Le problème avec l’Inbox 0, comment gérer ses emails en 10 min ?

Le 9 janvier 2007, Steve Jobs présentait l’iPhone. Personne ne le savait à l’époque, mais cet objet allait transformer profondément notre quotidien, et même notre culture.

Pourquoi je vous parle de ça ? Car le point de départ de ma réflexion d’aujourd’hui est lié à un Google Tech talk qui a eu lieu moins d’un an plus tard, où un homme au patronyme incroyable de Merlin Mann exposait une méthode pour gérer ses emails au quotidien nommée « Inbox 0 ».

Qu’est-ce que l’inbox 0 ?

Cette méthode date donc d’une époque ou le smartphone est un mirage, quelque chose qui n’est pas encore dans toutes les poches, et où la manière la plus populaire de consulter ses mails est d’ouvrir son ordinateur.

Qu’il s’agisse de consulter ses mails sur iPhone ou répondre à un email Samsung, on ne l’envisage même pas ! Une minorité d’utilisateurs enthousiastes et orientés business consultent leurs mails sur Blackberry ou Pocket PC (ordinateur de poche, PDA).

Pourtant, l’e-mail est déjà problématique pour la productivité de beaucoup à cette époque. Certains restent le nez bloqué dans leurs boîtes de réception toute la journée, d’autres sont constamment interrompus par des emails entrants… Bref, on n’est pas dans un environnement très productif.

Merlin Mann propose une solution : l’Inbox 0. Et si l’e-mail redevenait simple ? Et si le meilleur moyen d’être productif avec ses emails, c’était de ne plus en avoir ?

Éliminer l’e-mail de notre quotidien ? Pas tout à fait

Merlin Mann le dit lui-même : la plupart de sa réflexion peut être considérée comme « du bon sens avancé ». Certes, mais c’est justement le bon sens qui nous manque généralement pour faire face à ce genre de situations.

On peut résumer sa méthode en quelques étapes :

1. Nettoyer
   Supprimez les emails une fois que vous n’en avez plus besoin, ou archivez-les si vous pensez en avoir besoin plus tard.
2. Déléguer
   Si l’e-mail contient du contenu qui ne vous incombe pas, transférez-le, ou rédigez une courte réponse expliquant la tâche à réaliser avant de le redirigez à qui de droit.
3. Répondre
   Soyez bref dans votre réponse ! Quelques lignes suffisent généralement à s’expliquer. Il n’est pas nécessaire d’en faire des tonnes.
4. Différer
   Revenez à ces emails plus tard si vous pensez que c’est nécessaire, mais ne le laissez pas dans votre Inbox pour autant. Ayez un, ou plusieurs dossiers spécifiques où déplacer cet email, et désignez un moment précis pour vous occuper des emails contenus dans ce dossier.
5. Faire
   Le plus simple : faites directement ce qui est nécessaire à la suppression de cet email. C’est-à-dire :
   • Soit faire simplement la tâche qui est dans votre email !
   • Soit l’introduire dans un système de productivité
     • Calendrier
     • To Do list

Le système de l’Inbox 0 à l’heure actuelle

C’est une approche intéressante, mais je pense qu’à l’heure actuelle il est nécessaire d’aller plus loin. La plupart des outils que Merlin Mann mentionne dans cette conférence sont aujourd’hui considérés comme préhistoriques. Le problème réside cependant dans la multitude de propositions modernes. Car si les outils productifs étaient trop limités dans le passé, aujourd’hui ils sont engorgés de fonctionnalités qui sont loin d’être indispensables.

Cependant, il est intéressant de garder à l’esprit le système, et les étapes qui sont derrière celui-ci. Il se base d’ailleurs selon le conférencier sur un livre que je suis par un heureux hasard en train de lire actuellement ! Getting Things Done ou en français : « Réussir avec la méthode GTD » par David Allen, dont je lis une version mise à jour en 2015. Prochainement résumé ici !

Et les idées derrière la réflexion de Merlin Mann et le livre de David Allen ont inspiré d’autres personnes. Dont un certain Tiago Forte, l’auteur du livre « Building a second brain » (pas encore traduit en français).

La méthode du second cerveau

C’est un sujet qui me tient à cœur que je souhaite explorer en profondeur dans un autre article, mais je vais y faire référence à travers ce prochain chapitre. Il s’agit d’une méthode de productivité qui a pour but de décharger votre cerveau humain de tout ce qui vous empêche d’être vraiment productif au quotidien.

1. Les essentiels
   • Utilisez la fonction recherche de votre client mail pour la mention « se désinscrire » ou « unsubscribe » pour vous débarrasser de ce qui est inutile !
   • Si vous en avez de trop, créez une tâche récurrente pour vous désinscrire de chaque liste email par paquets
   • Si vous souhaitez en garder, utilisez un dossier spécifique pour votre « Inbox » avec un filtre automatique
2. Simplifiez votre système email
   Désactivez tous les outils qui ont transformé votre client mail en autre chose qu’une Inbox linéaire. Par exemple sur Gmail :
   • Désactivez le chat
   • Cachez toutes les boîtes liées aux actions que vous n’utilisez pas, telles que « épinglé » ou « reportés ». Vous pourrez quoiqu’il arrive appuyer sur « afficher plus » si nécessaire.
3. Mettez en place des systèmes en aval
   Absorbez le flux des informations qui sont dans votre boîte mail pour les diriger vers un ensemble de systèmes appropriés à chaque situation :
   • Un calendrier
   • Un gestionnaire de tâches
   • Un système de prise de notes
   • Un système « à lire plus tard »
     
     Chacune de ces activités peut être accomplie par des dizaines d’apps, gratuites ou payantes. Je vous laisse faire vos recherches ! N’hésitez pas à me laisser un commentaire si vous souhaitez que je vous partage mon propre système.
4. Accélérez votre processus
   Prenez le temps d’optimiser votre interface de gestion des emails. C’est entièrement paramétrable sur Gmail !
   1. Activez la fonctionnalité qui passe d’un email au suivant une fois l’action à prendre déterminée.
   2. Activez les raccourcis clavier
   3. Activer les « conversations », qui regroupent une série de réponses en un seul fin d’e-mails.
      
      J’utilise personnellement le gestionnaire email « Spark » qui intègre tous ces éléments dans une app Mac, iPad et iPhone, mais aussi Android, et supporte le multicompte ! Pas de Windows pour l’instant malheureusement, mais il semblerait que ce soit dans les cartons !
      
5. Prenez des décisions !
   Il ne reste plus qu’à prendre une décision pour chaque email entrant ! C’est-à-dire :
   1. Archiver
   2. Répondre
   3. Ajouter au calendrier
   4. Créer une tâche
   5. Enregistrer comme référence (c’est-à-dire dans un dossier spécifique)
   6. Ajouter à l’outil « lire plus tard ». Pour être le plus efficace possible, apprenez les raccourcis clavier de votre gestionnaire email.

Comment gérer ses newsletters pour alléger son « Inbox »

La notion des newsletters est assez problématique d’un point de vue productivité. D’un côté, de nombreux contenus proposent une vraie valeur ajoutée, mais de l’autre : ils encombrent notre boîte de réception et sont plus souvent une distraction qu’autre chose.

Simplement, car ils apparaissent au mauvais endroit, au mauvais moment !

Comment est-ce que je gère ma boîte de réception.

Si vous avez lu mon article concernant la gestion des notifications, vous avez peut-être remarqué que je n’ai jamais mentionné mes emails à travers cet article. Je comprends bien que pour de nombreuses personnes, il s’agit d’un élément incontournable de leur quotidien. C’est également mon cas. Et pourtant, je n’autorise aucune notification liée à mes emails.

Pourquoi ? Car même si je les utilise dans le cadre de mon travail, je ne tolère pas qu’ils interrompent ma tâche en cours. Je n’ouvre mon client mail que dans deux cas de figure :

1. J’ai une obligation liée à ma tâche actuelle Par exemple, une confirmation de connexion à un service, ou l’envoi d’un devis par email.
2. Il est 17 h et je consacre 30 minutes à une heure de ma journée au traitement de tous mes courriers.

C’est-à-dire que peu importe le sujet dont il est question dans l’e-mail, il ne sera pas traité avant la fin de la journée. De cette manière, en plus d’innombrables autres bénéfices :

• Je ne laisse personne interrompre mon travail, ou m’imposer leur manque de prévoyance
• Mes urgences sont les miennes et uniquement les miennes. Pas celles de quelqu’un d’autre
• Les nouvelles (bonnes ou mauvaises) n’influencent pas ma journée de travail
• J’économise mon énergie en m’empêchant de passer sans arrêt d’une tâche à une autre

Cette méthode m’oblige cependant à une certaine rigueur dans la gestion de mes courriers. Je suis obligé à respecter ces quelques règles.

1. Tous les jours à 18 h, mon Inbox doit être vide. C’est-à-dire que j’ai supprimé, archivé, transféré, ou répondu à chaque email présent dans ma boîte de réception. J’utilise l’outil de planification d’envoi si nécessaire.
2. Mes emails doivent être complets, courts, et limpidesLorsque je rédige un email, je dois me forcer à le rendre le plus bref que possible. Il doit permettre à mon interlocuteur de comprendre aisément mon propos, sans qu’il soit possible de mal l’interpréter. De plus, je me permets généralement de prévoir plusieurs scénarios, pour limiter le nombre d’échanges qui pourraient suivre.

Par exemple :

Et les newsletters dans tout ça ?

Comme je le disais : elles apparaissent généralement au mauvais endroit, au mauvais moment. En effet, quand je gère mes emails, je ne souhaite pas devoir gérer les newsletters que je suis. Ça va me distraire !

Donc, j’ai mis la main au portefeuille, pour utiliser un petit outil payant que j’adore : Feedly ! Cet outil permet dans sa version gratuite de suivre le flux RSS de différents sites web, et donc de recevoir directement les articles dans l’app.

Mais là où l’outil payant (abonnement Pro+) m’intéresse, c’est qu’il propose l’ajout de newsletter à cet outil, via une adresse « alias ». C’est-à-dire que vous ne mettez pas votre adresse personnelle, mais plutôt une du type « NuméroAléatoire@feedly.email ».

Cela vous permet de recevoir vos newsletters dans un environnement séparé, où vous choisissez de vous rendre lorsque vous désirez vous détendre et vraiment prendre le temps de lire vos newsletters. Pas au moment où vous prenez des décisions.

Cette décision m’a permis de réduire drastiquement le temps de traitement de mes emails, et surtout de redécouvrir les newsletters sous un autre jour : sans la culpabilité. De plus, Feedly propose une liaison avec Readwise, que j’avais déjà présenté dans cet article. Cela signifie que je peux désormais surligner des passages que je trouve utiles dans Feedly, et avoir une synchronisation sur Readwise qui me les reproposera sous forme de carte, en répétition espacée.

Bref, un outil très efficace pour les créateurs de contenu.

PS Ce passage sera ré-écrit prochainement, car Readwise a développé son propre outil de gestion de flux RSS, ainsi que de lecture d’emails : Readwise Read. Je suis en train de tester l’outil sous forme de bêta privée, et j’ai entendu dire qu’ils allaient bientôt ouvrir l’outil en bêta publique ! Je pense que cet outil va devenir la référence de la catégorie, et mon outil de prédilection pour capturer ce que je consomme à travers le web.

Pour aller plus loin

Maintenant que vos emails sont en ordre… Et si vous alliez plus loin ?