Faites vous ces 3 erreurs qui ruinent votre productivité ?

Cette semaine, c’était la rentrée scolaire. En plus du rassemblement tant attendu ou redouté par nos chères petites têtes blondes, c’est généralement pour nous l’occasion d’un nouveau départ.

En effet, on traite le premier septembre comme une sorte de « premier janvier », une certaine manière d’avoir des « bonnes résolutions professionnelles », où on se dit qu’on va faire de son mieux d’ici le Nouvel An.

Oui, mais voilà, faire de son mieux en productivité : ça n’est pas toujours suffisant. Et je parle d’expérience.

Mon rapport à la productivité

Quand j’étais en primaire, je n’ai jamais trop eu de problèmes, car je n’avais pas beaucoup d’efforts à produire pour obtenir des résultats. C’est en secondaire que les problèmes ont commencé. Un véritable enfer.

J’ai des troubles de l’attention, que l’on nomme affectueusement TDA ou encore ADHD en anglais. Dès lors, faire de son mieux pour être attentif en classe devenait impossible. Sans parler des rédactions à rendre, de l’étude qui était totalement impossible, ni même des problèmes habituels pour un ado.

Bref, c’était compliqué. Je me reposais sur une méthode de productivité simple, mais inefficace : la motivation.

La première semaine, j’étais à fond ! J’allais enfin être ce bon élève que je rêvais d’être secrètement. La deuxième semaine, j’avais du mal à tenir le rythme, je commençais à fatiguer. La troisième semaine, j’étais sur les genoux, je commençais à sombrer.

Au début du mois d’octobre, c’était déjà fini pour moi. Il n’y avait aucun espoir. Je me laissais porter jusqu’aux examens de Noël.

Le stress des examens

Ah oui, parlons-en des examens. Au prix d’un stress incroyable, j’étudiais tant bien que mal pour passer mes examens. Ils rattrapaient à peine mon évaluation continue qui était évidemment désastreuse.

Et encore, ce n’était pas toujours suffisant ! Les vacances de Noël se passaient forcément dans l’appréhension des résultats. Une fois le « ouf » de soulagement poussé parce que j’avais 50 % dans la majorité de mes cours, et le savon de mes parents parce que j’étais en échec dans mes autres cours, je recommençais avec la même recette.

On était reparti pour un tour : motivation, fatigue, désespoir, et attente de miracle en juin. Parfois ça n’était pas suffisant. J’ai redoublé 3 fois.

Pourtant je n’étais pas stupide. Alors pourquoi ? Pourquoi les problèmes se sont-ils poursuivis en supérieure, et comment les ai-je résolus ?

Pourquoi la motivation ne suffit-elle pas ?

Mon approche de la productivité n’était pas bonne, et peu importe les méthodes que l’on me proposait : je n’arrivais pas à m’adapter. Et c’est normal, je suis une anomalie. Multipotentiel avec des troubles de l’attention. Je détaillerai tout ça dans d’autres articles, mais c’est tout un programme !

Avec un fonctionnement inhabituel, la seule force de la motivation était clairement insuffisante pour atteindre mes objectifs. C’est déjà difficile pour la majorité, mais apparemment pour des types comme moi : c’est pire !

Une fois que j’ai compris que j’étais capable d’étudier, en laissant derrière moi mes croyances d’esprit fixe pour embrasser l’état d’esprit de développement, il fallait quand même que je comprenne comment faire.

Les objectifs sont bons, pas la méthode

Le problème n’était plus mon ambition. Je voulais réussir, je voulais accomplir des choses. De grandes choses !

Le problème, c’est que je n’avais aucune organisation. On me fixait des tâches à accomplir, sans que j’en aie envie, je ne les notais même pas, et je dépendais uniquement de ma mémoire et de ma motivation pour l’accomplir. La recette du désastre !

« On ne s’élève pas au niveau de nos objectifs. On échoue au niveau de nos systèmes. Votre objectif est ce que vous désirez. Votre système est une collection d’habitudes quotidiennes qui vous permettra d’y arriver. Cette année, passez moins de temps à vous concentrer sur ce que vous désirez, et plus de temps sur les habitudes qui précèdent les résultats (désirés). »

James Clear – Atomic Habits

Cette citation cristallise complètement le cœur du problème : on passe beaucoup trop de temps à définir nos objectifs, et beaucoup trop peu aux systèmes qui nous permettent de les atteindre ! Ça ne veut pas dire pour autant que les objectifs sont inutiles. En fait, ils nous permettent de clairement définir notre direction. Sans un bon objectif, on ne peut pas créer de système efficace.

Il est nécessaire de construire un système pour être productif

Cependant, une fois que nous avons clairement établi nos objectifs, il est nécessaire d’avoir une méthode, un système pour les atteindre. Cela requiert un petit peu d’organisation et surtout, ça demande de la bienveillance envers soi-même.

Surtout lorsque l’on ne connaît pas la manière dont on fonctionne, on va tâtonner, essayer des choses, et se planter. C’est normal ! Ça fait partie du processus. Mais afin de vous aider, voici quelques erreurs de débutant que j’ai commises !

Première erreur : penser qu’il faut faire des changements immenses pour améliorer sa productivité

Ne croyez pas qu’il faut révolutionner votre vie pour obtenir des résultats ! Parfois, il s’agit d’un petit ajustement que change tout ! Mais beaucoup plus qu’une méthode miracle, dans la productivité ce qui fonctionne le mieux, c’est d’essayer de s’améliorer un tout petit peu tous les jours.

« Qu’il s’agisse de perdre du poids, construire un business, écrire un livre, gagner un championnat ou atteindre n’importe quel objectif, nous mettons trop de pression sur nous-mêmes, en essayant de produire un effort démesuré qui fera parler tout le monde de nous. Cependant, s’améliorer d’un seul pour-cent n’est pas particulièrement remarquable, mais cela peut produire de bien meilleurs résultats, spécialement sur le long terme.

[…]

Les habitudes sont les intérêts composés du développement personnel. De la même manière que l’argent se multiplie par la force des intérêts composés, les effets des habitudes se multiplient au fur et à mesure que vous les répétez.

Isolés, ils semblent faire une très petite différence, mais leur impact au fur et à mesure des mois et des années peut être énorme. C’est peut-être seulement en regardant une, deux, cinq ou dix années en arrière que vous verrez la valeur des bonnes habitudes, et le coût des mauvaises qui devient apparent. »

James Clear – Atomic Habits

Résumons ce passage avec un petit calcul mathématique et un bon vieux graphique !

Plutôt que d’essayer de produire un immense effort en dernières minutes, faire un petit effort au quotidien permet d’obtenir de bien meilleurs résultats ! Non seulement votre niveau d’énergie sera plus élevé, mais en plus votre angoisse fera place à de l’enthousiasme !

Deuxième erreur : procrastiner

Mais qu’est-ce qui nous pousse à attendre la dernière minute ? À procrastiner ? Car oui, il s’agit bien de la deuxième erreur : procrastiner. Mais d’abord, définissons ce qu’est la procrastination.

La procrastination est un réflexe humain, qui nous a permis de survivre en tant qu’espèce pendant des millénaires.

Réfléchissez-y : quel est l’intérêt de se consacrer à quelque chose qui payera dans 10 ans, alors que vous allez mourir à 25 ans au mieux, et plus probablement dans deux jours parce qu’un tigre aux dents de sabre vous a trouvé appétissant ?

Notre cerveau est donc programmé pour être dans l’instant présent :

• Faire le moins d’efforts possible
• Économiser les ressources à notre disposition
• Économiser l’énergie en cas de besoin

Ça se remarque non seulement dans notre réaction face aux choses que l’on doit accomplir, mais aussi dans notre corps ! Il a tendance à stocker de la graisse dès que possible, pour faire face aux périodes de disette.

Sachez donc qu’il est tout à fait normal de procrastiner, ne soyez pas trop dur avec vous-même. Cependant, il va quand même être nécessaire de faire face à la « résistance ». Mais avant ça, il est nécessaire de faire la différence entre la vraie et la fausse procrastination.

Comment faire la différence entre la vraie, et la fausse procrastination ?

Pour faire quelque chose, il faut le temps pour le faire. Mais aussi, et surtout : il faut vouloir le faire. Parfois on est obligé, mais il est nécessaire d’avoir un peu de volonté.

Si vous n’arrivez pas à faire une tâche, que vous la repoussez en permanence et que vous trouvez des excuses pour faire n’importe quoi d’autre, c’est probablement que vous ne souhaitez pas vraiment le faire.

Dans ce cas de figure, il faut vous poser la question suivante :

Est-ce que j’ai prévu un créneau horaire pour réaliser cette tâche ?

Si la réponse est non, bonne nouvelle ! Il ne s’agit pas de procrastination, mais juste de priorisation. Vous n’avez tout simplement pas envie, ni besoin de faire cette tâche ! Vous êtes en train de prioriser, pas de procrastiner.

Votre solution est donc de planifier cette tâche à un moment précis, ou de l’abandonner purement et simplement ! Pour savoir comment réagir, il existe un petit outil bien connus dans le domaine de la productivité, qui vous permet d’être efficace dans le bon comportement à avoir face à cette tâche : la matrice d’Eisenhower.

Si la réponse est oui, que vous avez défini un créneau horaire dans votre calendrier et que vous n’arrivez quand même pas à accomplir cette tâche dans le bloc de temps que vous lui accordez… Vous êtes définitivement en train de procrastiner. Il est donc nécessaire de réagir, mais pas n’importe comment !

Comment combattre correctement la procrastination ?

La plus grosse erreur que vous pourriez faire est « d’essayer de mieux faire ». Ou, comme Ali Abdaal l’explique dans une de ses vidéos : appuyer sur le bouton « Try Harder ». Ça, c’est ce que l’on appelle de la « productivité toxique » ! Le chemin le plus court vers le burn-out.

Imaginez que vous êtes un ordinateur

• Vous avez une capacité limitée par votre matériel
• Donc si vous êtes déjà à fond… Vous ne pouvez pas faire plus.
• Si vous essayez : l’ordinateur va crasher ou laguer !

C’est la même chose pour vous, même si on pense l’inverse : nous avons des limites ! On ne peut pas les dépasser si facilement. Il y a deux méthodes pour faire face à ce problème.

La première, c’est de mettre à jour votre hardware (matériel)

• Mieux manger
• Mieux dormir
• Faire plus d’activité sportive

C’est une solution à long terme, et donc ce n’est probablement pas ce dont vous avez besoin immédiatement. Cependant, c’est probablement quelque chose dont vous devriez tenir compte pour le futur.

La seconde solution, c’est de créer un système qui fonctionne pour vous !

Par exemple, si vous voulez faire plus de sport :

• Trouvez une salle de sport plus proche de chez vous
• Trouvez un partenaire qui vous tiendra pour responsable
• Trouvez un coach

Une astuce « productivité » super efficace qui est un peu différente, c’est de « gamifier » votre tâche ! Rendez-la ludique en ajoutant un petit défi ! J’y reviendrai dans un prochain article, mais pour reprendre notre exemple du sport :

• Créez un traqueur d’habitude : faites une croix dans le calendrier à chaque fois que vous allez à la salle de sport. Une fois la série commencée, vous ne voudrez plus la casser !
• Suivez vos performances lors de l’entraînement avec une montre ou un bracelet connecté, pour pouvoir dépasser vos limites la prochaine fois !

Si vous avez besoin de découvrir d’autres habitudes pour combattre la procrastination, j’ai écrit un article sur le sujet !

Troisième erreur : vouloir réinventer la roue de la productivité

Pour créer ces systèmes et revoir votre productivité, n’essayez pas de partir d’une feuille blanche ! Il existe plein de techniques qui ont tous leurs avantages, et que vous devriez tester pour savoir si elles vous apportent ce dont vous avez besoin !

En effet, ça ne sert à rien de copier/coller le système, ou la dernière astuce « productivité » de quelqu’un d’autre. Mais inspirez-vous quand même ! Un système de productivité doit être personnel, mais il serait stupide de ne pas s’inspirer de ce qui existe déjà.

Je fus stupide de ne pas le faire ! Voici quelques « techniques de productivité » que j’ai découvertes et que j’utilise au quotidien pour être plus productif. N’hésite pas à t’en inspirer pour dépasser tes propres difficultés !

Technique du « minuteur Pomodoro »

Une des techniques les plus connues : déclanchez simplement un minuteur !

Il y a différentes durées qui ont apparemment des propriétés spécifiques pour certaines personnes, mais en règle générale : il suffit de prévoir une période de travail suivi d’une plus courte période de pause. Et on recommence.

Les périodes que j’utilise le plus souvent :

• 25 minutes de travail — 5 minutes de pause
• 50 minutes de travail — 10 minutes de pause
• 2 heures de travail — 30 minutes de pause (plus rarement)

Le premier avantage de cette méthode est qu’elle crée un sentiment d’urgence, qui permet de vaincre la résistance puisqu’on commence enfin. Il est très facile de se convaincre qu’on ne va le faire que quelques minutes, mais une fois qu’on a commencé, on a tendance à ne plus s’arrêter !

C’est aussi un des avantages de cette méthode : la fin du minuteur nous appelle à faire une pause ! Cela permet de rester plus frais plus longtemps, et de continuer sa progression plus efficacement.

Personnellement, j’aime beaucoup associer cette méthode à celle du Time Blocking que j’ai déjà présenté dans un autre article.

Créer des deadlines supplémentaires

Pour les projets plus longs, il peut être intéressant de créer diverses limites secondaires, où nous nous obligeons à atteindre un certain résultat.

Une fois de plus, on joue sur le sentiment d’urgence, qui sert de motivation, mais il y a également un autre avantage. Si vous êtes en retard sur vos prévisions, vous le réaliserez bien plus vite, et vous pourrez corriger la trajectoire plutôt que de devoir le faire en dernière minute et courir à la catastrophe !

Petite astuce : prévoyez des zones creuses dans votre planning au cas où quelque chose devait dérailler. Si quelque chose peut foirer, ça va arriver… Vous le savez bien ! Foutue, loi de Murphy…

Au pire des cas, ça vous permettra d’avoir un peu de temps supplémentaire pour tout boucler, ou simplement prendre un peu de repos mérité !

Manger la grenouille !

Cette technique qui nous paraît moins saugrenue en France, pays de la gastronomie, qu’outre-Atlantique. Une petite cuisse de grenouille, c’est excellent ! Mais pour l’image, imaginez que l’on parle d’une grenouille vivante.

« Si votre job est de manger une grenouille, c’est probablement mieux de le faire dès que vous commencez votre journée. Et si votre job est d’en manger deux, c’est probablement mieux de commencer par la plus grosse. »

Mark Twain

Il ne s’agit pas de l’auteur qui a rédigé le livre « Avalez le crapaud » (ou « Eat That Frog! » en titre original) qui explique la méthode de productivité, mais l’idée est là.

Le plus simple lorsque l’on doit faire quelque chose qui nous gêne, c’est de commencer par ça dès le début de notre journée. Au moment où nous avons le plus de motivation.

Après l’effort, le réconfort : récompensez-vous !

Une des erreurs que l’on fait le plus souvent quand on procrastine, c’est qu’on utilise des activités que l’on apprécie pour nous divertir au lieu d’agir. Cela entraîne un double problème :

• La tâche reste inaccomplie
• On ressent de la culpabilité en faisant ce qui est censé nous plaire…

Et donc la meilleure manière de résoudre ces deux problèmes est de transformer ce qui nous distrait en récompense ! Vous éliminerez toute forme de culpabilité si vous profitez de cette activité comme récompense…

Attention cependant si vous utilisez la nourriture comme récompense… Ça peut être dangereux, et je parle une fois de plus d’expérience !

La règle des deux jours !

Il existe des milliers de situations qui font que vous ne pourrez pas toujours tenir vos engagements. Un imprévu, une fatigue soudaine ou peu importe… Il est humain de rater une habitude quotidienne.

Cependant, fixez-vous une règle absolue : jamais deux jours de suite ! Si non, vous tombez dans un cas classique de procrastination, et posez-vous les bonnes questions ! (voir plus haut).

Plus vous allez arrêter longtemps, plus vous allez avoir du mal à recommencer. Par contre, si vous maintenez une vitesse de croisière, vous avancez toujours vers votre objectif !

Commencez, simplement

Alors ça va vous paraître stupide au possible, mais ça fonctionne !

Lorsque vous avez une idée de tâche à réaliser, ne laissez pas à votre cerveau le temps de chercher des excuses : agissez immédiatement !

Imaginez, une pensée traverse votre esprit : « oh, je dois faire la vaisselle… »

Un… deux… trois !

Levez-vous et allez la faire ! Je ne sais pas exactement pourquoi, mais ça crée une sorte de « momentum » dans notre cerveau, qui facilite le déclenchement !

Si vous avez besoin d’un peu de motivation supplémentaire, utilisez cette astuce : « Je vais le faire, juste 5 minutes ». Vous êtes libre d’arrêter ou de continuer par après, mais il est très probable que vous ayez envie de continuer !

La technique de productivité la plus efficace… L’ennui !

C’est un petit peu particulier à comprendre, restez avec moi quelques minutes, vous allez comprendre. Généralement, la cause de notre procrastination est l’ennui. La tâche que l’on souhaite accomplir est trop ennuyante pour qu’on s’y attelle.

C’est tellement ennuyant que notre cerveau refuse d’embrayer ! Vous feriez absolument n’importe quoi plutôt que cette tâche que vous devez accomplir…

Comprendre le fonctionnement de l’ennui

Il faut comprendre que notre cerveau fonctionne de manière relative.

Imaginez que vous êtes en train de vous préparer pour aller vous coucher. Vous êtes en train de vous débarbouiller dans la salle de bain, avec la lumière allumée. Puis, vous sortez de la pièce, en vous profitez d’un magnifique couché de soleil en buvant un grand verre d’eau, et lorsque les derniers rayons s’éteignent, vous vous endormez.

Mais voilà, à 4 heures du matin, vous êtes réveillé par une urgence ! Vous devez courir aux toilettes. Par réflexe vous allumez la lumière et… Vous êtes violemment éblouis par la lumière !

Cette même lumière qui vous paraissait douce et agréable avant de vous coucher est désormais violente, et à la limite du supportable ! Bien sûr il y a une explication clairement physique sur le fonctionnement de l’œil, mais essayons ici d’appliquer une métaphore.

Votre cerveau n’est pas objectif lorsqu’il s’agit du divertissement ! Il agit toujours de manière relative, par contraste. Certaines études ont prouvé que, enfermées dans une pièce pendant suffisamment longtemps avec rien d’autre à leurs dispositions qu’un bouton qui les électrocute une fois poussé, certaines personnes choisissent l’électrocution plutôt que l’ennui. De leur propre chef puisque c’est eux qui appuient sur le bouton, et parfois plusieurs fois !

Quand on y réfléchit, c’est d’ailleurs quelque chose que l’on a utilisé comme une forme de torture pendant le moyen-âge : les oubliettes !

Appliquer l’effet de contraste à notre avantage !

Donc, lorsque vous avez une console de jeu, un livre, votre smartphone et une machine à café à votre disposition, il est facile d’être distrait ! Mais si vous êtes isolés, dans une pièce où la seule chose que vous pouvez faire est la tâche qui vous semble si ennuyante… D’un coup, elle va vous paraître beaucoup plus attrayante !

L’astuce est donc la suivante : isolez-vous avec pour seule possibilité d’occupation la tâche qui vous bloque !

C’est d’ailleurs une méthode qui a été utilisée par de nombreux auteurs à travers les âges ! Ils s’enferment dans un avion, ou un train, pour un long voyage qui ne leur laisse pas d’autres loisirs que d’écrire leur livre.

Changez d’environnement pour améliorer votre productivité !

Parfois, vous remarquerez d’ailleurs que le simple fait de changer d’environnement peut être suffisant pour déclencher votre créativité et basculer dans l’état de flux ! Notre cerveau se lasse inconsciemment de son environnement. Dès lors si vous bloquez sur une tâche, essayez d’aller dans un café ou un bar sympa près de chez vous pour rompre l’ennui !

Il y a de grandes chances que la localisation soit la dose suffisante de nouveauté pour rompre votre monotonie, et déclencher ce que l’on appelle l’état de flux, ou « Flow ». Je vous laisse lire l’article sur le sujet pour en savoir plus.

Conclusion

Vous voilà paré ! Vous savez quelles sont les erreurs à ne pas commettre, vous avez des pistes à explorer… C’est à vous de jouer ! Si vous avez vos propres astuces, ou pourquoi pas un retour d’expérience, n’hésitez pas à laisser un commentaire !

Toutes ces notions de productivité vous perturbent, et vous souhaitez être plus efficace dans votre productivité ? Et si vous suiviez un coaching ?