Résumé français de « Getting Things Done » par David Allen

« S’organiser pour réussir : La méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans stress ! » ou dans sa version originale : « Getting Things Done: The Art of Stress-free productivity » fait partie de ces livres qui ont tellement changé ma vie que leur lecture me semble indispensable.

L’organisation GTD une fois portée à un environnement numérique m’a permis non seulement de révolutionner ma productivité, mais également de créer un système sur lequel me reposer lorsque ma mémoire me fait défaut. Il s’agit ici de la fondation qui m’a permis de mettre de l’ordre dans ma vie, et m’a permis de consacrer du temps à ce qui m’importait.

Je ne parlerai pas ici de la manière dont j’ai mis en application les préceptes de ce livre. Il y a déjà d’autres articles traitant du sujet. Cependant, je me permets de vous recommander la lecture des articles suivants :

• « Mon organisation GTD dans Notion »
• « Les 6 éléments à connaître pour atteindre vos objectifs en 2023 »
• « Trois niveaux d’organisation personnelle selon Harry Potter »

Et également de mon résumé en français de « Building A Second Brain » ou « Construire un second cerveau » en titre original qui propose une méthode qui me semble parfaitement complémentaire à « Getting Things Done » (GTD).

Je résumerai cette méthode comme elle est présentée dans le livre, c’est-à-dire prévue de base pour une organisation analogique sur papier. Mais sachez qu’il est tout à fait possible de porter cette organisation dans un monde numérique, d’une manière largement plus simple. J’y reviendrai en fin d’article.

L’auteur

David Allen est un consultant en gestion du temps et un pionnier de la productivité personnelle. Son livre « Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity » sorti en 2001 est désormais un best-seller et une référence dans le milieu de la productivité personnel, et a eu droit à une mise à jour en 2015. L’auteur est également derrière d’autres ouvrages sur le management :

• « Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life » (2003)
• « Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life » (2008)

En plus de son activité d’écriture, David Allen est également conférencier et coach personnel dans le domaine de l’organisation. La mise en application de sa méthode « Getting Things Done » est au cœur de sa formation, permettant à ses élèves d’avoir leur quotidien sous contrôle, et de développer une vue d’ensemble de leurs objectifs.

La méthode « Getting Things Done » (GTD) en quelques mots

La méthode « Getting Things Done » (GTD) a été créée pour vous aider à faire les choses que vous devez faire, tout en y consacrant moins de temps, d’énergie et d’efforts, pour que vous puissiez enfin faire ce que vous voulez faire.

Le principe premier de la méthode GTD est de capturer l’intégralité des tâches, rappels et notes qui peuvent traîner dans votre cerveau, et les externaliser vers un système externe pour vous permettre de retrouver de l’énergie mentale, vous permettant de vous concentrer à 100 % sur la tâche que vous êtes en train d’accomplir à l’instant.

« Votre cerveau existe pour avoir des idées, pas pour les contenir. »

David Allen — Getting Things Done

Pour ce faire, vous allez devoir capturer l’intégralité de vos tâches et rappels, afin de les noter dans des listes, fichiers et dans votre calendrier. Cela vous permettra d’être conscient et au contrôle de l’intégralité de votre charge de travail, afin de pouvoir être entièrement dans le moment présent sans avoir cette impression irrationnelle que vous devez faire, ou que vous oubliez quelque chose.

La méthode « Getting Things Done » (GTD) se compose de 5 étapes :

1. Capturer tous les problèmes, idées, et concept qui prennent votre attention
2. Clarifier ce que chacun d’entre eux signifie, et ce que vous pouvez y faire
3. Organiser les décisions et actions que vous avez déterminées lors de l’étape précédente
4. Réfléchir à ce que vous avez en face de vous pour choisir quelle sera votre prochaine tâche
5. Agir, c’est-à-dire accomplir la tâche déterminée.

Lors de votre mise en œuvre de cette méthode, vous réaliserez que vous avez une grande charge mentale à capturer et entreprendre, ce qui vous prendra pas mal de temps. Une fois que vous aurez terminé, chaque élément se trouvera au bon endroit. Vous pourrez ensuite repasser par ces 5 étapes régulièrement (par exemple tous les jours, ou une fois par semaine) pour maintenir votre système à jour et votre esprit clair.

Première étape : capturer

La première étape consiste à capturer chaque idée, rappel et information pour les sortir de votre tête. Capturez l’intégralité de ce qui vous passe par la tête : grand et petit, court ou long terme… tout ce qui se passe dans votre vie pour lequel vous avez une motivation ou un engagement et qui traîne au fond de votre esprit. Cela va d’idées de projets professionnels à la réparation d’un iPhone qui traîne dans votre tiroir pour l’offrir à votre nièce.

Créez une « corbeille d’entrées » ou « Inbox » dans laquelle vous déposerez tout ce que vous trouverez. C’est le point d’entrée unique de votre système. Faites le tour de votre bureau, fouillez les tiroirs de cuisine, retournez votre sac d’ordinateur et passez au peigne fin tous les recoins qui pourraient contenir une note ou un rappel que vous devez traiter. Passez ensuite à votre cerveau, écrivez tout ce qui vous passe par la tête ! Chaque idée et chaque « boucle ouverte » qui vous taraude — que ce soit à propos d’une réunion que vous venez d’avoir ou d’un cadeau pour l’anniversaire de votre mère la semaine prochaine.

Mettez tout dans votre « inbox ». Ne vous arrêtez pas pour travailler sur autre chose — concentrez-vous simplement sur la capture de chaque élément. Ne prenez pas la peine de le trier maintenant, l’important à cette étape est d’éviter de laisser la moindre pierre non retournée.

L’idéal ensuite sera de développer une habitude de capturer tout ce qui vous passe par la tête. Cela vous permettra d’avoir un point d’entrée unique à vérifier régulièrement pour rester organisé.

Seconde étape : clarifier

La prochaine étape consiste à déterminer quelle est la prochaine action immédiate à entreprendre pour progresser vers le résultat que l’on souhaite obtenir. L’« action suivante » est la prochaine action immédiate que vous pouvez prendre pour progresser dans un projet. Par exemple, si l’élément indique « planifier une réunion » : quelles sont les actions nécessaires pour planifier cette réunion ? Vérifier votre disponibilité ? Réserver une salle de conférence ? Envoyer des demandes de réunion par e-mail ?

Cette prise de décision en amont augmente votre productivité, car elle vous oblige à déterminer comment aborder un élément lorsqu’il se présente à vous plutôt que d’attendre d’être confronté à un contretemps. Clarifier les actions suivantes transforme les tâches apparemment intimidantes en actions faciles à réaliser et à accomplir.

En fonction de l’action suivante que vous venez de déterminer pour un mémo ou un post-it, vous pouvez :

1. Le jeter. S’il ne nécessite aucune action et que vous n’avez pas besoin de ces informations plus tard, jetez-le.
2. Le conserver pour référence. Dans le cas où les éléments ne nécessitent aucune action, mais ils contiennent des informations qui peuvent être utiles plus tard.
3. Le faire immédiatement. Si l’action suivante prend moins de deux minutes, faites-la maintenant.
4. La transformer en « Projet ». Si l’action à effectuer prend plus d’une étape pour être clôturée, il s’agit d’un « Projet » dans la méthode GTD. Placez un post-it sur cet élément et ajoutez-le dans votre dossier « Projet ».
5. Décider de le déléguer. Si l’action suivante prend plus de deux minutes, demandez-vous si vous êtes la personne la plus adaptée pour agir. Si ce n’est pas le cas, placez un post-it indiquant à qui vous le déléguez. Placez ensuite la note dans la pile en attente.
6. Le conserver pour plus tard. Indiquez les éléments qui ne nécessitent aucune action immédiate, mais que vous souhaitez peut-être garder pour plus tard comme « Someday/Maybe ». Si vous souhaitez créer un rappel pour le reconsidérer à une date spécifique, notez cette date afin de pouvoir le mettre dans votre fichier de rappel ou sur votre calendrier à l’étape suivante. Mettez tous ces éléments dans la pile en attente.
7. Indiquez comme action à venir. Si la complétion de cette tâche prend plus de deux minutes et que vous ne pouvez pas le déléguer, indiquez « Do Next » ou « Action suivante » sur votre note et ajoutez l’élément à votre pile en attente.

Troisième étape : organiser

Dans l’étape de clarification, vous avez pris une décision concernant la prochaine étape pour chaque élément ; maintenant, vous allez organiser les éléments en dossiers, listes et dans votre calendrier.

L’auteur propose une grande variété de listes et de dossiers ayant des objectifs différents, et cela peut être intimidant. Dans un premier temps, concentrez-vous sur une vue d’ensemble : chaque élément doit trouver sa place idéale, ce qui rassurera quant au fait que vous ayez tenu compte de l’intégralité de votre charge mentale, et que vous pourrez tout retrouver au moment où vous en avez besoin.

Bien que vous ayez déjà jeté certains éléments lors de la deuxième étape, vous pourriez toujours tomber sur certains éléments qui, après réflexion, vous semblent inutiles. N’hésitez pas à les jeter.

Maintenant, prenez les éléments non actionnables (les documents gardés pour référence) — que ce soient des menus de la pizzeria du coin ou l’organigramme de votre entreprise — et créez vos fichiers de référence. Il existe deux types de fichiers de référence : des fichiers spécifiques à un type de document, tels que les contrats dont vous pourriez avoir besoin de référence dans le futur, et des fichiers de référence généraux pour tout ce qui ne rentre pas dans une catégorie spécifique.

Pour que vos fichiers de référence soient utiles, votre organisation doit être simple et facilement navigable. Un système de classement efficace vous motive à maintenir le classement des nouveaux éléments et facilite la recherche des documents lorsque vous en avez besoin.

Maintenant, abordez le tas en attente. En fonction de ce que vous avez décidé à l’étape précédente, placez chaque élément dans l’un des endroits suivants :

1. Liste de projets : il s’agit d’un index de vos projets en cours de planification, ce qui vous aide à suivre la ligne d’arrivée de chaque projet et à déterminer de manière cohérente la prochaine action de chaque projet.
2. Fichiers de soutien aux projets : tous les documents vous permettant de progresser dans un projet, tel que des plans, des recherches, des factures et d’autres documents de ce genre.
3. Liste « En attente » : cette liste vous permet de suivre les tâches dont vous attendez une intervention extérieure, ou les éléments que vous avez décidé de déléguer.
4. Liste « Someday/Maybe » ou « Un jour peut-être » : c’est une liste en cours des choses que vous souhaitez accomplir à l’avenir. Vous devez examiner cette liste régulièrement afin de décider quand le moment est venu de poursuivre l’une de ces idées.
5. Le fichier « Aide-mémoire » : destiné à stimuler votre mémoire, il s’agit d’un système de classement qui contient des informations, des documents et des rappels dont vous n’aurez pas besoin avant un certain moment, comme une affiche pour un concert qui n’aura pas lieu pas avant trois mois.
6. Le calendrier : De manière évidente, vous avez besoin d’un calendrier. Il est destiné aux éléments qui doivent être effectués à un moment déterminé, tel que des rendez-vous, ou des échéances. Attention, votre calendrier doit être sacré ! Seuls les éléments clairement définis dans le temps doivent y figurer.
7. Liste des « actions à venir » ou « Do Next » : Il s’agit d’une liste de tâches à aborder dès que possible. Imaginez tous ces éléments qui n’ont pas de date clairement indiquée, mais dont l’accomplissement est nécessaire pour avancer dans un projet par exemple. Vous retrouverez ici de nombreuses tâches de plus de deux minutes que vous n’avez pas pu actionner immédiatement. Si vous avez plus de dix actions « à venir » sur cette liste, il est utile de les diviser en catégories en fonction de ce dont vous avez besoin telles que l’endroit où vous devez être pour les aborder (bureau, maison…) ou les outils nécessaires (téléphone, ordinateur…).

Quatrième étape : réfléchir

Pensez à passer en revue régulièrement toutes vos listes et fichiers. Cela va vous permettre de prendre de meilleures décisions quant aux tâches à aborder. Examinez votre calendrier quotidiennement et votre liste d’actions « à venir » fréquemment, afin de toujours être au fait de votre emploi du temps, ainsi que ce qui doit être fait dès que vous avez un peu de temps.

Le rythme effréné de la vie moderne, et les nouveaux éléments qui apparaissent constamment rendent la tâche de garder un système parfaitement à jour en permanence presque impossible. C’est la raison pour laquelle une revue hebdomadaire est essentielle pour garder vos listes et fichiers en ordre et à jour.

Pendant cette revue hebdomadaire, vous allez :

• Capturer tout ce que vous n’avez pas encore capturé
• Clarifier tous les éléments que vous n’avez pas encore clarifiés
• Examiner les différentes listes que vous avez mises en place au point précédent
• Mettre à jour vos listes
• Nettoyer et vider les choses où cela est nécessaire
• Faire le tour de votre système d’organisation dans son ensemble pour vous assurer que tout fonctionne bien

En plus de rattraper le retard, votre revue hebdomadaire est l’occasion de réfléchir aux idées et projets à grande échelle et de considérer si vos obligations quotidiennes s’alignent avec vos objectifs et valeurs profondes.

Cinquième étape : agir

Le système Getting Things Done est conçu pour vous aider à prendre des décisions informées sur la façon dont vous gérez vos tâches au quotidien. C’est-à-dire ce que vous faites pour gérer votre temps. Vous ne pouvez avoir en confiance en vos décisions que si vous être certain de ce que vous devez faire.

Maintenant que vous avez une liste d’actions à effectuer, vous devez choisir à quoi vous consacrer aujourd’hui, et dans quel ordre. Pour cela, vous pouvez utiliser les modèles suivants :

Le modèle à quatre critères : réduisez vos options

Ce modèle vous aide à réduire vos choix en fonction de quatre critères :

1. Contexte : Certaines tâches nécessitent que vous soyez à un certain endroit ou que vous ayez accès à un certain outil (par exemple, au bureau ou devant un ordinateur). Il est utile que vous ayez déjà trié vos prochaines actions dans des listes spécifiques au contexte.
2. Temps disponible : Certaines tâches nécessitent une heure de concentration, alors si vous n’avez que quelques minutes avant votre prochain rendez-vous, ce n’est pas le moment pour cette tâche.
3. Énergie disponible : Certaines tâches nécessitent beaucoup d’énergie mentale ou physique, tandis que d’autres n’en ont pas besoin. Ne vous attaquez qu’à ce dont vous avez l’énergie de prendre en charge.
4. Priorité : Après avoir réduit vos options avec les trois premiers critères, la priorisation sera une décision plus subjective basée sur votre intuition et votre jugement. Les deux modèles suivants peuvent vous aider.

Le modèle à trois volets : types d’action.

Pour prendre une décision éclairée quant à la prise en charge d’une tâche, vous devez comprendre à quelle catégorie elle appartient :

1. Prédéfini : Il s’agit essentiellement de tout ce qui figure sur votre liste d’actions à venir (Do next) et votre calendrier.
2. Imprévu : Vous devrez toujours faire face à des tâches imprévues qui surviennent au cours de la journée, que ce soit un rapport de dernière minute ou une crevaison sur votre voiture. Le défi qui se présent à vous est de réussir à prioriser ces éléments qui ont besoin de votre attention immédiate, sans tomber dans le piège de vous tourner par défaut vers ce qui est juste devant vous. Prenez le temps d’évaluer l’importance et l’urgence de ces tâches. (Une Matrice d’Eisenhower peut vous aider pour ça).
3. Entretien : c’est le temps que vous consacrez à l’entretien de votre système GTD. Vider votre bac d’entrée, clarifier les tâches, organiser, classer et effectuer des actions de deux minutes. Il est primordial que vous consacriez du temps au maintien de votre système régulièrement, idéalement lors de votre revue hebdomadaire.

Le modèle à six niveaux : déterminer les priorités

Pour prioriser les options qui s’offrent à vous, vous devez avoir un contexte vous permettant de comprendre comment elles s’inscrivent dans le grand tableau de votre vie et de vos priorités. Il existe six niveaux ou « horizons » différents pour déterminer vos priorités :

1. Rez-de-chaussée : Il s’agit de l’action immédiate ainsi que de votre liste d’actions suivantes. (Exemple : vous devez passer un appel pour le travail.)
2. Horizon 1 : Il s’agit des « projets » en cours à court terme. (Exemple : l’appel concerne un contrat que vous souhaitez clôturer avant la fin de ma semaine.)
3. Horizon 2 : Vous retrouverez ici vos domaines d’intérêt, ou les rôles et les responsabilités que vous avez. Qu’il s’agisse de tâches professionnelles, personnelles, ainsi que vos engagements familiaux. Il ne s’agit pas ici de définir quels sont vos tâches, ou vos projets, mais bien d’identifier les raisons pour lesquelles vous agissez de la manière dont vous le faites. Quel sera l’impact des actions que vous allez entreprendre ? (Exemple : ce contrat correspond à votre description de poste.)
4. Horizon 3 : Il s’agit ici de vos objectifs pour l’année à venir ainsi que la suivante. (Exemple : Si vous signez de nombreux contrats, vous êtes meilleur à votre poste.)
5. Horizon 4 : Vous retrouverez ici votre vision, c’est à dire vos objectifs pour les trois à cinq prochaines années. (Exemple : votre succès professionnel pourrait vous mener à une promotion.)
6. Horizon 5 : Il s’agit de vos raisons d’être et les principes. C’est le contexte à grande échelle de votre vie. Toutes vos actions, projets, domaines d’intérêt, objectifs et visions convergent ici. Ils sont à la fois ce qui les définit, mais également ce qui en découle. (Exemple : une promotion correspondrait à votre vision de carrière, et du style de vie que vous souhaitez.)

Lorsque vous mettez en place votre organisation « Getting Things Done » (GTD), pensez à décomposer ces niveaux dans l’ordre croissant. En partant de ce que vous faites au quotidien, et en vous dirigeant progressivement vers ce qui vous défini, vous aurez une idée bien plus claire de qui vous êtes réellement, et de si la trajectoire que vous prenez actuellement correspond réellement à ce que vous désirez dans la vie.

À l’inverse, une fois que votre organisation GTD est en ordre, vous devrez partir du niveau le plus élevé (la personne que vous souhaitez être) pour définir votre vision, d’où découleront les objectifs, projets et tâches à venir.

Utilisez la méthode de planification naturelle pour planifier des projets

Pour progresser vers vos objectifs, pensez à toujours avoir une « action à venir’ identifiée pour chaque projet en cours, de sorte que progressez constamment dans vos projets. Déterminer les prochaines actions sur de grands projets peut être intimidant, mais suivez simplement le même processus que vous utiliseriez si vous planifiez quelque chose dans votre vie quotidienne, comme un dîner d’anniversaire avec des amis.

Cette approche s’appelle la méthode de planification naturelle et elle consiste en ces étapes :

1. Définissez vos raisons d’être et les principes. De cette manière, vous allez déterminer les limites nécessaires à la complétion de votre objectif. Si vous planifiez un dîner d’anniversaire, votre but est de célébrer, et les limites pourraient être des facteurs comme le niveau de prix que vous souhaitez pour le restaurant.
2. Imaginez votre résultat. Votre but est votre “pourquoi”, tandis que votre résultat est le “quoi”. À quoi ressemblera une réussite ? Quelle sera sa saveur ? Vous pourriez imaginer votre dîner autour d’une grande table extérieure, avec tous vos amis qui rient et partagent des aliments. Lorsque vous imaginez quelque chose et que vous vous concentrez dessus, cela vous aide à le créer et vous rend plus enthousiaste à l’atteindre.
3. Faites un brainstorming. C’est le “comment”. Votre cerveau veut naturellement combler les lacunes pour déterminer comment rendre votre vision réalité. Pendant cette étape, vous pourriez vous demander si le restaurant est ouvert aujourd’hui, à quelle heure vous devez y aller et vous avez de l’essence dans votre voiture. Utilisez des mindmap ou d’autres techniques de brainstorming pour noter autant d’idées que possible sans juger ou critiquer les idées en cours de route.
4. Organisez. C’est l’étape où vous organisez toutes les pensées aléatoires, questions et idées du processus de brainstorming. Vous les organisez naturellement en fonction de la logistique, des priorités et de ce qui doit se passer en premier : appelez le restaurant pour voir s’il est ouvert et faites une réservation, puis invitez les invités, puis habillez-vous et préparez-vous à partir.
5. Déterminez vos prochaines actions. Déterminez ce qui peut réellement être fait maintenant et qui va le faire. Pour le dîner, votre prochaine action est d’appeler le restaurant.

Conclusion : Comment appliquer la méthode « Getting Things Done » (GTD) ?

La mise en place d’une organisation GTD a permis à de nombreuses personnes à travers le monde d’enfin retrouver un esprit clair malgré de nombreuses responsabilités professionnelles. C’est une des méthodes les plus renommées et David Allen est un des experts les plus reconnus du domaine de la productivité personnelle.

Dans mon cas, la mise en place de cette méthode m’a permis de gérer plus facilement mes troubles de l’attention, et de garder le fil de mes projets plutôt que de m’éparpiller. Il ne s’agit pas d’une solution miracle à tous mes problèmes, mais il s’agit néanmoins d’un énorme progrès, tant dans ma productivité personnelle que dans ma santé mentale. Je n’ai plus cette peur d’oublier tout, car je sais que c’est noté quelque part. Je n’ai plus peur de ne pas savoir quoi faire, mon système me le rappelle quand c’est nécessaire.

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