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Comment garder sa vie sous contrôle ?

[Organisez-vous niveau 1]

Après avoir expliqué pourquoi un système de productivité amène une nette amélioration dans le quotidien dans l’article précédent celui-ci, je voudrais prendre un peu plus de temps pour approfondir les bases.

Pour reprendre l’allégorie des personnages de Harry Potter, nous allons approfondir le niveau « Ron » dans cet article. Ce premier niveau d’organisation est là pour vous permettre de reprendre le contrôle de votre quotidien, garder sa vie sous contrôle. Pour vous permettre de ne plus être surpris par des échéances oubliées ou des rendez-vous inconnus. Ce premier niveau devrait être mis en application par tous ceux qui n’ont pas déjà un système en place.

« Votre cerveau existe pour avoir des idées, pas pour les contenir.« 

David Allen – Getting Things Done

L’idée va donc être de déléguer à un système les tâches qui encombrent actuellement votre cerveau. Je vais présenter dans la suite des applications numériques qui ont l’immense avantage d’être interactives. Vous recevez des notifications, vous pouvez rechercher des informations facilement… Mais il est tout à fait possible d’utiliser une organisation au format papier dans un organiseur si vous le préférez. Sachez seulement que l’outil analogique a ses limites et qu’il est possible de faire mieux aujourd’hui.

Mettre en place un calendrier

N’avez-vous jamais oublié un rendez-vous chez le dentiste ou un resto avec un ami prévu plusieurs semaines à l’avance ? Il est pourtant facile de ne plus être confronté à ce genre de problèmes.

Pour moi, la première chose à mettre en place dans un système de productivité pour garder sa vie sous contrôle est un calendrier. Déléguer à un système la mémoire nécessaire pour se souvenir de tous ses rendez-vous peut considérablement améliorer votre quotidien. Pour cela il existe des dizaines d’apps toutes plus complètes (et complexes) les unes que les autres. Citons par exemple Fantastical, ou Timepage.

Mais pour commencer, je pense que l’idéal est de se reposer sur ce que vous utilisez déjà. À savoir Google Agenda si vous utilisez un smartphone Android, ou Apple Calendrier (anciennement iCal) si vous utilisez un iPhone. Sachez également que vous pouvez utiliser plusieurs adresses mail sur ces applications, et même les mélanger entre environnements.

Ma recommandation si vous partez de 0 : utilisez Google Agenda pour créer votre compte. Ça vous donnera plus de flexibilité pour automatiser ou s’intégrer à différents systèmes dans le futur. C’est exactement ce que j’ai fait, et pourtant j’utilise principalement Apple Calendrier comme outil de planification.

Cet article demeure généraliste sur ce sujet. Si vous souhaitez aller plus loin, j’ai un article spécifique à l’utilisation d’Apple Calendrier et Google Agenda, avec les astuces pour en tirer le maximum.

Que noter dans son calendrier ?

Certaines tâches peuvent trouver leurs places à la fois dans un calendrier et dans un gestionnaire de tâche. Ma recommandation sera de suivre votre instinct pour répartir vos tâches. Mais il me semble évident que les événements récurrents ont principalement leurs places dans un calendrier.

Personnellement, j’ai commencé par insérer des « blocs » de temps dédiés à mes habitudes, dans un calendrier spécifique. Tous les matins, je sais que je ne serai pas disponible avant 9 h. Je sais que j’ai un ensemble d’habitudes à respecter pour être efficace. De même, au soir, je sais que je ne serai pas disponible après 18 h dans une journée normale. Je pense également à bloquer 45 minutes à midi, où je serai occupé à manger ou prendre ma respiration.

Le double avantage à planifier les choses de cette manière, c’est qu’il nous pousse à avoir des habitudes saines. Avoir une représentation visuelle de ces décisions nous pousse à respecter ces habitudes. Ce qui nous empêche de mettre une réunion en plein milieu par exemple. Il est nécessaire de se respecter pour produire son meilleur travail.

J’ai masqué la plupart de mes calendriers par souci de confidentialité, mais vous pouvez les voir dans la barre latérale, ainsi que mes blocs « habitude »

Utilisez plusieurs calendriers

Oui, il est possible d’utiliser plusieurs calendriers pour une seule adresse mail. Et cette fonctionnalité vous permet de mettre en avant par des blocs de couleurs différentes vos différentes obligations.

Par exemple, j’ai calendrier de couleur différentes pour mes habitudes, mes obligations personnelles, professionnelles et familiales. J’ai même un calendrier spécifique pour les obligations que je partage avec ma compagne concernant le chien !

Une excellente manière de faciliter votre organisation de couple/groupe est en effet d’utiliser un calendrier partagé pour noter vos obligations communes.

Maintenant que l’on oublie plus nos échéances, on peut se consacrer à tout ce qui ne rentre pas dans un calendrier.

To Do List

De la même manière que pour vos échéances, forcer son cerveau à retenir les choses que vous avez à faire est futile. Particulièrement lorsqu’un outil qui est 90 % dans votre poche peut vous le rappeler. Si vous n’écrivez pas ce que vous devez vous remémorer dans une to-do list, vous avez très peu de chances de vous en rappeler.

Encore une fois, si vous préférez le papier, c’est tout à fait réalisable. Mais il existe d’excellents outils qui sont déjà sur vos smartphones pour garder sa vie sous contrôle.

Google Keep peut vous correspondre si vous êtes sur Android, mais n’est définitivement pas la meilleure app du monde, cependant c’est mieux que rien. Apple « Rappels » est définitivement la meilleure app gratuite que vous pouvez utiliser, et elle s’améliore d’année en année.

En plus de mon organisation des tâches dans Notion, j’utilise Apple Rappels pour gérer mes troubles de l’attention quand aux tâches quotidiennes.

Si vous souhaitez aller un peu plus loin, ToDoist est très répandu. Mais mon choix payant (en dehors de mon système personnalisé sur Notion) se reportera sur Things. C’est à mon avis la meilleure app disponible sur le marché. Elle vaut parfaitement son prix si vous utilisez réellement les fonctionnalités intégrées, spécialement sur Mac. Things permet également la mise en place d’une méthode GTD sans aucun souci.

Enfin, si vous souhaitez quelque chose de sur mesure, Notion peut être un excellent outil de gestion de tâche. Cependant s’il demande beaucoup d’efforts de mise en place et de maintenance. Je vous en parle dans un autre article où je vous explique en détail mon organisation GTD dans Notion.

Je ne sais pas ce que j’ai oublié…

Attention, l’inconvénient d’une organisation complète, c’est qu’elle ne fonctionne que si vous notez TOUT dedans. 100 % ou rien. Si votre système de rappel/calendrier ne couvre que 90 % de votre vie, vous ne pouvez pas lui faire confiance.

Vous allez être tout aussi stressé que sans organisation, car les 10 % restant dans votre cerveau sont susceptibles d’être oubliés. Ça a été ma plus grande erreur pendant longtemps ! N’oubliez jamais qu’une boucle ouverte dans votre cerveau est très certainement un oubli en devenir.

Pour ce qui est de l’organisation de votre application de « To Do », je vous laisse seul juge. Nous avons tous nos affinités. Cependant, sachez qu’un système de « Rappels » qui n’est pas maintenu à jour est voué à l’échec. C’est un système qui ne fonctionnera plus, tôt ou tard. Il est toujours nécessaire de prévoir des moments où l’on parcourt son système le nettoyer. C’est à dire : supprimer les tâches qui ne sont plus en accord avec nos objectifs.

File Manager

L’utilisation d’un ordinateur ou d’un smartphone est bien sûr liée à une gestion correcte des fichiers. Le problème, c’est que nous avons tendance à stocker des piles et des piles de fichiers. Sans une bonne organisation, c’est contre-productif. Garder sa vie sous contrôle, c’est aussi garder ses fichiers sous contrôle, et organisés.

Plutôt que d’oublier des disques durs que l’on a jamais avec sois lorsque l’on en a besoin. Peut-être devriez-vous utiliser un service de stockage cloud. Une fois de plus, vous avez le choix à travers de nombreux services : Google Drive, Dropbox, iCloud, OneDrive, …)

Il est difficile de choisir véritablement un gagnant dans cette catégorie. Ma recommandation sera donc de tester et de voir ce que vous préférez. Personnellement j’utilise iCloud Drive pour mes fichiers personnels, et Google Drive pour mes fichiers pros.

Mon organisation de fichier suit une organisation GTD et P.A.R.A. Mon point d’entrée se nomme « IN », et je sépare mes fichiers perso et pro entre deux services de stockage cloud différents.

Une bonne organisation

Ensuite, il est nécessaire d’avoir une bonne organisation pour s’y retrouver. Utilisez la logique « GTD » pour avoir un point d’entrée unique. Tous vos fichiers dans ce dossier seront en attendant de choisir leur destination. Dans mon organisation, il s’agit de « IN » (voir image). Ensuite je suis une organisation « P.A.R.A. » tirée de « Building a Second Brain ». J’y reviendrai en détail dans un article spécifique.

Pour l’instant ne vous inquiétez pas trop de tout ça. Ce qui est important c’est surtout que vous avez une organisation personnelle dans laquelle vous pouvez vous retrouver. Surtout, ne laissez pas vos fichiers traîner n’importe où. Sur votre bureau par exemple.

N’hésitez pas a user et abuser de la fonction recherche sur votre ordinateur. Si vous avez un Mac, le raccourci clavier cmd+espace vous permet d’afficher Spotlight. Cet outil vous permet de faire une recherche à travers tout dans votre ordinateur à tout moment.

Email

Dernier élément pour garder sa vie sous contrôle et pas des moindres, il s’agit d’apprendre à gérer ses emails correctement.

Pour ça, je vous redirige vers un article entièrement dédié à cette problématique. Je vous y explique ma méthode en détail. En quelques mots, il s’agit de ne toucher chaque e-mail qu’une seule et unique fois . Cela permet de ne pas encombrer sa boîte de réception. De quoi garder un esprit clair lorsque l’on utilise son client mail.

Conclusion

Une fois de plus, j’insiste que la mise en place d’un système de productivité de base est la pierre angulaire nécessaire à tout un chacun pour améliorer sa vie quotidienne. C’est cet élément précis qui me passionne d’ailleurs pour la productivité . Elle permet à n’importe qui de mettre un peu plus d’ordre dans sa vie. Et une fois que le chaos quotidien est maîtrisé, on peut enfin s’élever en tant qu’humain.

C’est d’ailleurs exactement ce que nous allons explorer dans la prochaine étape. Maintenant que le chaos quotidien est maîtrisé, nous pouvons mettre en place une série d’outils pour retenir les informations qui nous entourent. Pour éveiller l’Hermione qui sommeille en vous, visitez l’article « Capturer de nouvelles informations » !

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10 réponses

  1. Bonjour merci pour les informations. Pour m’organiser, j’ai déjà utilisé le calendrier Google, le problème est le manque de visibilité globale et rapide sur smartphone. On ne voit pas aussi bien sa semaine que sur un vrai petit agenda papier. Du coup je suis revenu à un petit agenda papier format A6 pour tenir dans ma poche. Chaque jour j’utilise aussi un petit papier format A6 qui me suis partout.
    Ensuite j’utilisais les to do lists mais elles grandissaient trop vite, je n’arrivais pas à faire tout ce que j’avais écrit même en utilisant les priorités. Cela me stressait beaucoup. J’ai décidé de ne plus être parfait et de laisser tomber certaines choses ne les trouvant finalement pas importantes.
    Par contre chaque jour j’utilise des alarmes pour ne pas oublier de partir aux rdv. Et je prépare la veille les affaires dont j’ai besoin.
    J’ai aussi utilisé la méthode GTD Get To Done. Très logique mais quand meme lourde pour un individu. C’est bon pour du secrétariat, une entreprise.
    Finalement je paie mes factures de suite 9u les programme, et je trie mes papiers une ou 2 fois par an. Je n’oublie rien et je ne stresse plus.
    J’ai essayé pendant des années de tout garder sous contrôle et cela me générai plus de stress que d’avantages. En lâchant ce contrôle a 100% finalement les choses s’arrangent d’elles mêmes. Je ne contrôle plus que 20% de mes affaires et j’ai quand même 98% de réussite, seulement 2% d’oublis. Et après tout ces oublis n’ont pas autant d’importance que ça.
    Merci pour ton article, ce n’est pas pour critiquer mais plus pour témoigner que j’écris ce commentaire et apporter un avis différent. Je vais regarder ton blog dont j’aime bien le nom. Je suis toujours à la recherche d’astuces pour gagner du temps et du confort dans ma « philosophie de vie ».
    Bonne journée
    Raphaël

    1. Je suis complètement en désaccord avec toi concernant la méthode GTD. Bien appliquée, elle est très efficace pour un individu, car elle permet de remarquer ce qui est important. Si tu te traînes une tâche depuis 15 jours et que tu la reportes en permanence, elle n’est pas dans la bonne liste. Il faut soit la supprimer, soit la déplacer dans ta catégorie « someday ». Il n’y a pas de culpabilité à en tirer, c’est ton inconscient qui a priorisé à ta place. Peut-être que cette tâche n’a en fait aucun intérêt à tes yeux.

      Pour ce qui est de la visibilité de Google Agenda, peut-être qu’une autre app comme Moleskine Timepage (https://www.moleskine.com/fr-fr/app_timepage.html) ou Fantastical (https://flexibits.com/fantastical) te conviendrait mieux… Ou une tablette ? Personnellement mon iPhone ne sert que de rappel ou de prise de rendez-vous immédiat. Lorsque je souhaite véritablement m’organiser et prévoir des « blocs » pour accomplir quelque chose, j’ouvre mon calendrier sur mon MacBook Pro (16 pouces, ou 27 pouces sur écran externe) ou sur mon iPad (12,9 pouces). C’est-à-dire sur un grand écran.

      Maintenant je comprends qu’il s’agit d’une utilisation avancée et que tout le monde ne souhaite pas investir dans des outils aussi chers. Il y a probablement la possibilité de le faire sur des outils beaucoup moins cher, mais je ne préfère pas m’avancer puisque je ne les utilise pas.

  2. Bonjour.
    Merci pour cet article. Mon conjoint et moi avons un agenda partagé (sur apple) pour gérer les rendez-vous. C’est vraiment très pratique pour ne rien oublier. Et ça décharge vraiment la tête tout comme la fonction « Rappels ». Par contre, j’ai de gros progrès à faire pour la gestion des dossiers sur l’ordinateur. J’ai tenté la méthode GTD mais je n’ai pas réussi à la tenir. A voir pour la méthode P.A.R.A.
    Bonne soirée
    Pauline

    1. Si tu es à l’aise avec l’anglais, je te recommande chaudement la lecture de Building A Second Brain pour mettre en place cette méthode : https://amzn.to/3USqQJU. Dans le cas contraire, abonnes-toi à ma newsletter. Je vais résumer le livre, et détailler cette méthode dans les prochaines semaines 🙂

  3. Merci pour cet article. Moi aussi je trouve essentiel d’avoir ces bases que sont le calendrier la to-do list… histoire de « désencombrer » mon cerveau et de passer à autre chose !

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