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Comment utiliser un calendrier numérique pour garder votre vie sous contrôle ?

On l’a déjà vu dans l’article « Comment garder sa vie sous contrôle ? », la première chose à mettre en place dans un système de productivité est un calendrier numérique ou papier.

C’est essentiel pour garder sa vie sous contrôle. Avoir un système externe qui retient nous rendez-vous à notre place améliore considérablement votre quotidien. C’est une véritable béquille numérique pour notre esprit.

Calendrier numérique ou papier ?

Mais la première question que l’on peut se poser est : papier ou informatique ? Dans le monde du fitness, il y a un vieil adage. « Le meilleur programme d’entraînement est celui que vous allez réellement suivre. »

Le papier, c’est très cool ! Sauf que je ne sais pas vous aider beaucoup. J’ai fait le choix du numérique il y a bien longtemps ! Par contre, je peux vous citer quelques avantages d’un calendrier numérique par rapport à une version papier.

Premièrement, on l’a toujours sur soi. Aujourd’hui, tout le monde ou presque a un smartphone. Il y a d’ailleurs de grande chance que vous soyez en train de lire cet article dessus. Dès lors, notre calendrier nous suis partout où l’on va. Il est déjà dans notre proche. Peut-être même sur votre poignet si vous avez une montre connectée.

Deuxièmement, on peut l’intégrer avec d’autres services. Je n’explorerai pas plus en détail cet aspect dans cet article, mais il est possible de connecter son calendrier à différents services.

Par exemple Calendly permet d’automatiser la prise de rendez-vous avec d’autres personnes en tenant compte de votre agenda. De quoi éviter des heures au téléphone à essayer de trouver une date et un horaire qui convient à tout le monde.

Troisièmement, on peut le partager ! Si vous avez des événements en communs, avec votre conjoint par exemple. Plus besoin de s’asseoir pendant 15 minutes pour recopier son agenda. Il suffit de créer un calendrier numérique commun où l’on note les éléments que l’on fait ensemble. Ou alors de simplement partager ces événements sur une simple invitation.

Il y a bien d’autres aspects à explorer concernant l’utilisation d’un calendrier numérique. Et on va le faire à travers cet article. Mais avant tout, il y a une question très pertinente à se poser.

Pour un agenda papier, je n’ai pas d’astuces à vous proposer !

Quel service choisir pour son calendrier numérique ?

Si vous faites le choix du numérique, il va falloir choisir quel service utiliser. En effet, il existe des dizaines d’apps toutes plus complètes (et complexes) les unes que les autres. Cependant on va voir que dans les faits, on n’utilise réellement que 3 grands services :

  • Google Agenda
  • Apple Calendrier
  • Microsoft Outlook

 

En règle générale, je pense que l’idéal dans un premier temps est de se reposer sur ce que vous utilisez déjà. C’est à dire pour la majorité d’entre vous : Google Agenda si vous utilisez un smartphone Android, ou Apple Calendrier si vous utilisez un iPhone.

Mais que faire si vous souhaitez recommencer tout, et partir de 0 ? Personnellement, j’ai fait le choix de Google Agenda pour ses possibilités d’automatisation avancée. Si vous souhaitez à terme devenir un utilisateur avancé, je vous recommande de faire pareil.

Vous hésitez toujours ? Faisons le tour de vos options.

Je ne parlerai pas de Microsoft Outlook

La seule raison pour laquelle vous utiliseriez un compte Microsoft aujourd’hui est si votre entreprise utilise un compte Microsoft Exchange. Dans le cas contraire, laissez le monde compliqué de Microsoft derrière vous et concentrez-vous sur le choix suivant : Apple ou Google.

Même si vous avez une adresse @hotmail ou @outlook.fr, pensez à changer de crèmerie.Pour vous, l’herbe est plus verte ailleurs.

Outlook est un excellent service… En entreprise. Pour une utilisation personnelle, je le trouve complètement inadapté. Mais si vous êtes plus à l’aise avec, après tout, pourquoi pas. Cependant, sachez que vous pourriez avoir accès à bien plus de facilité au quotidien avec d’autres services.

Apple et sa suite iCloud

L’application Apple Calendrier est correcte, mais si vous faites le choix d’Apple il faut comprendre que vous faites surtout le choix d’un écosystème. Pas vraiment pour le matériel. Encore que, si vous choisissez un compte Apple, c’est probablement parce que vous avez un appareil de la même marque. Mais ce qui nous intéresse ici, c’est la suite logicielle.

Autant Apple Calendrier est une application correcte sans plus, autant on peut dire que l’application « Rappels » et « Notes » sont fantastiques. C’est un aspect dont il faut tenir compte dans votre choix. En termes d’app gratuite « Out of the box », c’est difficile à battre.

Google et Gsuite

Ce qui est intéressant dans un écosystème, c’est les possibilités de synchronisation entre différents services. Et on peut dire que Google fait fort à ce sujet.

Le fait de pouvoir faire correspondre des notes à des éléments dans son calendrier, et l’intégration avec Gmail est fantastique. L’application mobile de Google Agenda ainsi que l’interface web est fabuleuse. On regrettera juste le fait qu’il n’existe pas d’app desktop, marché oublié par Google. On verra plus tard que ça ne pose cependant pas trop de problèmes.

Gmail est probablement le meilleur service web de gestion des emails sur le marché. Son interface est clairement une référence. Et les apps mobiles sont bien réalisées.

Par contre, si on doit parler de Google Keep pour la prise de notes… C’est un désastre. Ça ne tient absolument pas la comparaison face à l’outil d’Apple.

Google se rattrape avec son « Workspace marketplace » qui propose l’utilisation de nombreuses extensions. C’est une des raisons qui me pousse à recommander. L’autre étant que l’on peut utiliser les outils d’Apple avec un compte Google. On en reparle plus loin.

Et les autres calendriers numériques ?

Si vous pensez à votre adresse du travail, ou des services personnalisés pour entreprise, dans l’immense majorité des cas, ils utilisent soit Microsoft Exchange, soit Google Workspace. Plus rarement Apple iCloud. Les rares autres services ne valent pas la peine de s’y attarder pour notre utilisation.

Si vous pensez à d’autres apps, attention à ne pas confondre application et service. Il y a un élément de réponse dans le paragraphe suivant, et je précise ma pensée à la fin de cet article.

Et si on choisissait les deux ?

En effet, il est tout à fait possible d’utiliser une adresse Google sur Apple. C’est d’ailleurs ce que j’ai fait.

J’ai une adresse Apple qui ne me sert qu’à des fins d’administration (gestion de l’App Store et de mes appareils Apple). Et une adresse Gmail pour tout ce qui est du contact avec le monde extérieur. Et même une deuxième adresse Gmail, pour tout ce qui concerne ma partie « business ». Pourtant, j’utilise uniquement mes comptes Google dans Apple Calendrier ! Cette flexibilité est très agréable.

Sachez également que vous pouvez utiliser plusieurs adresses mail sur ces applications, et même les mélanger entre environnements. Donc même si vous souhaitez votre adresse email Microsoft Outlook, tout n’est pas perdu. Il est parfaitement possible de l’utiliser dans Apple Calendrier ou Google Agenda.

Comment gérer au mieux son calendrier numérique ?

Comme on l’a vu précédemment, l’application que l’on utilise ne dépend pas du service choisi. J’utiliser personnellement Apple Calendrier, avec un compte Gmail. Sachez donc que les astuces que je vais vous présenter sont applicables, peu importe quels logiciel ou service vous choisirez.

Avant de passer à la suite, n’oubliez pas qu’avoir un calendrier numérique ne vous dispense pas de le regarder. En effet, consulter son calendrier chaque matin peut nous éviter bien des soucis. Malgré les fonctionnalités que nous allons voir, avoir une vue d’ensemble de votre journée chaque matin est la meilleure manière pour éviter d’être pris au dépourvu.

Utiliser plusieurs calendriers numériques

Que ce soit dans l’interface web, ou dans l’app Google Agenda, il est possible de créer différents calendriers. C’est également possible dans Apple Calendrier. En effet, il n’est pas nécessaire de créer plusieurs adresses pour créer différents calendriers.

Dès lors je vous recommande de diviser votre vie en différents groupes. Par exemple, je possède un calendrier exclusivement dédié à mon travail. J’en ai également un dédié à mon chien, que je partage avec ma compagne. Et un autre, dédié à mes petites habitudes. Enfin, j’en ai un strictement dédié à mes rendez-vous personnels.

Il est possible d’en avoir une infinité ! Soyez créatifs !

Pour reconnaître chacun de ces calendriers, une couleur spécifique peut leur être attribuée. Attention à ne pas confondre : sur Google on peut donner une couleur spécifique à un événement. Ça peut avoir son utilité, mais il est plus pratique d’avoir un calendrier dédié plutôt que de changer la couleur de chaque événement. Il est d’ailleurs possible d’utiliser les deux méthodes ensemble !

Obtenir les informations du calendrier au bon moment

Un autre avantage d’une organisation numérique est la possibilité de recevoir des notifications. Avoir un calendrier dédié pour chaque aspect de sa vie nous permet de définir des règles différentes pour les notifications.

Par exemple, mon calendrier « Habitudes » ne m’envoie aucune notification. Je sais déjà ce que je vais faire à cet instant précis, puisque je le fais tous les jours. Je n’ai ce calendrier que pour avoir une représentation visuelle de ma journée. On y reviendra plus tard dans l’article. Par contre, mes calendriers « Perso » et « Pro » m’envoient une notification pour chaque rendez-vous.

Recevoir un rappel qu’un événement va débuter est très pratique. Attention cependant, il est nécessaire de fixer des règles.

Recevoir trop de notifications peut poser problème dans votre organisation. On se retrouve noyé dans un ensemble d’informations inutiles. Et il devient difficile de retrouver ce qui est pertinent. Prenez la peine de lire mon article « Comment gérer ses notifications pour garder l’esprit clair » si vous ne vous êtes jamais renseigné sur le sujet.

Il faut également se poser la question de quand recevoir sa notification. En effet, nous avons une vision trop optimiste de la réalité. Et nous ne faisons pas la différence entre le meilleur scénario et le scénario moyen. Par exemple, nous sous-estimons souvent le temps nécessaire pour se préparer. Ou notre temps de trajet.

Google Agenda et Apple Calendrier nous permettent de paramétrer une notification tenant compte du temps de trajet. Mais cela n’est pas suffisant.

N’hésitez pas à prévoir plusieurs notifications pour les événements importants. Comme les rendez-vous par exemple. Avoir une notification deux heures avant, une heure avant ainsi qu’au moment de partir peut être une excellente solution pour éviter de se retrouver dans l’embarras. Avec cette méthode, fini les retards !

Que noter dans son calendrier numérique ?

Certaines tâches peuvent trouver leurs places à la fois dans un calendrier et dans un gestionnaire de tâche. Ma recommandation sera de suivre votre instinct pour répartir vos éléments entre différents outils.

Du moins pour commencer. Une fois que vous aurez réussi à garder le chaos quotidien sous contrôle, vous pourrez aller plus loin. En mettant en place une organisation GTD par exemple.

Les événements récurrents

Mais pour l’instant, réfléchissons d’abord à ce qui est évident. Comme je l’ai dit dans l’introduction, la gestion des événements récurrents est l’un des avantages d’un calendrier numérique. Il est intéressant de commencer par là.

Commencez donc par noter vos événements récurrents dans différents calendriers. Comme vu plus tôt. Cela va nous permettre d’avoir une représentation visuelle de nos habitudes. Et donc, de pouvoir identifier plus facilement les créneaux libres dans notre agenda.

À partir de là, il sera plus facile de prendre des rendez-vous. Ou de mettre en place une approche « Time Blocking » de votre quotidien. C’est à dire défini des périodes réservées à l’accomplissement d’une action. Qu’il s’agisse d’une obligation professionnelle ou personnelle, ou d’un loisir. Pour en savoir plus sur cette approche, je vous recommande la lecture d’un autre article.

Ajouter des informations pertinentes

N’hésitez pas à ajouter des informations pertinentes sur un événement dans le champ de description de cet événement. Votre calendrier sera l’endroit de prédilection pour gérer votre quotidien. Trouver les informations utiles directement dans celui-ci est un gain de temps considérable. La dernière chose que vous souhaitez faire dans le feu de l’action, c’est de devoir replonger dans vos notes pour retrouver ce dont vous avez besoin.

D’autre part, puisque l’on peut avoir plusieurs calendriers, autant tirer parti de cette fonctionnalité ! N’hésitez pas à ajouter les heures d’ouverture des endroits que vous fréquentez régulièrement. Votre salle de sport par exemple, ou encore les disponibilités de vos professeurs. Vous pourrez masquer ces calendriers la plupart du temps. Mais l’information sera disponible en un clic lorsque vous planifierez vos événements.

N’hésitez pas également à ajouter des éléments facultatifs. Par exemple, si un coaching de groupe d’une formation que vous suivez est diffusé tous les lundis à 14 h, indiquez-le dans un calendrier adapté. Peut-être que vous ne pourrez jamais suivre cet événement à cause de vos obligations. Mais si un rendez-vous s’annule et que vous avez du temps devant vous, vous saurez que cette option est à votre disposition.

Choisir une app pour son calendrier numérique

Si vous êtes débutants, ma recommandation est d’utiliser les apps natives sur votre smartphone. C’est à dire Google Agenda sur Android, et Apple Calendrier sur iPhone.

Si vous vous sentez aventureux, ou que vous êtes curieux, tentez l’utilisation de Google Agenda sur iPhone. L’app est excellente. C’est la raison pour laquelle je recommande l’utilisation d’un compte Google, on a plus de flexibilité.

Les alternatives

Cependant, sachez qu’il y a des alternatives ! Je vais citer rapidement quelques exemples. Je pense que je consacrerai un article aux alternatives prochainement, car c’est un secteur qui devrait évoluer énormément durant les années à venir.

Sur iPhone :

Sur Android et iPhone

Mixer les plaisirs

Sachez cependant que vous n’êtes pas obligés d’utiliser une seule app ! Il est possible d’utiliser Google Agenda sur votre iPhone, Apple Calendrier sur votre mac, et Fantastical sur iPad ! Ou même plusieurs apps sur un seul appareil. Est-ce que c’est intéressant ? Peut-être.

Dans un premier temps, cela vous permet de tester différentes applications avant de faire un choix définitif. Mais ce qui est très intéressant, c’est que l’on peut mélanger les utilisations.

Par exemple, il peut être super agréable d’utiliser le widget de Fantastical, qui permet de capturer facilement nos rendez-vous. Il suffit d’écrire textuellement ce que l’on souhaite avec un langage naturel.

Par exemple “RDV mardi 14/03 16 h chez le coiffeur pendant 40 minutes.” Le widget étant intégré sur votre écran d’accueil, rien ne vous oblige à utiliser l’app complète pour vos autres interactions !

Maintenant que vous avez un bon calendrier numérique

Maintenant que vous savez comment gérer votre agenda, il est temps de passer aux autres éléments pour garder votre vie sous contrôle. À savoir : les notes, les tâches, et votre email.

Ça tombe bien j’ai rédigé un article à ce sujet !

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9 réponses

  1. Merci pour cette article , je suis une personne qui n’est pas du tout organisé… vous m’avez donné plein d’astuce pour être organisé grâce à un calendrier numérique !

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