Récupérer le contrôle de son temps en 30 jours grâce au Time Blocking

Le temps est notre ressource la plus précieuse, puisque chaque seconde écoulée ne pourra plus jamais être récupérée. Il est donc nécessaire de le gérer correctement afin de mener une vie intentionnelle, qui apporte un épanouissement personnel et une qualité de vie incomparable. Pour ce faire, la technique du « Time Blocking » ou, …ahem, « la gestion par blocage de temps » (tuez moi avec ces expressions en « bon français »…) est un must.

Qu’est-ce que le Time blocking ?

Il s’agit d’un terme anglophone qui désigne tout simplement une stratégie de gestion du temps. L’objectif est de planifier chaque moment de la journée sans exception, vous permettant de diviser votre journée en plusieurs « blocs » aux activités pré-établies.

Utilisé correctement, cette technique permet d’être plus efficace, productif, mais aussi d’améliorer son équilibre pro-perso. La planification permet également de faciliter la prise d’habitude, et donc de limiter la procrastination au minimum.

La recherche de l’équilibre

La prise de conscience de la manière dont le temps s’écoule dans une journée vous permet d’être plus intentionnel dans vos actions. Le time blocking vous permet d’être plus au fait du temps consacré à chaque activité que vous exercez dans la journée.

Dédier précisément des périodes à certaines activités vous permet de faciliter un équilibre entre votre vie personnelle et professionnelle, mis à mal depuis les confinements consécutifs et l’émergence du télétravail.

Le télétravail est, de mon avis, une bénédiction. Mais il est nécessaire d’utiliser ce grand pouvoir avec une grande sagesse. Selon une étude d’Asana, 71% des travailleurs de la connaissance se sont retrouvé en situation de surmenage en 2020. L’incapacité de se déconnecter du travail et se détendre touchaient 30% d’entre eux, ce qui les menait en situation de surmenage.

Programmer des créneaux horaires vous permet de limiter votre activité professionnelle à la période horaire que vous déterminez. Reste ensuite à bien établir les tâches, ainsi que le temps nécessaire à les accomplir.

Le principe derrière le Time Blocking

La loi de Parkinson bien connue dans l’organisation du travail explique que :

« Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ».

Cyril N. Parkinson – Revue The Economist du 19 novembre 1955

Pour résumer ; au plus on prévoit de temps pour réaliser une tâche, au plus cette dernière prendra du temps.

Il est donc primordial de ne pas sur-estimer le temps qu’une tâche nécessite, ni de le sous-estimer dans une moindre mesure. Veillez cependant à ne pas être trop dur avec vous-même par rapport à la planification lorsque vous débutez.

Quels sont les bénéfices du time blocking ?

Ils sont nombreux ! En voici quelques uns :

Prise de conscience

Comme mentionné précédemment, organiser son temps en blocs permet de mieux prendre conscience de notre organisation, et de notre utilisation d’une ressource qui disparâit en continu !

Lorsque l’on plannifie un projet, il est nécessaire de se projeter et d’évaluer le temps et donc la valeur que chaque tâche nous demande. En se trompant et en se corrigeant, le time blocking nous permet également de mieux apréhender le temps nécessaire à chaque tâche dans le futur.

Simplification

Le fait de savoir exactement à quoi s’attendre dans notre journée, ainsi que le temps que l’on consacre à chaque chose nous permet de ne pas gaspiller ce dernier. Dès lors, nous économions énormément d’énergie non consacrée à improviser quelles tâches accomplir au fur et à mesure de la journée. Il suffit d’ouvrir son planning, et de suivre ou éventuellement adapter le plan.

Gain d’efficacité

La loi de Carlson, du nom du célèbre économiste suédois, dicte que :

“Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois”.

Sune Carlson – Executive behaviour (1951)

Bien qu’il faisait référence à de l’activité ouvrière dans un monde industriel, cette réalité s’applique également dans un monde où la majorité de nos tâches son intellectuelles.

Créer des blocs de temps dans nos journées nous permet donc de gagner en efficacité, car on accompli nos tâches en une seule fois, plus tapidement.

Meilleure concentration

En ne se laissant pas distraire par nos notifications, appels ou autre réunion autour de la machine à café, la techique du time-blocking nous permêt d’être beaucoup plus concentré.

Nous dédions l’intégralité de notre attention à notre travail, peut importe la tâche. En se concentrant intensément sur notre activité pendant un temps donné, nous produisons un meilleur travail tout en évoluant plus rapidement. Cal Newport l’explique d’ailleurs dans son livre référence “Deep Work”.

“Une semaine de 40h organisée en blocs de temps, permet de produire la même quantité de travail qu’une semaine de 60h sans structure.”

Cal Newport – Deep Work (2016)

Meilleur contrôle

Enfin, nous pouvons récupérer le contrôle sur notre travail et notre temps. Visuellement déjà, puisqu’on sait exactement ce que l’on doit faire et à quel moment. Mais aussi collaborativement !

En fonctionnant de cette manière avec vos employés, vos collégues, et même votre famille ou vos amis (avec les invitations de réunion sur Google Agenda par exemple), vous pouvez organiser au mieux votre temps, et reprendre réellement le contrôle de la manière dont vous le dépensez.

Comment mieux gérer son temps avec le Time blocking ?

Pour réellement tirer tous le potentiel productif du Time blocking, il est nécessaire de respecter quelques règles.

Connaissez vos priorités

Il est primordial que vous sachiez quelles sont les tâches et projets importants que vous souhaitez accomplir en priorité. Pour ça, il est important de se poser les bonnes questions :

• Quels sont mes objectifs à court, moyen et long terme ?
• Quelles sont les tâches qui en découlent ?
• Qu’est-ce qui est non-négociable dans ma journée ?
• Quelles sont les tâches qui apporterons le plus de résultat ?

Gérer vos blocs de temps avec différentes priorités

Sachez que nous avons tous des périodes où nous avons plus ou moins d’énergie. Il est donc très intéressant d’apprendre à se connaître. Ce flux d’énergie dépend de nombreux facteurs et peut également changer avec le temps.

Par exemple, dans mon adolescence j’étais clairement une personne du soir (voir de la nuit ! On aurait dit un vampire), alors que je suis clairement quelqu’un du matin en ce moment.

Bloc prioritaires

Choisissez les périodes de temps où vous êtes le plus productif, et dédiez-les à vos tâches les plus importantes ! Commencez par ce qui vous apporte le plus de résultat, ainsi que les tâches non-négociables.

Bloc secondaires

Une fois que les priorités sont établies, on peut ensuite planifier des blocs de seconde importance : gérer ses email, les réunions, appels, facture et autre travaux administratifs.

Prévoir l’imprévisible

« Tout ce qui peut mal tourner, va mal tourner. »

Edward A. Murphy Jr

On peut faire son maximum pour tout prévoir, quoiqu’il arrive quelque chose va mal tourner. Dès lors, il faut y penser lorsque l’on crée son organisation.

Bloquez une heure en fin de journée pour boucler toutes les petites choses imprévues que vous pourriez rencontrer dans la journée. Dans la mesure du possible, c’est à ce moment et à ce moment seulement que vous vous en occuperez. Ce bloc d’une heure sera salvateur si le moindre souci se présente sur la journée.

Si tout se passe comme prévu, vous venez de gagner une heure sur votre journée ! Préparez déjà des éléments à venir le lendemain, ou consacrez le temps récupéré à quelque chose qui vous fait vraiment du bien ! Pas question de perdre son temps, mais bien d’en consacrer à son bien être : lisez, méditez, allez marcher pendant une heure… Occupez-vous de vous-même !

Faites un bilan chaque jour

Au fur et à mesure que l’on progresse dans certains projets, soit on accumule du retard, soit on avance plus vite que l’on souhaite. Dans le cas de tâches collaborative, certains rendez-vous ou matériaux en attente ne se présente pas.

Dès lors, prenez le temps pour passer en revue le travail accompli ainsi que celui que vous prévoyez pour le lendemain en fin de la journée. Cela vous permettra d’être serein par rapport à vos objectifs, et de laisser votre travail en dehors de votre temps personnel.

Time blocking ou Time boxing

Les notions de Time Blocking et Time Boxing sont similaires, mais elles different dans leurs approche. Prenons l’exemple de la rédaction de cet article pour illustrer les deux approches.

Approche Time Blocking

• Je prévois un bloc horaire qui démarre à 8h du matin pour se clôturer à midi.
• Je dédie cette période au travail sur cet article
• Toute cette période comprend une multitude de tâches sans limites fixes
  • Recherche sur le sujet
  • Rédaction
  • Correction
  • Recherche d’images
  • Mise en page
  • Optimisation SEO
  • Planification ou publication
• Il s’agit donc de s’auto-gérer durant cette période

Approche Time Boxing

• Chaque tâche est décomposée en un bloc avec des heures précises de début et de fin
  • Recherche 8:00 ⇒ 9:00
  • Rédaction 9:00 ⇒ 10:00
  • Correction 10:00 ⇒ 10:15
  • Pause 10:15 ⇒ 10:45
  • Recherche d’images 10:45 ⇒ 11:00
  • Mise en page 11:00 ⇒ 11:20
  • Optimisation SEO 11:20 ⇒ 11:50
  • Publication 11:50 ⇒ 12:00
• Il n’y a plus de place pour l’improvisation, tout est réglé comme du papier à musique
• Les retards sont difficilement tolérables

Ma préférée

Bien que l’approche Time Boxing soit plus orientée résultats, je ne suis pas à l’aise avec. Je me sent rapidement sous pression et je ressent un sentiment d’échec grandissant au fur et à mesure que je n’arrive pas à tenir très précisément mon planning.

L’approche Time Blocking en combinaison avec une alternance période de travail (50 minutes) et période de pause (10 minutes) me permet d’être productif sans me sentir sous pression. Je me sent beaucoup plus détendu, productif, et même si j’échoue à atteindre mon objectif à 100%, je suis satisfait de l’avancée que j’ai pu produire.

Dans un cas, je me blesse à croire que je ne fais pas assez, dans l’autre je me félicite d’avoir progressé et j’accepte que j’ai peut-être sous-estimé le temps nécessaire à l’accomplissement de la tâche. Ce n’est pas grâve, il suffira de prévoir un autre bloc plus tard.

Bien évidemment, chaque approche a ses avantages et ses inconvénients et il s’agit d’une préférence personnelle.

Comment fonctionne le Time Blocking, en pratique ?

Pour faire simple, la technique repose sur deux règles de base :

1. Prévoir visuellement des blocs temporels dans votre calendrier durant lesquels votre travail doit être ininterrompu.
2. Regrouper des tâches similaires par blocs de temps.

En résumé, votre calendrier doit ressembler à quelque chose comme ça :

Quelques autres étapes pour bien démarrer :

• Séparez votre journée en créneaux horaires de 30 minutes à 4h
  • Dividez votre journée en tâches, les plus concrêtes possibles
  • Commencez par les tâches les plus spécifiques, avec des créneaux plus petits
  • Prévoyez un créneau spécifique pour plannifier votre time blocking.
• Bloquez des créneaux pour les tâches qui font partie de vos habitudes
  • Votre routine
  • Vos repas
  • Les habitudes que vous souhaitez développer
• Apprenez à modifier et déplacer les créneaux selon le contexte !
  • Les blocs de temps ne sont pas immuables. Modifiez-les !
  • Si vous terminez plus tôt une tâche ou au contraire, qu’elle n’est pas terminée, n’hésitez pas à déplacer vos blocs pour atteindre vos objectifs.

Les erreurs à éviter

• Tous les créneaux ne sont pas égaux !
  • Pensez à adapter chaque créneau à la ou les tâches que vous souhaitez accomplir !
• Ne supprimez pas ce que vous n’avez pas eu le temps de faire !
  • Déplacez le bloc, ne le supprimez pas !
  • Si vous déplacez plusiseurs fois cette tâche sans l’accomplir, posez-vous la question de sa pertinence, et de votre procrastination

Quelques derniers conseils

• Lorsqu’une tâche est trop conséquente, divisez-là en plusieurs petites tâches
  • Si vous enchainez plusieurs blocs pour un seul projet avec le même intitulé, il peut être intéressant de subdiviser ce projet en plusieurs tâches.
  • Vous aurez beaucoup plus l’impression d’avancer dans ce projet, ce qui est plus motivant.
  • Mais ça vous permettra également de mieux suivre votre progression dans le projet !
• Laissez-vous le droit d’échouer pour apprendre
  • La mise en place du Time Blocking nécessite du temps, autorisez-vous à échouer, apprendre et recommencer.
  • Ne pas oublier qu’il s’agit d’un marathon et non d’un sprint ! (au sens métophorique du terme).
• Commencez avec des outils gratuits !
  • Il existe une multitide d’applications payantes pour vous assister, mais elles ne sont pas nécessaires
  • Commencez avec votre calendrier actuel (Apple Calendrier ou Google Agenda par exemple), et créez différents calendriers liés à vos activités.
    • Dans mon cas on peut retrouver
      • Un calendrier “habitudes” où j’indique mes routines et habitudes ainsi que mes repas
      • Un calendrier “pro” où j’indique toutes les tâches, événements et deadlines liés à mon travail
      • Un calendrier “perso” où j’indique des tâches réservées à mon bien être personnel
      • Un calendrier partagé “couple” où j’indique les éléments en commun avec ma compagne
      • Un calendrier partagé “Vasco” (mon chien) où j’indique les éléments lié à mon petit démon à 4 pattes
    • N’hésitez pas à créer autant de calendriers que nécessaire pour votre organisation personelle !
  • Fixez des alertes lors des débuts de chaque blocs, afin de suivre parfaitement votre travail !
• Utilisez la technique du minuteur “Pomodoro”
  • Je reviendrai en longueur dans un article futur sur cette technique
  • En attendant, vous pouvez utiliser ce genre de vidéos pour gérer vos sessions de travail !
  • Pour faire simple, il faut alterner période de travail avec de courtes périodes de break.
  • Profitez-en pour bouger un petit peu lors de vos pauses, pour faire circuler le sang dans votre coprs !

Mon défi : 30 jours de Time Blocking

On en arrive à la fin de cet article, et en guise de conclusion je me lance ce défi : je vais pratiquer le time blocking pendant 30 jours ! Bon… à dire vrai, j’ai déjà commencé depuis la semaine du 27 juin. Mais qu’à celà ne tienne, je peux déjà vous donner ma conclusion !

Cette méthode est incroyablement efficace pour moi. Elle permet de garder le cap, malgré la révolution que je subis dans ma vie en accueillant depuis le premier juillet un petit chiot dans mon foyer.

J’ai eu des difficultés à m’adapter, j’ai eu du retard. Mais sans cette organisation que j’avais déjà mis en place dans le passé, j’aurais clairement perdu complètement pied, et me serait laissé ensevelir par un planning chaotique.

Cette expérience est donc prévue pour rester ! Dorénavant, le time blocking est la règle dans mon organisation !

Pour en savoir plus sur mon organisation personnelle et mes défis, rejoignez mon canal Telegram.