Comment mettre en place une meilleure organisation de fichiers informatiques ?

Bien que ce soit quelque chose qui tend à disparaître avec la popularisation des apps, une des composantes principales de notre vie numérique demeure l’utilisation et l’organisation de fichiers. Ne serait-ce que dans la vie en entreprise.

Même si vous pensez que vous n’en avez pas besoin, il peut être utile d’avoir une organisation personnelle pour ses fichiers. Cela vous permet de gagner du temps, de retrouver ce que vous faites, et surtout de s’assurer que vous ne perdrez pas vos données.

La plupart des gens se laissent flotter, en suivant parfois les conseils de leurs appareils, qui conseillent de prendre un abonnement payant pour sauver nos données. Je n’aborderai pas réellement dans cet article les enjeux liés à cette décision. Cependant, je pense qu’il est important d’avoir conscience de ce que l’on accepte.

Au minimum, il est nécessaire de garder un certain contrôle sur ce que l’on met en place. Ainsi qu’une maîtrise minimale des outils que l’on utilise au quotidien. C’est cela que je vais explorer avec vous aujourd’hui. Je vais vous présenter 5 étapes nécessaires à la mise en place d’une organisation personnelle correcte de vos fichiers.

Étape 1 : Créez une structure organisationnelle de dossiers

La première chose à créer est une structure qui vous correspond pour organiser vos fichiers.

Il est formellement interdit de garder quoique ce soit qui traîne sur votre bureau. Non seulement ça peut vous perturber, mais en plus c’est très peu professionnel, et encore moins élégant. De plus, cela va compliquer votre utilisation quotidienne. En effet, vous allez passer des heures à chercher vos fichiers ! C’est une très mauvaise pratique, à éviter à tout prix !

De même, rien ne doit traîner sans organisation dans vos dossiers « Documents » ou « Téléchargements » trop longtemps. C’est également une mauvaise pratique, qui vous ralentit énormément.

Si on le transposait à une organisation physique, c’est comme si vous laissiez tous vos documents et dossiers papier traîner sur votre bureau, ou traîner sur un meuble quelconque. Ou encore que vous essayez de tout fourrer dans un tiroir jusqu’à ce qu’il déborde pour enfin vous décider à le trier !

Dans une organisation saine, tout fichier doit être dans un dossier qui le représente correctement. Prenez l’habitude de faire entrer tous vos fichiers dans un dossier « Inbox » qui sera vidé au minimum une fois par semaine. Au minimum ! C’est non négociable.

Mais avant de tout rentrer dans un dossier, veillez à ce qu’une véritable structure soit en place pour accueillir vos fichiers lorsque vous viderez votre « Inbox ».

De quoi s’agit-il ? Il est conseillé de regrouper vos fichiers dans des sous-dossiers eux-mêmes présents dans des dossiers. Et ce, sur autant de degrés que nécessaire. Imaginez un tronc d’arbre qui se sépare en plusieurs branches. Puis ces mêmes branches se séparent en plusieurs branches, et enfin en brindilles.

Prenons l’exemple d’une maison comme métaphore. Le dossier racine serait « Maison ». Et il comporterait des sous-dossiers « pièces » qui eux même comporteraient des objets. Cela donnerait, sans rentrer dans les détails, quelque chose de semblable :

• Maison
  • Cave
    • Chaufferie
      • Chaudière
      • Boiler
    • Compteurs
      • Eau
      • Électricité
      • Gaz
    • Stockage
      • Décorations
        • Noël
        • Pâques
  • Garage
    • Voiture
    • Réserves de nourriture

Comme vous le voyez, il peut-être nécessaire d’avoir différents niveaux de sous-division. Bien évidemment, je n’ai pas tout détaillé dans mon exemple. Mais je pense que vous avez compris l’idée. Il s’agit d’avoir une structure qui facilite la recherche dans ces dossiers.

Mon organisation de fichiers personnelle se base sur le système « P.A.R.A. » de Tiago Forte. L’avantage de cette structure est qu’elle peut être répliquée à travers plusieurs logiciels ou médias. Ce qui est très pratique. Cette méthode est explorée plus en profondeur sur ce blog à travers la traduction des articles originaux de Tiago Forte si ça vous intéresse.

La structure de base se présente de la manière suivante :

• IN
  • Downloads
• Projects
• Area
• Ressources
• Archives
  • Projects
  • Area/Ressources

Ces 5 dossiers forment la racine de mon organisation de fichiers. Une série de sous-dossiers en découlera dans chaque dossier respectif.

Tous mes fichiers commencent normalement leur vie dans « IN ». Il s’agit d’un point d’accès unique que je dois trier régulièrement. Ensuite, je crée un sous-dossier par projet, et par « Area/Ressource » qui peut éventuellement contenir lui-même des sous-dossiers. Seuls les éléments actifs sont présents dans mes dossiers « Projets », « Area » et « Ressources ». Le reste rejoindra mes « Archives ».

Je ne dis pas qu’il s’agit de la meilleure organisation pour tout le monde. Peut-être qu’une organisation plus légère peut vous convenir. Mais il est nécessaire que vous réfléchissiez à votre organisation avant de la mettre en place. Elle vous est personnelle, et doit donc en priorité vous convenir.

Étape 2 : Pour une bonne organisation de fichiers, nommez-les correctement

Une fois que votre structure est en place, il est important d’apprendre à nommer correctement vos fichiers. Cependant, laissez tomber les conventions de nommage complexes. C’est généralement une perte de temps. Ce qui est important, c’est surtout que vous puissiez reconnaître de quoi il s’agit en un coup d’œil, et que le fichier soit situé dans le bon dossier.

Exemple, si vous recevez une facture pour votre abonnement téléphone par email, téléchargez là et renommez-la : « Facture télécom mars 2023 ». Généralement cela peut suffire. Il suffira de vous rapporter à votre structure de dossier et sous-dossier pour plus de contexte.

Je me permets cependant de balancer cet argument avec une exception. Lorsque vous avez de nombreux fichiers, et que la date est importante, il est important de respecter une structure.

De même, lorsque vous avez un espace partagé tel qu’un intranet d’entreprise, il est nécessaire de respecter la structure de l’entreprise. Tout simplement parce que vous n’êtes pas le seul utilisateur. Il ne s’agit donc plus de préférences personnelles, mais plutôt de conventions pour éviter le chaos.

Contre exemple

Vous pouvez cependant être amenés à avoir un tel degré de précision dans votre propre organisation. Cela peut être généralement le cas si vous partagez régulièrement des fichiers avec d’autres personnes.

Par exemple, dans ma comptabilité, je respecte une structure stricte pour nommer mes documents. J’ai un dossier « 2023 » reprenant l’année, dans lequel se trouve un sous-dossier pour chaque mois de l’année, « 01″, « 02″, etc.

Pourquoi commencer par le 0 ? Tout simplement pour que les 9 premiers mois de l’année apparaissent avant octobre.

Votre ordinateur ne comprend pas forcément « dix » lorsque vous écrivez « 10 ». Bien souvent, il comprend « un » — « zéro ». Donc, il placera le dossier « 10 » entre « 1 » et « 2 », de la manière suivante :

• 1
• 10
• 11
• 12
• 2
• 3
• …

Pour éviter ce souci, je commence les autres mois par « 0 » pour m’assurer qu’ils sont dans le bon sens. Cela donnera :

• 01
• 02
• […]
• 09
• 10
• 11
• 12

Ensuite, j’ai dans chacun de ces dossiers un sous-dossier « Entrée » et « Sorties » pour indiquer les factures que je dois payer, et celles qui me rémunèrent. Ne rentrons pas plus dans les détails techniques et les aspects comptables. Retenons simplement que mes fichiers se trouvent dans des dossiers appropriés.

Ils sont donc facilement différenciables puisqu’ils sont spécifiquement dans le dossier du mois, et le sous-dossier de leur nature. Théoriquement il ne serait pas nécessaire d’ajouter ces informations dans les noms de documents. De telle manière que l’on pourrait ajouter un fichier « Facture électricité » sans ajouter de détails concernant la date de ce document.

Cependant, je préfère nommer mes fichiers en commençant par « 2023-03-10 » (date de réception de la facture) puis « Nom du fournisseur » ou « Nom du client ».

Pourquoi ? Parce que si je dois partager un fichier unique, en cas de contrôle fiscal, ou de collaboration avec mon comptable par exemple, il est plus facile de comprendre ce que « 2023-03-10 — électricité » signifie plutôt que « Facture électricité » sans aucun autre contexte.

Je ne trouve cependant pas nécessaire d’ajouter qu’il s’agit d’une facture d’entrée ou de sortie. Ce contexte étant expliqué soit par le dossier dans lequel le fichier se trouve, soit par la situation dans laquelle il est partagé.

Autre avantage, si je souhaite retrouver mon fichier facilement, je peux utiliser la fonction recherche de mon ordinateur de manière bien plus efficace. Mais on y reviendra plus tard.

Au final, c’est votre choix

Comme vous le voyez, il n’y a pas de bonne ou de mauvaise manière de faire. Juste des « bonnes pratiques » généralistes.

Je vous encourage à mettre en place un système personnel qui vous permet de comprendre facilement de quel fichier il s’agit en voyant son nom. Ainsi que d’avoir la possibilité de le retrouver facilement avec la fonction recherche.

Cependant, ne vous obligez pas à suivre une manière compliquée de nommer vos fichiers que vous ne maîtrisez pas. L’essentiel dans un premier temps est que votre manière de faire vous convienne. Ou alors qu’elle respecte l’organisation mise en place dans votre entreprise, ou les conventions spécifiques à votre secteur.

Étape 3 : Utilisez des raccourcis dans votre organisation de fichiers

Une fois que votre arborescence (c’est le nom technique de l’organisation de vos dossiers) est correctement en place, il peut être nécessaire de faciliter la navigation dans celle-ci. Pour ça, il va falloir apprendre à utiliser les raccourcis (ou alias sur macOS) ainsi que les zones d’accès rapide.

Créez des raccourcis

Si vous remarquez qu’il vous arrive régulièrement de passer d’un dossier à un autre, il peut être utile de créer un raccourci (ou un alias sur mac) entre ces deux dossiers. Ce petit raccourci accélérera votre navigation.

De la même manière, plutôt que de dupliquer votre fichier si vous en avez besoin à différents endroits, créez un raccourci pour ce ficher dans le deuxième dossier. De cette manière, vous serez assuré d’avoir toujours la même version du fichier.

Attention tout de même avec l’utilisation de cette astuce. Bien que de nombreux logiciels permettent aujourd’hui de garder l’historique des différentes versions d’un fichier accessible dans le temps, ce n’est pas le cas pour tout.

À chaque fois que vous créez un raccourci pour un fichier, prenez la peine de vous poser la question suivante : ne devrais-je pas dupliquer ce fichier pour garder cette version intacte ? Ce n’est pas systématiquement le cas. Mais mieux vaut prévenir que guérir.

Favoris

Il est possible d’épingler certains dossiers ou fichiers dans la barre latérale de votre explorateur de fichier, ou Finder suivant que vous soyez sur macOS ou Windows. Un simple « glissé – déposé » vous permet d’avoir un favori présent dans votre barre latérale, ou alors un clic droit pour définir le dossier ou fichier en favoris.

Attention, cette fonctionnalité n’est utile que si vous avez une certaine rigueur quant à ce que vous épinglez. En effet, s’il y a trop d’éléments dans cette barre, cette fonctionnalité perd complètement son intérêt. Veillez donc à la nettoyer régulièrement.

Dans mon cas, j’ai bien sûr un favori vers mes dossiers « Projets », « Area » « Ressource » et « Archives » en permanence, mais également un favori vers « IN » qui est mon point d’entrée unique. Pas besoin d’un favori spécifique pour la zone de téléchargement puisqu’elle se trouve dans mon dock, et à un clic de plus dans le dossier « IN ».

Personnellement, je ne fais pas plus compliqué. Pour nombre d’entre vous, vous aurez un favori vers plusieurs dossiers et fichiers que vous utilisez régulièrement. Dans mon cas, et pour ceux qui utiliseront le système « PARA », tout se trouve à un seul clic supplémentaire. Il n’est pas nécessaire de casser l’harmonie et la simplicité de cette organisation de fichiers pour un seul clic.

Cependant, on peut aller plus loin. On va voir dans l’étape 4 que de toute façon, j’utilise rarement le Finder (ou explorateur sur Windows) pour accéder à mes fichiers.

Étape 4 : Usez et abusez de la fonction recherche

Comme je l’ai mentionné lors de l’étape 3, une des raisons de nommer correctement vos fichiers est de les retrouver plus facilement. Cette phrase ne signifie pas seulement les retrouver plus facilement parmi d’autres fichiers dans un dossier. Cela signifie aussi que vous pouvez retrouver un fichier en appuyant sur quelques touches.

Si vous utilisez un mac, il est urgent que vous appreniez à vous servir correctement de Spotlight, et de son raccourci clavier « cmd+espace ». Vous verrez une fenêtre de recherche s’afficher au centre de votre écran qui peut trouver à peu près tout sur votre machine. Fichiers, notes, applications ou encore favoris sur internet ou même historique internet. Tout va y passer.

Dès lors, si vous avez une bonne méthode pour nommer vos fichiers, il sera facile de trouver un élément spécifique. Je vais pouvoir la retrouver extrêmement rapidement. Lorsque vous aurez pris l’habitude, vous ne regarderez même plus la sélection offerte par Spotlight, car vous saurez que vous avez le bon fichier. Vous appuierez directement sur « Enter » pour l’ouvrir.

Imaginons que j’ai besoin de ma facture d’électricité du mois de mars 2023, que j’ai nommé plus haut dans l’article. Je vais taper « Cmd+espace » pour afficher spotlight, puis taper « 2023-03 » et toutes mes factures du mois s’afficheront. Je pourrai sélectionner celle qu’il me faut.

Alternativement, je pourrai taper « électricité 2023 03″ et j’aurai 90 % de chance d’afficher le bon élément. C’est une habitude à prendre. Mais lorsque vous l’aurez, vous n’utiliserez pratiquement plus jamais le Finder pour retrouver vos fichiers. Personnellement, je l’utilise systématiquement pour lancer mes applications également. Sachez que cette fonctionnalité existe également sur iPad et iPhone.

Une fonction similaire a été introduite en 2020 sur PC. Elle se nomme « PowerToys ». Je ne peux malheureusement pas vous détailler son fonctionnement puisque je n’ai plus utilisé un ordinateur sous Windows depuis quelques années maintenant. Cependant, il semblerait que l’utilisation soit relativement similaire.

Étape 5 : Utilisez une application de synchronisation cloud

Nous avons appris à gérer correctement nos fichiers et à mettre en place une organisation efficace. Ensuite, nous avons vu comment retrouver facilement nos fichiers. Je pense que nous avons appris le strict minimum. Mais tant qu’on y est, allons un peu plus loin.

Cet article me semble déjà assez long comme ça. Donc, si vous souhaitez en savoir plus sur le sujet du « cloud storage », je vous recommande la lecture de l’article spécifique que j’ai rédigé sur le sujet, ici.

Pour résumer rapidement le sujet, je recommande Google Drive à la majorité d’entre vous et Apple iCloud pour ceux qui utilisent exclusivement des produits Apple.

Étape 6 : Sauvegardez et protégez vos données

C’est un problème que l’on oublie souvent. Le stockage en ligne nous donne l’illusion de la sécurité de nos données. Que ce soit sur un service comme Google Drive ou sur un NAS d’ailleurs.

On considère facilement que nos données sont sécurisées, car on peut les récupérer en cas de destruction du vol ou de la perte de notre appareil. Cependant, nous ne sommes pas à l’abri d’une attaque malicieuse. Si quelqu’un s’empare de vos identifiants, vos données courent un réel danger.

L’intrus peut tout à fait modifier votre mot de passe pour vous priver l’accès à vos données, mais elles peuvent être aussi supprimées, tout simplement.

C’est la raison pour laquelle il est primordial que vous soyez attentif à la sécurité de vos identifiants. Je reviendrai probablement plus tard sur le sujet. Mais renseignez-vous sur l’utilité de sécuriser ces éléments. Quelques mots-clés pour vos recherches : double authentification, gestionnaire de mots de passe, 1Password, Dashlane.

De plus, c’est généralement une bonne idée que de sauvegarder vos informations sur un disque dur externe. J’utilise personnellement un SSD Samsung, mais je peux également vous recommander cette alternative chez SanDisk. Vous pouvez également utiliser un disque dur classique (non-SSD) pour faire des économies, mais attention, cette technologie est un peu plus fragile.

Sachez qu’il existe aussi des solutions en ligne telles que Backblaze ou CrashPlan qui permettent de faire une sauvegarde de vos données sur un service différent. Cependant elles sont une fois de plus mises en danger en cas de fuite de vos identifiants.

Il est également possible d’utiliser un NAS pour faire une sauvegarde automatique quotidienne de vos données.

Dans tous les cas, je vous recommande tout de même l’utilisation d’un disque dur externe supplémentaire sur lequel effectuer une sauvegarde mensuelle que vous garderez ailleurs. Cela permet d’avoir une sauvegarde à froid (inaccessible par internet). C’est une assurance non négligeable en cas de vol, incendie ou piratage.

Conclusion : construisez votre propre organisation de fichiers

Gérer ses fichiers de manière efficace et sécurisée demande une certaine réflexion et organisation. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous devriez normalement vous en sortir. Retrouver facilement vos fichiers en évitant de perdre du temps à fouiller dans des dossiers mal nommés ou mal organisés ne devrait plus être un problème.

Ensuite, la mise en place d’une solution de stockage cloud peut être un choix judicieux pour sauvegarder vos données et y faciliter l’accès de n’importe où. Cependant, il est important de garder en tête les risques liés à la sécurité de vos données et de prendre les mesures nécessaires pour les protéger.

Maintenant que vos fichiers sont bien organisés, et si vous construisiez la suite de votre système productif ? Jetez un œil à cet article.