
Les 3 types de tâches dans l’organisation personnelle
Ce diagramme tiré d’une vidéo d’Ali Abdaal qui a inspiré cet article explique parfaitement la capacité de notre cerveau à faire face à certaines tâches, séparées en 3 catégories.
- Type 1 : notre cerveau est le meilleur outil pour ce qui a trait à
- La créativité
- Au plaisir,
- La relaxation
- Aux connexions sociales
- Type 2 : nous utilisons notre cerveau, mais ce n’est pas le meilleur outil pour retenir
- Les tâches à réaliser
- Les événements programmés (calendriers)
- Le contenu de nos emails
- Type 3 : Un système est clairement plus indiqué pour retenir
- Les numéros de téléphone
- Les anniversaires d’autres personnes
Dès lors, nous pouvons définir facilement comment se débarrasser des tâches qui sont le moins efficaces pour nous. L’app « contact » de n’importe quel téléphone portale depuis ces 15 dernières années faisait largement le travail d’enregistrer les numéros de téléphone et les dates d’anniversaire de nos contacts.
Pourquoi ne pas aller plus loin dans notre organisation personnelle ? Pourquoi ne pas libérer de l’espace dans notre cerveau afin de permettre à ce dernier de se consacrer à ce qu’il fait de mieux ?
Niveau 1 : Garder sa vie sous contrôle (Ron)
À l’image de Ron, nous allons simplement essayer de prendre le contrôle sur notre vie, sans se laisser submerger par la charge d’information qui pèse sur nous au quotidien. Pour ça, il suffit de mettre en place quelques outils que vous avez déjà probablement dans votre smartphone.
Je reviendrai en détail sur ce niveau dans un autre article, mais voyons ensemble de quoi il s’agit.
Calendrier
Utilisez un calendrier pour noter les événements, les soirées, et les rendez-vous auxquels vous devez vous rendre.
Les apps intégrées sur votre smartphone telles que Apple Calendrier (anciennement iCal), ou Google Agenda sont parfaitement adaptés pour ça.
Si vous partez de 0, ma recommandation est d’utiliser Google Agenda pour démarrer. Ça vous donnera plus de flexibilité pour automatiser ou s’intégrer à différents systèmes dans le futur.
To Do list
De la même manière, pourquoi forcer son cerveau à retenir les choses que vous avez à faire ? Vous avez un outil dans votre poche 90 % du temps qui peut vous le rappeler ? Si vous n’écrivez pas ce que vous devez vous remémorer dans une to-do list, vous avez très peu de chances de vous en souvenir.
L’app « Rappels » intégrée à l’iPhone est une des meilleures que j’ai eu l’occasion de tester. Elle a également l’immense avantage d’être entièrement gratuite. Google Keep n’est pas mauvais, mais clairement pas du même niveau.
Enfin, il est possible d’aller beaucoup plus loin et d’appliquer une véritable organisation « GTD » pour prendre le contrôle de votre vie. Vous pouvez découvrir de quoi il s’agit dans cet article.
File Manager
L’utilisation d’un ordinateur ou d’un smartphone est de facto liée à une gestion correcte des fichiers. Le problème, c’est que nous avons tendance à stocker des tonnes de fichiers sans une bonne organisation personnelle. Ce qui nous freine dans notre productivité.
Je reviendrai en détail sur l’organisation de fichiers plus tard. Mais retenez ces éléments suivants pour avoir une bonne organisation personnelle en attendant.
- Vos fichiers doivent être organisés d’une manière logique et efficace pour vous.
- Interdiction de laisser des fichiers orphelins traîner tout seuls (sur votre bureau par exemple).
- Créez un point d’entrée unique pour tous vos fichiers, afin de savoir qu’ils doivent être organisés
- Ne laissez pas le chaos se construire ; faites le point sur vos fichiers non organisés régulièrement
- Utilisez la fonction recherche, particulièrement sur mac où Spotlight est très efficace.
Dernier élément pour maintenir sa vie à flot et pas des moindres, il s’agit d’apprendre à gérer ses emails correctement. Pour ça, je vous redirige vers cet article spécifique qui vous explique ma méthode.
En quelques mots, il s’agit de ne toucher chaque email qu’une seule et unique fois pour éviter d’encombrer sa boîte de réception et garder l’esprit clair lorsque l’on utilise son client mail.
Niveau 2 : Capturer de nouvelles informations (Hermione)
Une fois votre vie sous contrôle, nous pouvons développer à l’image d’Hermione une série d’outils pour nous permettre de retenir les informations qui nous entourent. C’est particulièrement vrai si vous consommez beaucoup de médias, il est possible que vous ayez tellement d’information autour de vous que vous ne sachez pas vraiment comment les retenir.
Prenez le temps de mettre en place quelques outils pour retrouver les informations que vous consommez au moment où vous en avez besoin :
- Lisez sur Kindle pour surligner les passages importants
- Utilisez une application de lecture différée pour enregistrer les médias que vous souhaitez lire plus tard
- Utilisez Readwise pour centraliser vos « highlights » et les revisiter plus tard
- Prenez des notes lorsque vous avez des idées qui vous passent par la tête, afin de les revisiter plus tard !
Niveau 3 : Construire un second cerveau (Dumbledore)
Une fois que les deux niveaux précédents sont maîtrisés, vous pourrez enfin construire un système entièrement personnalisé, qui correspond parfaitement à vos besoins. À l’instar de Dumbledore, vous aurez l’envie d’utiliser votre « Pensine » !
Cet outil vous permettra de faire resurfacer les informations que vous avez déjà croisées lorsque vous en aurez besoin, sans devoir tout reprendre depuis le début. Il vous permettra d’économiser énormément de temps, et d’automatiser votre travail au quotidien.
Bien plus qu’un outil créatif, c’est une véritable méthode de productivité qui peut améliorer le quotidien de toute personne qui utilise un ordinateur ou de l’information dans son travail.
Pour en savoir plus, lisez le livre « building a second brain », ou lisez mon résumé en français !
Vous venez de lire l’introduction de mon livre !
Vous venez de lire une partie des éléments dont je parle dans mon livre « De Débutant à Sorcier de la productivité ». Dans ce dernier, je vais bien plus en profondeur dans chacun des éléments mentionnés dans cet article.
Si vous avez besoin d’aller plus loin, je vous recommande chaudement de le télécharger en laissant remplissant le formulaire qui suit !
6 réponses
Article très sympa. L’organisation n’étant pas mon fort, j’ai découvert ici plein de nouvels outils, et tu m’as donné envie de lire le livre building a second brain
Je suis content que ça te parle ! C’est un excellent ouvrage !
Je suis pourtant d’une ‘génération’ antérieure à Harry Potter … mais j’ai beaucoup aimé cet article qui donne des exemples précis d’organisation … j’utilise beaucoup les app apple synchronisées entre mon telephone, mon iPad et mon book et puis le fait de ne traiter qu’une seule fois mes emails (j’appelle cela la méthode OHIO, Only Handle It Once) … Merci pour cet article que je partage avec plaisir …
Merci beaucoup pour ton commentaire !