Comment utiliser Notion comme stockage externe pour votre cerveau ?

Je l’ai déjà mentionné dans un article précédent, Notion est un outil fabuleux qui permet de faire énormément de choses. Comment peut-il vous servir de véritable béquille à votre propre cerveau ?

Ce que cet article n’est pas

Construire le « second cerveau » de Tiago Forte dans Notion

Je ne parle pas dans cet article de la notion de « second cerveau » que l’on peut retrouver dans le livre de Tiago Forte « Building a second brain », même si certaines notions peuvent se recouper. Par contre, je souhaite lire et résumer ce livre sur ce site, ainsi que proposer un template Notion qui reprend les principes du livre dans le futur.

Si c’est quelque chose qui peut vous intéresser, indiquez-le en commentaire et inscrivez-vous à ma newsletter ! Vous serez informé en temps voulu, et ne recevrez jamais de spam. Au maximum un mail par semaine, avec la présentation du contenu que j’ai proposé la semaine précédente.

Tutoriaux de construction ou templates Notion à télécharger

Je ne vous présenterai pas non plus dans cet article comment construire mon environnement Notion, ni de Template à télécharger… Pour l’instant ! Une fois de plus je souhaite le faire dans le futur, mais correctement.

Dès lors, je vous propose une nouvelle fois de vous inscrire à ma newsletter pour être tenus au courant de l’arrivée et mise à disposition de ces templates, tutoriaux, et même formation sur Notion, et l’organisation dans son ensemble.

Mais alors, quel est le sujet de cet article ?

Notion propose des centaines d’usages, aussi incroyables les uns que les autres. Je vais dans cet article vous présenter la manière dont je l’utilise personnellement.

Utiliser Notion pour gérer son savoir

Prise de note et synthèse de formations

Avant Notion

Je suis un grand consommateur de formations en ligne. J’ai appris bien plus de cette manière que sur les bancs de n’importe quelle école. Mais surtout : je peux le faire quand, où et de la manière dont je le souhaite.

Pour retirer au mieux la valeur d’une formation, je pense qu’il faut prendre des notes. J’ai d’abord essayé d’utiliser un système analogue (bic et papier) comme à l’école. Pas de surprise pour ma part de ce côté, c’est un échec, comme ceux que je collectionnais durant mes essais académiques.

Ensuite, je suis passé sur un iPad Pro, et la flexibilité que m’offre l’app Notability m’a permis d’aller plus loin, et de m’organiser plus facilement. C’est un outil que j’utilise encore lorsque je regarde des conférences ou si j’ai une formation présentielle (par exemple ma formation d’agent immobilier), mais ce n’est plus mon outil de prédilection lorsque je suis une formation en vidéo.

Avec Notion

J’utilise des bases de données croisées pour mon organisation comme vous le verrez dans la suite. J’en ai dédié une aux formations que je souhaite ou suis en train de suivre, ainsi que celles déjà suivies. Je garde de cette manière mes notes disponibles facilement, me permettant de les réutiliser facilement dans le futur, si je souhaite réexplorer le sujet.

Généralement, je prends des notes sous forme de « bullet point » que je complète par après avec des graphiques, phrases ou encadrés pour mieux faire ressortir la valeur de l’information.

Enregistrer les médias du web qui m’inspirent dans Notion

Ce système de base de données permet des possibilités incroyables. Aussi, j’ai décidé de remplacer des services tels que Pocket ou Instapaper qui permettent d’enregistrer du contenu à regarder plus tard par deux bases de données Notion.

Media Inbox

J’y enregistre chaque contenu web pertinent que je souhaite regarder plus tard, car je n’ai pas le temps quand le je découvre ou que je ne suis pas dans la bonne dynamique. J’y ajoute des « tags » pour pouvoir reconnaître facilement la thématique du contenu, et j’y reviens plus tard lorsque j’ai le temps.

Je peux les ajouter par un simple copier-coller de lien vers le contenu original, mais aussi en utilisant l’extension Safari de Notion, qui permet dans certains cas d’importer tout le contenu écrit d’une page. Très pratique pour enregistrer des articles éphémères !

Une fois que j’ai consommé le contenu, je choisis de le supprimer s’il ne m’apporte pas ce que je recherche, ou je le déplace dans la base de données suivante.

Source d’inspiration

Cette autre base de données est une copie conforme de la précédente, mais je ne l’utilise pas de la même manière. Je n’y ajoute que je contenu que j’ai consommé et qui m’a apporté une valeur intéressante. Généralement, je prends des notes sur ce contenu de la même manière que je le ferais avec une formation vidéo.

Contrairement à « Media Inbox », les contenus qui sont dans cette base de données n’en sortent jamais.

Synchronisation de Readwise avec Notion

Je l’ai déjà mentionné dans l’article sur le service « Readwise », mais il est nécessaire que je le reprenne ici. J’ai une base de données qui synchronise tout ce que « Readwise » peut enregistrer.

C’est-à-dire :

• Les passages que je surligne
  • Sur Kindle
  • Apple iBooks
  • Medium
  • Feedly
  • Shortform
• Les tweets et threads que j’enregistre
• Ou même de PDF que j’importe

C’est un outil incroyable qui est au cœur de ma stratégie de création de contenu, car pour pouvoir créer il faut consommer du contenu !

Utiliser Notion pour créer du contenu

Création d’articles

J’utilise une base de données dédiée pour noter toutes mes idées d’articles, avec un système d’attributs pour mieux m’y retrouver.

Statut

• Idée
• To Do
• Doing
• Done

Sujet

Les différentes catégories que l’on retrouve sur mon blog

Type

Quelque chose qui ne parlera qu’aux élèves de Bloguer Pro !

• Vitamine
• Sucre
• Épice

Media

• Article
• Email
• Podcast
• Vidéo
• Live
• Formation

Oui, oui, tous ces contenus seront proposés dans le futur !

Site

Le site pour lequel je crée ce contenu, qu’il soit à moi ou extérieur.

Format

Les différents formats que je peux proposer. Les élèves de Blogueur Pro peuvent une fois de plus s’imaginer de quoi je parle.

Écrire un livre

Je n’en dévoilerai pas beaucoup aujourd’hui, car je suis en plein dans le processus d’apprentissage, mais je pense que je ferai un article dédié lorsque j’aurai avancé un peu plus dans mon livre. Vous connaissez le refrain habituel : inscrivez-vous à ma newsletter !

Pour l’instant, ce que je peux vous dire, c’est que la possibilité de créer des pages, dans des pages, dans des pages, dans des pages…. Est super utile ! Ça me permet de créer plusieurs entités indépendantes, que je pourrai regrouper par la suite. Parfait à mes yeux !

Utiliser Notion pour mieux s’organiser

Gestion de ma santé

Une douleur aiguë au ventre, l’impression que quelque chose de très grave était en train de se passer, et une véritable possibilité d’y rester si je n’avais pas fait les examens nécessaires.

De simples calculs biliaires, qui me faisaient un mal fou lorsqu’ils se détachaient et qui auraient pu causer des complications allant jusqu’à la mort. C’est quelque chose de courant (plus rare à mon âge), mais il a fallu agir rapidement.

Cette alerte, et l’ablation de ma vésicule biliaire (une opération bénigne) m’ont appris ceci : ton corps est un temple, prends-en soin. J’ai donc commencé à me renseigner sur l’alimentation, le fonctionnement du corps humain et les besoins de ce dernier.

J’ai remis en cause mon alimentation et mon style de vie, est Notion a été un outil très pratique dans ce processus.

Santé physique, et changement de mode de vie

J’utilise les bases de données « Media Inbox » et « Source d’inspiration » présentées précédemment pour enregistrer les médias divers qui m’ont permis d’apprendre plus clairement. Pareil pour la prise de note. Mais je suis allé un peu plus loin concernant ma démarche santé, car elle était beaucoup plus profonde.

J’ai créé une sorte de « wiki » où j’enregistrais des passages et développais une réflexion, ainsi qu’un plan pour modifier peu à peu mon style de vie et mon alimentation. Cette page renferme également une base de données où j’enregistre l’intégralité de mes consultations médicales, qui elles même renferment des notes sur les recommandations de mon médecin.

Je pourrais également essayer d’aller plus loin avec la centralisation des informations médicales connectées par mon Apple Watch ou ma balance connectée, mais l’application d’Apple « Santé » fait déjà parfaitement le travail. Pas besoin de faire un doublon.

Santé mentale

Je réserve un espace spécifique à ma santé mentale. On en parle de plus en plus, mais toujours trop peu dans notre culture : notre santé mentale est tout aussi importante que notre santé physique ! L’esprit est lié au corps et inversement. J’ai donc appris à ne négliger aucun des deux.

De la même manière, je me renseigne et prends des notes sur des notions psychologiques et des profils psychologiques que l’on découvre récemment. Par exemple, en ce moment j’effectue beaucoup de recherches sur la multipotentialité.

Grâce à cette organisation, j’ai pu découvrir que j’avais probablement des troubles de l’attention et hyperactivité (TDA/H ou ADHD en anglais), qui étaient probablement une des causes de mes difficultés académiques, mais aussi un superpouvoir au quotidien.

Bien sûr, j’explore toutes ces notions avec mon psy, ce qui me permet de faire un véritable travail continu, pour aller vers une meilleure stabilité psychologique, une meilleure gestion de mes émotions et un meilleur quotidien.

Organisation de couple

L’une des forces de cet outil est de pouvoir créer des espaces partagés dans votre Notion. J’ai donc créé un espace partagé avec ma compagne pour garder quelques informations à portée de main.

Organisation de tout ce qui est lié à notre chien

Nous avons récemment accueilli un jeune golden retriever dans notre famille, que vous pouvez d’ailleurs découvrir au quotidien sur mon canal Telegram.

Dans l’espace Notion que je partage avec ma compagne, j’ai créé un espace où nous centralisons les ressources nous permettant d’élever le chien (formation de dressage, informations vétérinaires ou sur la psychologie canine), ainsi qu’une base de données propre où j’assure le suivi vétérinaire du chien.

Le fonctionnement est similaire à ma base de donnée personnelle : à chaque consultation, une entrée, avec un résumé de la consultation ainsi que son poids ce jour-là !

Gestion des véhicules

Je garde un espace spécifique où je note et scanne chaque document, facture et événement lié aux véhicules que l’on a chez nous. Une sorte de « garage » virtuel. C’est super utile pour retrouver facilement un document, mais aussi tout simplement pour savoir exactement le coût que représentent ces derniers dans notre budget.

Vie commune

Au quotidien, certaines tâches ou projets sortent de l’ordinaire. Il est nécessaire de faire un suivi de nos recherches individuelles, et de les mettre en commun. Pour ça, Notion nous permet de créer des pages spécifiques.

Dernier exemple en date : le choix de notre chien ! Nous avons listé énormément de races, puis d’élevages, et d’informations diverses avant de choisir notre petit Vasco.

Autre exemple : un départ en vacances ! Nous avons prévu notre voyage en prenant le temps de rechercher où aller, pour quel budget et à quel moment dans un espace Notion dédié.

Organisation de mon business

Les petites et moyennes entreprises sont probablement les plus grands utilisateurs de Notion, et je comprends pourquoi. CRM, gestionnaire de tâche ou même moodboard pour les projets, la flexibilité de Notion rend l’outil absolument incroyable.

Je l’utilise moi-même pour la partie « création de contenu » et « gestion de tâche » de mon business, même si je souhaite aller plus loin dans le futur. La force de cet outil comme espace collaboratif est sans égal à l’heure actuelle.

Je vous présenterai la partie « Gestionnaire de tâche » de Notion dans un article dédié la semaine prochaine, car c’est probablement la partie la plus complète et complexe de mon utilisation de Notion au quotidien, et je viens de finir de la réorganiser !

Retrouver ce dont on a besoin dans Notion

L’utilisation d’un disque dur externe est bien souvent pénible lorsque l’on n’a pas une organisation en béton nous permettant de retrouver nos fichiers et dossiers facilement. Notion permet de faciliter ce processus grâce à deux outils intégrés, et deux autres que vous devez construire vous-même.

La fonction recherche

Comme Spotlight sur votre Mac, iPhone ou iPad, une fonction de recherche intégrée vous permet de retrouver relativement facilement chaque page créée, et même éventuellement ce qu’elle contient.

Cet outil n’est pas du tout à la hauteur de Spotlight ou encore Alfred pour les connaisseurs. (Sachez d’ailleurs qu’il est possible d’intégrer Notion à Alfred.) Cependant, s’il évolue dans le bon sens, ce qui semble être le cas de l’outil en règle générale, on peut espérer avoir ici un outil phénoménal nous permettant de rechercher n’importe où dans cette mémoire externe de notre cerveau.

Favoris

Autre outil intégré dans Notion : la possibilité de mettre en favoris certaines pages. C’est une des fondations nécessaires à une bonne organisation.

J’utilise cette fonction pour mettre en avant la tâche que j’effectue, ou les espaces dont j’ai besoin dans l’immédiat, ce qui permet de passer facilement d’un espace à un autre. On peut même aller beaucoup plus loin en mêlant cette fonction à la suivante.

Dashboard ou accueil

La première chose que chaque personne crée généralement sur Notion est un « Dashboard » ou un accueil. C’est une erreur à mon humble avis, car il est plus simple de créer d’abord ses bases de données, puis d’intégrer ses bases de données à un espace dédié.

Le mien me permet de voir en un coup d’œil quelles sont les tâches que j’ai à réaliser aujourd’hui, celles qui sont en retard, et même mon planning pour les prochaines heures ! Le tout découle d’une seule base de données où toutes mes tâches sont rassemblées. Je l’expliquerai en détail dans un autre article.

D’autres pages d’organisation

Au-delà d’un simple dashboard, j’aime créer différents sous-menus appropriés à différentes situations. Là où l’accueil doit pouvoir me permettre d’accéder en deux clics ou moins à ce dont j’ai besoin, d’autres pages d’organisation sont utiles à créer des environnements propres à la réflexion et l’introspection plutôt qu’à l’organisation et la productivité.

C’est le cas de mon espace « bien-être » par exemple qui agit comme une sorte de menu pour accéder à d’autres pages, mais aussi à un espace de réflexion (que je garde privé).

En conclusion

Notion est un outil beaucoup trop complexe pour être présenté dans un seul article. C’est la raison pour laquelle d’autres suivront pour vous présenter mon utilisation, mais aussi vous aider à la mettre en place et la modifier pour vous-même ! Rendez-vous la semaine prochaine pour découvrir mon gestionnaire de tâche dans Notion.

Si vous voulez mettre en place votre propre second cerveau dans Notion, cliquez ici !